Seriendruck in Word unter Windows 11 nutzen
- Einleitung zum Seriendruck
- Vorbereitung der Datenquelle
- Starten des Seriendrucks in Word
- Datenquelle auswählen
- Einfügen von Seriendruckfeldern
- Vorschau und Fertigstellung
- Zusammenfassung
Einleitung zum Seriendruck
Der Seriendruck in Microsoft Word ist ein sehr nützliches Werkzeug, um personalisierte Dokumente, wie Briefe, Etiketten oder Umschläge, in großer Anzahl zu erstellen. Dabei werden die statischen Inhalte mit variablen Daten aus einer Datenquelle, beispielsweise einer Excel-Tabelle, kombiniert. Dadurch sparen Sie viel Zeit und vermeiden Fehler, die bei der manuellen Erstellung mehrerer ähnlicher Dokumente leicht passieren können.
Vorbereitung der Datenquelle
Bevor Sie mit dem Seriendruck starten, benötigen Sie eine strukturierte Datenquelle. Häufig wird hierfür Microsoft Excel verwendet. Erstellen Sie eine Tabelle in Excel, in der jede Spalte eine Kategorie enthält, zum Beispiel Name, Adresse oder PLZ, und jede Zeile einen Datensatz darstellt. Achten Sie darauf, dass die erste Zeile Ihre Spaltenüberschriften enthält und dass keine leeren Zeilen oder Spalten in der Tabelle vorhanden sind. Speichern Sie diese Datei an einem leicht zugänglichen Ort.
Starten des Seriendrucks in Word
Öffnen Sie Microsoft Word und erstellen Sie ein neues Dokument oder öffnen Sie ein bereits vorbereitetes Dokument, das Sie als Vorlage für den Seriendruck nutzen möchten. Wechseln Sie anschließend zum Menü Sendungen oder Mailings in der Menüleiste. Dort finden Sie alle wichtigen Funktionen zum Seriendruck. Klicken Sie zunächst auf Seriendruck starten und wählen Sie den Dokumenttyp aus, zum Beispiel Briefe, E-Mails oder Umschläge.
Datenquelle auswählen
Nachdem Sie den Dokumenttyp gewählt haben, klicken Sie auf Empfänger auswählen oder Empfänger auswählen und wählen Vorhandene Liste verwenden aus. Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Datei und öffnen Sie diese. Word zeigt Ihnen anschließend die Tabelle und erlaubt Ihnen gegebenenfalls die Auswahl eines bestimmten Tabellenblattes oder Bereichs innerhalb der Datei. Bestätigen Sie die Auswahl, damit die Datenquelle mit Ihrem Dokument verknüpft wird.
Einfügen von Seriendruckfeldern
Nun können Sie an den Stellen im Dokument die Platzhalter für die variablen Daten einfügen. Dies geschieht über die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen im Reiter Sendungen. Wählen Sie nacheinander die gewünschten Felder aus Ihrer Datenquelle aus, z.B. Name, Adresse oder Ort. Die Felder erscheinen im Dokument an der Position, an der der Cursor steht, als Platzhalter.
Vorschau und Fertigstellung
Um sicherzugehen, dass die Verknüpfung funktioniert, nutzen Sie die Funktion Vorschau Ergebnisse. Dadurch sehen Sie, wie die personalisierten Dokumente für die einzelnen Datensätze aussehen. Wenn alles korrekt ist, können Sie über Fertig stellen und zusammenführen entweder die Dokumente drucken oder als einzelne Dateien speichern. Alternativ ist es auch möglich, die Individualdokumente an E-Mail-Adressen aus Ihrer Datenquelle zu senden, falls Sie ein entsprechendes Seriendruckformat gewählt haben.
Zusammenfassung
Der Seriendruck in Word unter Windows 11 ist ein praktisches Feature, das durch die Kombination eines Basisdokuments mit einer externen Datenquelle eine effiziente Erstellung personalisierter Dokumente ermöglicht. Durch die Schritte der Datenvorbereitung, Verknüpfung, Einfügung von Feldern und anschließende Zusammenführung können Sie schnell und fehlerfrei große Mengen an individuell angepassten Dokumenten erstellen.