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Wie man ein signiertes Dokument in DocuSign bearbeitet [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, das dir Schritt für Schritt erklärt, wie du mit DocuSign-Dokumenten umgehst, wenn nachträgliche Änderungen nötig sind.

In der Welt der digitalen Signaturen ist Sicherheit das oberste Gebot. Sobald ein Dokument von allen Parteien final signiert wurde, wird es versiegelt, um Manipulationen zu verhindern. Dennoch gibt es Wege, Korrekturen vorzunehmen – je nachdem, in welchem Status sich das Dokument befindet.

Inhaltsverzeichnis

  1. Szenario A: Das Dokument ist noch im Umlauf (nicht alle haben unterschrieben)
  2. Szenario B: Das Dokument ist bereits vollständig abgeschlossen
  3. Szenario C: Die Funktion „Dokumentmarkierung“ (Document Markup) nutzen
  4. Wichtige Tipps für 2025

1. Szenario A: Das Dokument ist noch im Umlauf (Korrektur-Modus)

Wenn du einen Umschlag (Envelope) gesendet hast und merkst, dass ein Fehler vorliegt, aber noch nicht alle Empfänger unterschrieben haben, kannst du die „Korrigieren“-Funktion nutzen.

Schritte:

  1. Logge dich in dein DocuSign-Konto ein.
  2. Gehe auf den Reiter „Verwalten“ (Manage).
  3. Suche den Umschlag, der den Status „Wartet auf andere“ hat.
  4. Klicke auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche „Anzeigen“ und wähle „Korrigieren“ (Correct).
  5. Jetzt öffnet sich der Bearbeitungsmodus:
    • Du kannst Dokumente hinzufügen oder entfernen.
    • Du kannst Empfänger ändern oder die Reihenfolge anpassen.
    • Du kannst die platzierten Felder (Unterschrift, Datum, Textfelder) verschieben oder bearbeiten.
  6. Klicke auf „Weiter“ und dann auf „Korrigieren“, um die Änderungen zu speichern.
    • Hinweis: Personen, die bereits unterschrieben haben, müssen eventuell erneut unterschreiben, wenn wesentliche Inhalte geändert wurden.

2. Szenario B: Das Dokument ist vollständig abgeschlossen

Sobald alle Parteien unterschrieben haben und der Status auf „Abgeschlossen“ steht, kann das Dokument aus rechtlichen Gründen nicht mehr direkt bearbeitet werden. Ein versiegeltes PDF ist manipulationssicher.

Lösung: Den Umschlag kopieren und neu senden

  1. Gehe zu „Verwalten“ und suche das abgeschlossene Dokument.
  2. Klicke auf den Pfeil rechts und wähle „Kopie erstellen“ (Clone/Create a Copy).
  3. DocuSign erstellt einen neuen Entwurf mit denselben Empfängern und Dokumenten.
  4. Korrigiere die Fehler im neuen Entwurf.
  5. Sende das Dokument erneut zur Unterschrift.
  6. Wichtig: Das alte, fehlerhafte Dokument solltest du zur besseren Übersicht in den Ordner „Gelöscht“ verschieben oder als „Ungültig“ markieren.

3. Szenario C: Die Funktion „Dokumentmarkierung“ (Document Markup)

Möchtest du, dass der Unterzeichner während des Signierens selbst Änderungen am Text vornehmen kann (wie das Durchstreichen von Klauseln), muss die Funktion „Dokumentmarkierung“ aktiviert sein.

So aktivierst du es (vor dem Senden):

  1. Erstelle einen neuen Umschlag.
  2. Gehe zu den „Erweiterten Optionen“ (oben rechts im Erstellungsfenster).
  3. Aktiviere das Häkchen bei „Empfängern erlauben, Dokumente mit der Markierungsfunktion zu bearbeiten“.
  4. Der Empfänger kann nun während des Signiervorgangs Textfelder über den vorhandenen Text legen, um Korrekturen vorzunehmen. Alle Parteien müssen diese Änderungen am Ende mit ihren Initialen bestätigen.

4. Wichtige Tipps für 2025

  • Prüfprotokoll (Audit Trail): Jede Korrektur, die du über die „Korrigieren“-Funktion vornimmst, wird im digitalen Prüfprotokoll von DocuSign dokumentiert. Das sorgt für rechtliche Sicherheit.
  • DocuSign App: Auch über die mobile App kannst du Umschläge „korrigieren“, solange sie noch nicht final unterschrieben sind.
  • Vorlagen nutzen: Wenn du häufig dieselben Dokumente bearbeiten musst, erstelle eine Vorlage (Template). Das minimiert Tippfehler von vornherein.
  • KI-Unterstützung: DocuSign integriert 2025 verstärkt KI-Funktionen, die dich warnen, wenn Felder unlogisch platziert sind oder wichtige Informationen im Text fehlen, bevor du auf „Senden“ klickst.

Fazit: Ein fertig signiertes Dokument ist in Stein gemeißelt. Für Änderungen musst du den Prozess neu starten (Kopie erstellen). Wenn der Prozess noch läuft, ist die „Korrigieren“-Taste dein bester Freund.

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