Exportieren der gesammelten Formulardaten aus Microsoft Forms nach Excel
- Einleitung
- Zugriff auf die gesammelten Formulardaten
- Exportieren der Antworten nach Excel
- Bearbeiten und Verwenden der Excel-Datei
- Zusätzliche Hinweise
- Fazit
Einleitung
Microsoft Forms ist ein benutzerfreundliches Tool zur Erstellung von Umfragen, Quizzen und Formularen. Nachdem Sie Antworten auf Ihr Formular gesammelt haben, ist es oft notwendig, diese Daten für eine weitere Analyse oder Dokumentation in Excel zu exportieren. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie die gesammelten Formulardaten aus Microsoft Forms Schritt für Schritt in eine Excel-Datei exportieren können.
Zugriff auf die gesammelten Formulardaten
Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Microsoft-Konto auf der Webseite von Microsoft Forms an. Nach der Anmeldung gelangen Sie zur Übersicht aller von Ihnen erstellten Formulare. Wählen Sie das Formular aus, von dem Sie die Daten exportieren möchten, indem Sie darauf klicken.
Nachdem Sie ein Formular ausgewählt haben, öffnet sich die Übersicht mit den eingegangenen Antworten. Hier sehen Sie eine Zusammenfassung sowie einzelne Antworten.
Exportieren der Antworten nach Excel
Oberhalb der Antwortübersicht befindet sich eine Schaltfläche mit der Aufschrift Antworten oder direkt In Excel öffnen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Antwortdaten in eine Excel-Datei zu exportieren.
Falls Sie die Schaltfläche In Excel öffnen nicht direkt sehen, suchen Sie nach einem Button mit den drei Punkten (…) für weitere Optionen und wählen Sie dort In Excel herunterladen oder Excel-Datei herunterladen aus.
Der Export erfolgt automatisch und Ihr Browser lädt eine Excel-Datei (XLSX-Format) herunter. Diese Datei enthält alle gesammelten Antworten in tabellarischer Form. Die Spalten entsprechen den einzelnen Fragen Ihres Formulars, und jede Zeile stellt eine individuelle Antwort dar.
Bearbeiten und Verwenden der Excel-Datei
Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Datei mit Microsoft Excel oder einer kompatiblen Tabellenkalkulationssoftware. Dort können Sie die Daten weiter analysieren, Tabellen erstellen, Diagramme generieren oder die Informationen für Berichte verwenden. Sie können die Datei auch speichern, teilen oder in andere Programme importieren.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Excel-Datei eine Momentaufnahme der zum Zeitpunkt des Exports gesammelten Daten ist. Wenn im Microsoft Forms-Tool später weitere Antworten eingehen, müssen Sie den Exportvorgang erneut durchführen, um die aktuellsten Daten zu erhalten.
Zusätzliche Hinweise
Falls Ihr Formular sehr viele Antworten enthält oder Sie eine dynamische Verbindung wünschen, bietet Microsoft Forms in Verbindung mit Microsoft Excel Online und OneDrive auch die Möglichkeit, die gesammelten Daten automatisch mit einer verknüpften Excel-Datei in OneDrive zu synchronisieren. Diese Option finden Sie ebenso auf der Seite mit den Antwortdaten.
Auch sollte darauf geachtet werden, dass Sie ausreichende Berechtigungen für den Zugriff und Export der Daten haben, insbesondere wenn Sie im Kontext einer Organisation arbeiten.
Fazit
Das Exportieren der gesammelten Formulardaten aus Microsoft Forms nach Excel ist ein einfacher und schneller Prozess. Über die Benutzeroberfläche von Microsoft Forms können Sie die Antworten mit wenigen Klicks herunterladen und anschließend in Excel weiterverarbeiten. Dies ermöglicht eine umfassende Auswertung und Nutzung Ihrer Formulardaten.