So erstellen Sie ein ausfüllbares Formular in DocuSign [2025 Easy Guide]
Hier ist ein aktuelles, schrittweises Tutorial für das Jahr 2025, mit dem du professionelle, ausfüllbare Formulare in DocuSign erstellst.
DocuSign ist weit mehr als nur ein Tool für digitale Unterschriften. Im Jahr 2025 ist es eine leistungsstarke Plattform zur Datenerfassung. In dieser Anleitung lernst du, wie du ein statisches Dokument (PDF, Word) in ein interaktives, ausfüllbares Formular verwandelst.
1. Vorbereitung: Dokument hochladen
Bevor du startest, logge dich in dein DocuSign-Konto ein.
- Klicke auf der Startseite auf den Button „Starten“ oder „Neu“ und wähle „Umschlag senden“.
- Lade dein Dokument hoch (PDF, Word, JPG oder direkt aus der Cloud wie Google Drive oder OneDrive).
- Pro-Tipp 2025: Nutze ein sauberes PDF-Layout, damit die automatische Felderkennung von DocuSign besser funktioniert.
2. Empfänger festlegen
Damit DocuSign weiß, wer welche Felder ausfüllen soll, musst du Empfänger hinzufügen.
- Gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die das Formular ausfüllen soll.
- Wenn du selbst das Formular ausfüllen und dann an jemanden zur Unterschrift senden möchtest, füge dich selbst als ersten Empfänger hinzu.
- Klicke auf „Weiter“.
3. Ausfüllbare Felder hinzufügen (Der Editor)
Jetzt befindest du dich im Bearbeitungsmodus. Auf der linken Seite siehst du die verschiedenen Feldtypen.
Die wichtigsten Feldtypen für Formulare:
- Textfeld: Für Namen, Adressen oder allgemeine Antworten.
- Kontrollkästchen (Checkbox): Für Ja/Nein-Fragen oder Auswahlmöglichkeiten.
- Dropdown: Um eine Liste von Optionen anzubieten (platzsparend).
- Radio Buttons: Wenn der Nutzer nur eine von mehreren Optionen wählen darf.
- Datum: Ein Feld, das automatisch das aktuelle Datum einträgt oder einen Kalender zur Auswahl öffnet.
Felder platzieren:
- Wähle links ein Feld aus (z. B. „Text“).
- Ziehe es mit der Maus per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle im Dokument.
- Du kannst die Größe des Feldes an den Ecken anpassen.
4. Feldeigenschaften konfigurieren (Validierung)
Damit die Daten, die du erhältst, auch korrekt sind, kannst du jedes Feld im rechten Menü anpassen:
- Pflichtfeld: Aktiviere das Häkchen bei „Erforderliches Feld“, damit der Absender das Dokument nicht abschicken kann, ohne dieses Feld auszufüllen.
- Formatierung: Du kannst festlegen, dass in einem Feld nur Zahlen, nur E-Mails oder nur ein bestimmtes Datumsformat eingegeben werden darf.
- Platzhaltertext: Hilf dem Nutzer mit Hinweisen wie „Hier Straßennamen eingeben“.
5. Intelligente Funktionen nutzen (Neu in 2025)
- Bedingte Logik (Conditional Logic): Du kannst Felder so einstellen, dass sie nur erscheinen, wenn eine bestimmte Antwort gegeben wurde (z. B. „Wenn Checkbox A angekreuzt ist, zeige Textfeld B“).
- Automatische Felderkennung: DocuSign scannt dein Dokument oft automatisch. Klicke auf „Felder anwenden“, wenn DocuSign Linien in deinem PDF erkennt, um Zeit zu sparen.
6. Vorschau und Senden
Bevor du das Formular abschickst, solltest du es testen:
- Klicke oben rechts auf „Vorschau“.
- Gehe das Dokument als Empfänger durch und prüfe, ob alle Felder an der richtigen Stelle sitzen und die Logik funktioniert.
- Schließe die Vorschau und klicke auf „Senden“.
3 Profi-Tipps für 2025:
- Vorlagen (Templates) verwenden: Wenn du das gleiche Formular öfter benötigst, speichere es als „Vorlage“. So musst du die Felder nicht jedes Mal neu platzieren.
- Mobile Optimierung: Achte darauf, dass Textfelder groß genug sind, damit sie auch auf dem Smartphone leicht angetippt werden können. DocuSign bietet eine „Responsive Signing“-Ansicht an, die du in den Einstellungen aktivieren kannst.
- PowerForms: Wenn du möchtest, dass jeder über einen Link auf deiner Website das Formular ausfüllen kann (ohne dass du es manuell per E-Mail senden musst), erstelle eine PowerForm (verfügbar in Business-Plänen).
Fertig! Dein ausfüllbares Formular ist nun live und bereit, professionell Daten und Unterschriften zu sammeln.