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Tutorial: Ressourcen-Massenupload in Primavera P6 via Excel

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Ressourcendaten effizient per Excel-Import in Primavera P6 hochlädst.

Der manuelle Import von hunderten Ressourcen in Primavera P6 kann extrem zeitaufwendig sein. Die Nutzung der Excel-Schnittstelle (XLSX-Export/Import) ist der effizienteste Weg, um Ressourcen-Stammbaten schnell und fehlerfrei anzulegen.

Schritt 1: Eine Export-Vorlage erstellen

Bevor du Daten importieren kannst, benötigst du eine Vorlage im exakten Primavera-Format. Erstelle diese niemals manuell in Excel, sondern exportiere sie immer aus P6.

  1. Öffne Primavera P6.
  2. Gehe auf File (Datei) > Export.
  3. Wähle Spreadsheet - (XLSX) und klicke auf Next.
  4. Setze den Haken bei Resources (und bei Bedarf Resource Rates). Klicke auf Next.
  5. Wähle ein Projekt (falls gefordert, meist reicht ein Dummy-Projekt) und klicke auf Next.
  6. Wichtig: Das Template anpassen. Klicke auf Modify.
    • Stelle sicher, dass folgende Spalten ausgewählt sind:
      • Resource ID (Eindeutige Kennung)
      • Resource Name (Anzeigename)
      • Resource Type (Labor, Nonlabor oder Material)
      • Unit of Measure (nur bei Material wichtig)
      • Default Units/Time (Standardeinheiten pro Zeit)
    • Klicke auf OK und schließe den Export ab.

Schritt 2: Daten in Excel bearbeiten

Öffne die exportierte Excel-Datei. Du wirst zwei Zeilen am Anfang sehen, die du auf keinen Fall löschen oder verändern darfst (sie enthalten die internen P6-Feldnamen).

  1. Suche das Tabellenblatt User Resources.
  2. Neue Zeilen hinzufügen: Trage deine neuen Ressourcen unter den bestehenden Einträgen ein.
  3. Pflichtfelder ausfüllen:
    • Resource ID: Muss eindeutig sein.
    • Resource Name: Der Name der Person oder Maschine.
    • Resource Type: Muss exakt einen der folgenden Werte haben: Labor, Nonlabor oder Material.
  4. Hierarchie (optional): Wenn du Ressourcen strukturieren willst, nutze die Spalte für die übergeordnete Ressource (Parent Resource ID), falls vorhanden.
  5. Speichere die Datei ab.

Tipp: Achte darauf, dass keine Leerzeichen vor oder nach den Texten in den Zellen stehen.

Schritt 3: Die Excel-Datei in Primavera P6 importieren

Nachdem du die Daten in Excel vorbereitet hast, bringst du sie zurück ins System.

  1. Gehe in Primavera P6 auf File (Datei) > Import.
  2. Wähle Spreadsheet - (XLSX) und klicke auf Next.
  3. Wähle deine bearbeitete Excel-Datei aus.
  4. Setze den Haken bei Resources.
  5. Import-Optionen: Im Fenster "Import Action" wähle:
    • Update Existing: Wenn du bestehende Ressourcen aktualisieren willst.
    • Add New: Wenn du neue Ressourcen anlegst (P6 erkennt automatisch, was neu ist).
  6. Klicke auf Finish.

Schritt 4: Überprüfung der Daten

Nach dem Import solltest du das Ergebnis kontrollieren:

  1. Gehe zu Enterprise > Resources.
  2. Prüfe, ob alle neuen Ressourcen in der Liste erscheinen.
  3. Kontrolliere die Details (Resource Type, Units/Time) in den unteren Tabs.
  4. Falls Fehler aufgetreten sind, erstelle ein Log-File (P6 bietet dies am Ende des Imports meist an), um zu sehen, welche Zeile fehlgeschlagen ist.

Häufige Fehlerquellen (Troubleshooting)

  • Falsche Bezeichnungen: „Labor“ muss exakt so geschrieben werden. „Arbeit“ oder „Personal“ wird als Fehler erkannt.
  • Formatierung: Ändere nicht die Schriftart oder die Spaltenüberschriften der ersten beiden Zeilen in Excel.
  • Doppelte IDs: Wenn eine Resource ID bereits in P6 existiert, wird sie überschrieben (Update) statt neu angelegt.
  • Geschlossene Instanz: Manchmal schlägt der Import fehl, wenn P6 im Hintergrund nicht genug Berechtigungen hat. Führe P6 ggf. als Administrator aus.

Fazit: Der Bulk-Upload spart Stunden an Arbeit. Sobald du das Prinzip des „Exportieren – Editieren – Importieren“ verstanden hast, kannst du auch komplexe Ressourcen-Stammbäume innerhalb von Minuten verwalten.

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