Gemeinsame Postfachnutzung in Outlook einrichten
- Einleitung und Voraussetzungen
- Postfach durch den Administrator anlegen lassen
- Automatische Hinzufügung bei Exchange Online
- Gemeinsames Postfach manuell hinzufügen
- Zugriff und Nutzung des gemeinsamen Postfachs
- Zusätzliche Hinweise zur Nutzung
- Zusammenfassung
Einleitung und Voraussetzungen
Die gemeinsame Nutzung eines Postfachs in Outlook ist besonders in Unternehmen nützlich, um auf eine zentrale E-Mail-Adresse gemeinsam zugreifen zu können. Voraussetzung hierfür ist, dass das gemeinsame Postfach vom Administrator in Microsoft Exchange oder Microsoft 365 eingerichtet und die entsprechenden Zugriffsrechte für die betreffenden Benutzer gewährt wurden. Ohne diese Berechtigungen ist es nicht möglich, ein gemeinsames Postfach in Outlook zu verwenden.
Postfach durch den Administrator anlegen lassen
Der Administrator der IT-Abteilung oder des Exchange-Servers muss zunächst ein gemeinsames Postfach erstellen. Dabei wird eine zentrale E-Mail-Adresse definiert, die von mehreren Benutzern verwendet werden kann. Anschließend werden die Zugriffsrechte für die Personen festgelegt, die das Postfach nutzen sollen. Diese Rechte beinhalten meistens mindestens die Berechtigung "Senden als" oder "Vollzugriff". Erst nach diesem Schritt kann das gemeinsame Postfach im Outlook der Benutzer eingebunden werden.
Automatische Hinzufügung bei Exchange Online
In vielen Fällen, insbesondere bei Exchange Online (Microsoft 365), wird das gemeinsame Postfach automatisch im Outlook der Benutzer hinzugefügt, sobald die Zugriffsrechte vom Administrator vergeben wurden. Nach einer kurzen Synchronisationszeit erscheint das zusätzliche Postfach in der linken Navigationsleiste von Outlook, ohne dass weitere Einstellungen notwendig sind. Sollte das Postfach dort nicht erscheinen, kann es notwendig sein, Outlook neu zu starten oder den Cache-Modus zu deaktivieren und erneut zu aktivieren.
Gemeinsames Postfach manuell hinzufügen
Wenn das gemeinsame Postfach nicht automatisch erscheint oder man Outlook mit einem lokalen Exchange-Server nutzt, kann man es manuell hinzufügen. Dazu öffnet man in Outlook die Kontoeinstellungen. Unter dem entsprechenden E-Mail-Konto wählt man Ändern und dann Weitere Einstellungen. Im Reiter Erweitert gibt es die Option Postfach hinzufügen. Dort gibt man den Namen oder die E-Mail-Adresse des gemeinsamen Postfachs ein und bestätigt. Nach einem Neustart von Outlook sollte das zusätzliche Postfach in der Ordnerliste sichtbar sein.
Zugriff und Nutzung des gemeinsamen Postfachs
Nach erfolgreicher Einrichtung kann das gemeinsame Postfach wie ein normales Postfach verwendet werden. E-Mails können gelesen, beantwortet und verschickt werden. Wenn die Berechtigung Senden als oder Im Auftrag von erteilt wurde, kann man beim Verfassen einer neuen E-Mail im Absender-Feld das gemeinsame Postfach auswählen. So erscheinen gesendete Nachrichten als vom gemeinsamen Postfach versandt. Außerdem kann man Regeln und Signaturen passend zum gemeinsamen Postfach einrichten, um die Arbeit zu erleichtern.
Zusätzliche Hinweise zur Nutzung
Es ist wichtig zu beachten, dass die gemeinsame Nutzung eines Postfachs nicht das gleiche ist wie eine Verteilergruppe oder ein freigegebener Ordner. Ein gemeinsames Postfach hat eine eigene Speicherstruktur für E-Mails und Kalender. Außerdem unterscheidet sich der Zugriff je nach Outlook-Version und Plattform (Windows, Mac, Web-Client). Für mobile Geräte kann das gemeinsame Postfach je nach Konfiguration ebenfalls sichtbar gemacht oder nur über den Webzugang (OWA) verwaltet werden.
Zusammenfassung
Zusammenfassend ist die Einrichtung eines gemeinsamen Postfachs in Outlook ein Prozess, der sowohl administrative Vorbereitung als auch Anwenderkonfiguration umfasst. Nachdem der Administrator das Postfach erstellt und Berechtigungen vergeben hat, erscheint es meist automatisch oder kann manuell hinzugefügt werden. Die gemeinsame Nutzung erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass mehrere Nutzer zentral auf dieselben Mails und Informationen zugreifen können.