Wie nutzt man Forms-Daten in Power BI?
- Einleitung
- Datenexport aus Microsoft Forms
- Datenverbindung in Power BI herstellen
- Datenaufbereitung und -modellierung
- Erstellung von Berichten und Dashboards
- Automatisierung und Aktualisierung
- Zusammenfassung
Einleitung
Microsoft Forms ist ein Werkzeug zur einfachen Erstellung von Umfragen, Quizzen und Formularen, mit dem Antworten von Teilnehmern digital erfasst werden können. Viele Unternehmen und Institutionen nutzen Forms, um Feedback, Meinungen und Daten zu sammeln. Die Analyse dieser Daten ist oft der nächste Schritt, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Power BI, als mächtiges Business-Intelligence-Tool von Microsoft, ermöglicht es, Daten visuell aufzubereiten und zu analysieren. Die Kombination aus Microsoft Forms und Power BI bietet daher eine effiziente Möglichkeit, Umfragedaten strukturiert auszuwerten.
Datenexport aus Microsoft Forms
Um Forms-Daten in Power BI zu nutzen, muss man die gesammelten Antworten zunächst zugänglich machen. Microsoft Forms bietet standardmäßig die Möglichkeit, alle Daten als Excel-Datei herunterzuladen. Diese Datei enthält alle Antworten in tabellarischer Form. Alternativ lassen sich die Forms-Daten auch in Echtzeit mit anderen Microsoft 365-Anwendungen verbinden. Ein üblicher Ansatz ist, die Antwortdaten in OneDrive oder SharePoint zu speichern, sodass Power BI darauf zugreifen kann.
Datenverbindung in Power BI herstellen
Der erste Schritt in Power BI besteht darin, eine Datenquelle mit den Forms-Antworten zu verbinden. Das können lokale Excel-Dateien sein, die man exportiert hat, oder auch cloudbasierte Dateien, die automatisch aktualisiert werden. Power BI Desktop bietet verschiedene Verbindungsmöglichkeiten, darunter den Import von Excel, OneDrive oder SharePoint-Verzeichnissen. Ist die Datenquelle einmal definiert, kann Power BI die Daten bei Bedarf automatisch aktualisieren, sodass neue Formulareinträge sofort in den Berichten sichtbar sind.
Datenaufbereitung und -modellierung
Nachdem die Forms-Daten in Power BI importiert wurden, folgt die Datenaufbereitung. Da die Formulareingaben meist unstrukturiert oder semi-strukturiert sind, müssen häufig Spalten bereinigt, Datentypen korrigiert und möglicherweise neue berechnete Felder erstellt werden. Dies erfolgt im Power Query Editor oder im Datenmodell von Power BI. Während dieses Schrittes kann man auch Filter setzen, unnötige Spalten entfernen oder Daten zusammenführen, um aussagekräftige Analysen zu ermöglichen.
Erstellung von Berichten und Dashboards
Nach der Aufbereitung sind die Daten bereit für die Visualisierung. Power BI stellt eine Vielzahl an Visualisierungsmöglichkeiten bereit, wie Diagramme, Tabellen, Karten und KPIs. Anwender können interaktive Berichte erstellen, bei denen Nutzer durch Filter und Slicer flexibel auf die Forms-Daten zugreifen und Muster entdecken können. Das Ziel ist es, Erkenntnisse etwa zur Zufriedenheit, Trends oder häufigen Antworten intuitiv darzustellen.
Automatisierung und Aktualisierung
Ein entscheidender Vorteil der Integration von Forms mit Power BI ist die Möglichkeit der Automatisierung. Wenn Forms-Daten in OneDrive oder SharePoint abgelegt sind, kann Power BI die Daten in regelmäßigen Intervallen aktualisieren, ohne dass ein manueller Export nötig ist. Für noch komplexere Szenarien können Microsoft Power Automate Flows erstellt werden, die bei jeder neuen Formularantwort automatisch Daten in eine Datenbank oder Datei übertragen, die Power BI dann ausliest. So ist sichergestellt, dass Berichte stets auf aktuellen Daten basieren.
Zusammenfassung
Zusammengefasst nutzt man Forms-Daten in Power BI, indem man die Antworten aus Microsoft Forms exportiert oder direkt in einer Cloud-basierten Datei speichert, diese als Datenquelle in Power BI einbindet, dort aufbereitet und modelliert und anschließend durch Berichte visualisiert. Dank Automatisierungsmöglichkeiten können die Daten kontinuierlich aktualisiert werden, was die Analyse von Umfragen und Formularen deutlich effizienter macht. Diese Kombination aus Microsoft Forms und Power BI stellt eine leistungsfähige Lösung dar, um gesammelte Daten schnell und anschaulich auszuwerten.