Kontakte für Seriendruck aus Outlook nach Word importieren in Windows 11
- Vorbereitung der Kontakte in Outlook
- Seriendruck in Word starten
- Kontakte aus CSV-Datei als Datenquelle verbinden
- Seriendruckfelder einfügen
- Seriendruckvorschau prüfen und Druck durchführen
- Zusammenfassung
Vorbereitung der Kontakte in Outlook
Um Kontakte aus Outlook für einen Seriendruck in Word zu verwenden, müssen die Outlook-Kontakte zunächst exportiert werden. Der einfachste Weg ist, die Kontakte aus Outlook in eine CSV-Datei zu exportieren. Öffnen Sie dazu Outlook und klicken Sie auf Datei und dann auf Öffnen und exportieren. Wählen Sie Importieren/Exportieren aus und im sich öffnenden Wizard wählen Sie In Datei exportieren. Anschließend entscheiden Sie sich für das CSV-Format (Kommagetrennte Werte).
Wählen Sie den Kontakte-Ordner, aus dem die Daten exportiert werden sollen, und bestimmen Sie den Speicherort sowie den Dateinamen der CSV-Datei. Abschließend kontrollieren Sie die zu exportierenden Felder, beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc., die für den Seriendruck relevant sind.
Seriendruck in Word starten
Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie ein neues Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes Dokument, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten. Im Menüband klicken Sie auf den Reiter Sendungen. Dort finden Sie die Gruppe für Seriendruck, mit der Sie einen Serienbrief, Umschlag oder Etiketten erstellen können.
Klicken Sie auf den Button Seriendruck starten und wählen Sie die passende Dokumentart, beispielsweise Briefe.
Kontakte aus CSV-Datei als Datenquelle verbinden
Nachdem Sie den Seriendrucktyp ausgewählt haben, klicken Sie in der Gruppe Empfänger auswählen auf Vorhandene Liste verwenden. Navigieren Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfenster zu der zuvor exportierten CSV-Datei von Outlook und wählen Sie diese aus. Falls ein Assistent erscheint, kontrollieren Sie die Trennzeichen-Einstellungen, damit die Daten korrekt eingelesen werden.
Word zeigt Ihnen anschließend eine Übersicht der importierten Datensätze an. Sie können hier einzelne Datensätze auswählen, filtern oder sortieren, um beispielsweise nur bestimmte Kontakte in den Seriendruck aufzunehmen.
Seriendruckfelder einfügen
Im Seriendruckdokument können Sie nun Felder aus der Kontaktliste verwenden, um sie im Text zu platzieren. Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen im Menüband und wählen Sie das passende Feld, wie etwa Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese Felder fungieren als Platzhalter und werden in jedem Serienbrief durch die entsprechenden Daten aus der CSV-Datei ersetzt.
Gestalten Sie das Dokument nach Wunsch und fügen Sie alle benötigten Platzhalter ein.
Seriendruckvorschau prüfen und Druck durchführen
Mit der Vorschau Ergebnisse-Funktion können Sie überprüfen, wie die fertigen Dokumente mit den eingefügten Daten aussehen. Blättern Sie durch einzelne Datensätze, um sicherzugehen, dass alle Kontakte korrekt übernommen wurden.
Sind Sie mit der Vorschau zufrieden, starten Sie den Druckvorgang über Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie entweder Dokumente drucken oder Einzelne Dokumente bearbeiten, um eine bearbeitbare Zusammenführung zu erzeugen.
Zusammenfassung
Zusammenfassend besteht der Prozess darin, die Kontakte aus Outlook in eine CSV-Datei zu exportieren, diese Datei in Word als Seriendruckquelle auszuwählen, die Seriendruckfelder im Dokument einzufügen und schließlich die Serienbriefe zu erstellen oder direkt zu drucken. Mit dieser Methode lassen sich auf einfache Weise personalisierte Serienbriefe und E-Mails erstellen, die auf den in Outlook gepflegten Kontaktdaten basieren.