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DocuSign Dokument zur Signatur erstellen [2025 Easy Guide: Schritt-für-Schritt]

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Hier ist ein aktuelles, leicht verständliches Tutorial für das Jahr 2025, um ein Dokument mit DocuSign zur Unterschrift zu versenden.

Digitale Signaturen sind im Jahr 2025 der Standard für effizientes Arbeiten. In dieser Anleitung lernst du, wie du in wenigen Minuten ein Dokument rechtssicher vorbereitest und versendest.

Voraussetzungen

  • Ein DocuSign-Konto (Testversion oder kostenpflichtiges Abo).
  • Das Dokument als PDF, Word-Datei oder Bild auf deinem Computer oder in der Cloud.

Schritt 1: Dokument hochladen

Nachdem du dich bei DocuSign eingeloggt hast, beginnt der Prozess auf dem Dashboard.

  1. Klicke auf die gelbe Schaltfläche "Starten" (oder "Neu") und wähle "Umschlag senden".
  2. Klicke auf "Hochladen", um eine Datei von deinem Computer auszuwählen, oder ziehe sie per Drag & Drop in das graue Feld.
  3. Optional: Du kannst mehrere Dokumente kombinieren, um sie in einem einzigen Paket zu versenden.

Schritt 2: Empfänger hinzufügen

Lege fest, wer das Dokument unterschreiben oder erhalten soll.

  1. Gib unter „Empfänger hinzufügen“ den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein.
  2. Wähle die Rolle aus (meistens "Muss signieren").
  3. Mehrere Personen: Klicke auf "Empfänger hinzufügen", wenn mehr als eine Unterschrift nötig ist.
  4. Festlegen der Reihenfolge: Aktiviere das Häkchen bei „Unterzeichnerreihenfolge festlegen“, wenn Person B erst unterschreiben darf, nachdem Person A fertig ist.

Schritt 3: Betreff und Nachricht anpassen

Scrolle nach unten zum Bereich „Nachricht“.

  1. E-Mail-Betreff: Wähle einen klaren Titel (z. B. „Vertrag zur Unterschrift: [Projektname]“).
  2. E-Mail-Nachricht: Schreibe eine kurze Anweisung oder einen Dankestext für den Empfänger.

Schritt 4: Signaturfelder platzieren (Das Herzstück)

Klicke oben rechts auf "Weiter". Du siehst nun die Vorschau deines Dokuments.

  1. Empfänger auswählen: Falls du mehrere Empfänger hast, wähle oben links im Dropdown-Menü die Person aus, für die du Felder platzieren möchtest (die Felder sind farblich markiert).
  2. Felder platzieren: Ziehe die gewünschten Standardfelder aus der linken Seitenleiste per Drag & Drop auf das Dokument:
    • Signatur: Wo unterschrieben werden soll.
    • Datum: Wird automatisch beim Unterzeichnen ausgefüllt.
    • Name / Firma: Textfelder für zusätzliche Infos.
    • Initialen: Für die Abzeichnung jeder einzelnen Seite (falls nötig).
  3. Größe anpassen: Du kannst die Ecken der Felder ziehen, um sie perfekt an die Linien im Dokument anzupassen.

Schritt 5: Prüfen und Senden

Bevor du das Dokument abschickst, empfiehlt sich ein letzter Check.

  1. Klicke oben rechts auf "Vorschau", um zu sehen, wie das Dokument für den Empfänger aussieht (auch für Mobilgeräte optimiert).
  2. Wenn alles passt, klicke auf "Senden".

Was passiert nach dem Senden?

  • Tracking: Unter dem Menüpunkt "Verwalten" kannst du jederzeit sehen, ob der Empfänger das Dokument bereits geöffnet oder unterschrieben hat.
  • Abschluss: Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Kopie des fertigen Dokuments als PDF.
  • Rechtssicherheit: DocuSign erstellt ein Abschlusszertifikat, das die Identität der Unterzeichner und den Zeitstempel bestätigt.

Pro-Tipps für 2025:

  • Vorlagen nutzen: Wenn du oft die gleichen Verträge sendest, speichere sie als "Vorlage", um Schritt 1 und 4 in Zukunft zu überspringen.
  • SMS-Authentifizierung: Für besonders wichtige Dokumente kannst du in Schritt 2 eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (per SMS-Code) aktivieren, um die Sicherheit zu erhöhen.
  • Mobil-App: Nutze die DocuSign-App, um Dokumente auch von unterwegs mit dem Smartphone vorzubereiten.

Viel Erfolg beim digitalen Signieren!

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