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Verträge versenden mit DocuSign: Die ultimative Anleitung (Easy Guide)

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Hier ist ein aktuelles Tutorial, wie Sie Verträge schnell und rechtssicher mit DocuSign versenden.

DocuSign ist der weltweit führende Standard für elektronische Signaturen. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Dokument hochladen, Empfänger hinzufügen und Felder für die Unterschrift platzieren.

Schritt 1: Einloggen und Starten

  1. Gehen Sie auf die DocuSign-Website und loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
  2. Klicken Sie auf der Startseite auf die gelbe Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Umschlag senden“ aus.
    • Hinweis: Ein „Umschlag“ ist bei DocuSign der Container, der ein oder mehrere Dokumente sowie die Versandinformationen enthält.

Schritt 2: Dokumente hochladen

  1. Sie können nun Ihren Vertrag hochladen. Klicken Sie auf „Hochladen“, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen (PDF, Word und Bildformate werden unterstützt).
  2. Alternativ können Sie Dokumente aus Cloud-Speichern wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive importieren.

Schritt 3: Empfänger hinzufügen

Geben Sie an, wer den Vertrag unterzeichnen oder erhalten soll:

  1. Name und E-Mail: Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein.
  2. Rolle festlegen: Wählen Sie aus, ob die Person „Muss signieren“ (Standard), „Erhält eine Kopie“ oder „Muss anzeigen“ soll.
  3. Reihenfolge festlegen (optional): Wenn Sie möchten, dass Person A erst unterschreibt, bevor Person B das Dokument erhält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Unterzeichnerreihenfolge festlegen“.
  4. Klicken Sie auf „Empfänger hinzufügen“, falls mehrere Personen unterschreiben müssen.

Schritt 4: Betreffzeile und Nachricht anpassen

Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Nachricht“.

  1. E-Mail-Betreff: Geben Sie einen klaren Betreff ein (z. B. „Vertrag zur Unterschrift: [Projektname]“).
  2. E-Mail-Nachricht: Fügen Sie eine kurze Anweisung oder eine freundliche Nachricht für den Empfänger hinzu.

Schritt 5: Signaturfelder platzieren (Drag & Drop)

Klicken Sie oben rechts auf „Weiter“. Nun sehen Sie die Vorschau Ihres Dokuments.

  1. Standardfelder: In der linken Seitenleiste finden Sie Felder wie „Signatur“, „Initialen“, „Datum“ und „Name“.
  2. Platzieren: Ziehen Sie das Feld „Signatur“ mit der Maus an die Stelle im Vertrag, an der unterschrieben werden soll.
  3. Datum: Ziehen Sie das Feld „Unterzeichnungsdatum“ daneben. DocuSign füllt dieses Feld automatisch aus, sobald der Empfänger unterschreibt.
  4. Mehrere Unterzeichner: Wenn es mehrere Empfänger gibt, können Sie oben links im Dropdown-Menü zwischen den Namen wechseln und jedem Unterzeichner individuelle Felder zuweisen (diese sind farblich markiert).

Schritt 6: Überprüfen und Absenden

  1. Werfen Sie einen letzten Blick auf das Dokument und die platzierten Felder.
  2. Klicken Sie unten (oder oben rechts) auf „Senden“.

Was passiert nach dem Absenden?

  • Der Empfänger: Erhält eine E-Mail von DocuSign. Er muss kein Konto erstellen, um zu unterschreiben. Ein Klick auf den Link im Dokument genügt, um den Prozess am Computer oder Smartphone abzuschließen.
  • Status verfolgen: In Ihrem DocuSign-Dashboard unter dem Reiter „Verwalten“ können Sie jederzeit sehen, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder den Vertrag schon unterschrieben hat.
  • Abschluss: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Kopie des fertig unterzeichneten Dokuments als PDF inklusive eines rechtssicheren Abschlusszertifikats.

Pro-Tipp: Nutzen Sie für Verträge, die Sie häufig versenden, die Funktion „Vorlagen“. So müssen Sie die Felder nicht jedes Mal neu platzieren!

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