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So erstellen Sie eine neue Vorlage in DocuSign [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, das dir Schritt für Schritt zeigt, wie du Vorlagen in DocuSign effizient erstellst.

DocuSign-Vorlagen (Templates) sind das Geheimnis für effizientes Arbeiten. Anstatt jedes Mal Dokumente neu hochzuladen und Felder manuell zu platzieren, erstellen Sie einmal eine Vorlage und nutzen diese immer wieder für Standardprozesse wie Arbeitsverträge, NDAs oder Angebote.

In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie in wenigen Minuten eine professionelle Vorlage erstellen.

Schritt 1: Einloggen und zum Tab „Vorlagen“ navigieren

Loggen Sie sich in Ihr DocuSign-Konto ein. In der oberen Navigationsleiste finden Sie den Reiter Vorlagen (Templates). Klicken Sie darauf.

Schritt 2: Eine neue Vorlage starten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (New) und wählen Sie im Dropdown-Menü Vorlage erstellen (Create Template) aus.

Schritt 3: Name und Beschreibung festlegen

Geben Sie Ihrer Vorlage einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Standard-Mietvertrag 2025“). Eine kurze Beschreibung hilft Ihrem Team später zu verstehen, wofür dieses Dokument gedacht ist.

Schritt 4: Dokumente hochladen

Laden Sie die Dateien hoch, die als Basis dienen sollen.

  • Klicken Sie auf Hochladen, um Dateien von Ihrem Computer zu wählen (PDF, Word, etc.).
  • Alternativ können Sie Dokumente aus Cloud-Speichern wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox importieren.

Schritt 5: Empfängerrollen definieren (Wichtigster Schritt!)

Hier liegt der größte Unterschied zum normalen Senden:

  • Anstatt den Namen einer spezifischen Person einzugeben, verwenden Sie Rollen (z. B. „Kunde“, „Geschäftsführer“ oder „Vermieter“).
  • Lassen Sie Name und E-Mail-Adresse leer, damit Sie diese später beim tatsächlichen Versenden flexibel ausfüllen können.
  • Legen Sie die Signierreihenfolge fest, falls mehrere Personen in einer bestimmten Abfolge unterschreiben müssen.

Schritt 6: Nachricht vorbereiten

Geben Sie einen Standard-Betreff und eine E-Mail-Nachricht ein. Diese wird dem Empfänger angezeigt, wenn Sie die Vorlage später verwenden. Sie können hier Platzhalter nutzen oder einen allgemeinen Text verfassen.

Schritt 7: Felder platzieren (Drag & Drop)

Klicken Sie auf Weiter (Next). Sie gelangen nun in den Editor.

  1. Wählen Sie oben links den Empfänger (die Rolle) aus, für den Sie Felder platzieren möchten.
  2. Ziehen Sie die gewünschten Felder (Signatur, Datum, Textfeld, Kontrollkästchen) per Drag & Drop an die richtige Stelle im Dokument.
  3. Wiederholen Sie dies für jede Rolle, die Sie in Schritt 5 angelegt haben.

Schritt 8: Speichern und Schließen

Überprüfen Sie alles in der Vorschau. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern und schließen. Ihre Vorlage ist nun einsatzbereit!

Pro-Tipps für 2025:

  • Gemeinsame Nutzung: Wenn Sie in einem Team arbeiten, vergessen Sie nicht, die Vorlage zu „teilen“. Klicken Sie neben der Vorlage auf den Pfeil und wählen Sie Teilen, damit Ihre Kollegen ebenfalls darauf zugreifen können.
  • Auto-Matching: DocuSign erkennt 2025 noch intelligenter, wenn Sie ein Dokument hochladen, das einer Vorlage ähnelt, und schlägt Ihnen automatisch vor, die Felder der Vorlage anzuwenden.
  • Bedingte Logik: Nutzen Sie „Regeln“ für Felder. Lassen Sie Felder z. B. nur dann erscheinen, wenn ein bestimmtes Kontrollkästchen aktiviert wurde. Das macht Ihre Dokumente übersichtlicher.

Wie verwende ich die Vorlage jetzt?

Gehen Sie einfach auf Vorlagen, suchen Sie Ihre neue Vorlage und klicken Sie auf Senden. Jetzt müssen Sie nur noch den Namen und die E-Mail-Adresse des tatsächlichen Empfängers eingeben – die Felder und das Dokument sind bereits perfekt vorbereitet!

Viel Erfolg beim Zeitsparen mit DocuSign!

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