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Primavera P6 Export nach MS Excel & Formatierung für Fortschritts-Updates

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Hier ist ein detailliertes Tutorial im Stil von dptutorials, das Schritt für Schritt erklärt, wie du einen Terminplan aus Primavera P6 nach Excel exportierst und ihn so formatierst, dass er effizient für Status-Updates genutzt werden kann.

In diesem Tutorial lernst du, wie du Daten aus Primavera P6 professionell nach Excel überträgst, sie für Projektbeteiligte aufbereitest und die Rückführung der Daten vorbereitest.

Schritt 1: Den Export in Primavera P6 vorbereiten

Bevor wir exportieren, müssen wir sicherstellen, dass wir die richtigen Spalten (Columns) ausgewählt haben, die für ein Update notwendig sind.

  1. Projekt öffnen: Öffne das gewünschte Projekt in Primavera P6.
  2. Export-Dialog aufrufen: Gehe auf File > Export.
  3. Format wählen: Wähle Spreadsheet - (XLSX) und klicke auf Next.
  4. Export-Typ: Wähle Activities (und ggf. Activity Relationships, falls du Logik ändern willst, meist reicht aber Activities für Updates). Klicke auf Next.
  5. Projekt auswählen: Setze den Haken bei deinem aktiven Projekt.
  6. Template erstellen/bearbeiten:
    • Klicke auf Modify, um ein Export-Template zu erstellen.
    • Wichtige Spalten hinzufügen:
      • Activity ID (Pflicht für den Re-Import)
      • Activity Status (Started, Completed, Not Started)
      • Activity Name
      • Start & Finish
      • Actual Start & Actual Finish
      • Remaining Duration
      • Percent Complete (je nach Typ: Physical, Duration oder Units)
    • Klicke auf OK und dann auf Next.
  7. Speicherort wählen: Wähle einen Dateinamen und Speicherort. Klicke auf Finish.

Schritt 2: Formatierung in MS Excel für das Update

Die exportierte Datei ist oft unübersichtlich. Damit Teammitglieder (die vielleicht kein P6 nutzen) die Daten einfach eintragen können, passen wir die Formatierung an.

  1. Tabelle säubern:
    • Die erste Zeile in Excel enthält die P6-Feldnamen (intern). Diese darf niemals gelöscht oder geändert werden, sonst schlägt der Import fehl!
    • Die zweite Zeile enthält die lesbaren Spaltennamen. Du kannst diese zur besseren Lesbarkeit fett markieren.
  2. Fixieren der Ansicht:
    • Markiere die Zelle unter der Überschrift und rechts von der Activity ID.
    • Gehe auf Ansicht > Fenster fixieren > Fenster fixieren. So bleiben die IDs und Überschriften beim Scrollen sichtbar.
  3. Farbleitsystem einführen (Wichtig!):
    • Grau hinterlegen: Spalten, die nicht geändert werden dürfen (z.B. Activity ID, Original Start/Finish).
    • Gelb/Grün hinterlegen: Spalten, in die der User Daten eintragen soll (z.B. Actual Start, Actual Finish, Remaining Duration).
  4. Datenüberprüfung (Data Validation):
    • Für die Spalte Activity Status: Gehe auf Daten > Datenüberprüfung. Wähle "Liste" und gib Not Started, In Progress, Completed ein. So verhinderst du Tippfehler.
  5. Filter aktivieren:
    • Markiere die Kopfzeile und drücke Strg + Umschalt + L, um Filter zu setzen.

Schritt 3: Ausfüllen der Update-Daten (Best Practices)

Wenn du oder deine Kollegen die Excel-Tabelle ausfüllen, beachte diese Regeln für einen reibungslosen Re-Import:

  • Actual Start: Wenn eine Tätigkeit begonnen hat, muss hier ein Datum stehen und der Status auf "In Progress" gesetzt werden.
  • Actual Finish: Wenn eine Tätigkeit beendet ist, muss hier ein Datum stehen und der Status auf "Completed" gesetzt werden.
  • Remaining Duration: Wenn eine Tätigkeit "In Progress" ist, trage die restlichen Arbeitstage ein. (P6 berechnet daraus das neue Enddatum).
  • Datumsformat: Ändere nicht das Datumsformat, das P6 vorgegeben hat (meist TT.MM.JJ JJ:MM).

Schritt 4: Re-Import der Daten nach Primavera P6

Sobald die Excel-Tabelle ausgefüllt ist, bringst du die Daten zurück in dein Projekt.

  1. Import-Dialog: Gehe in P6 auf File > Import.
  2. Format: Wähle Spreadsheet - (XLSX).
  3. Datei auswählen: Wähle deine bearbeitete Excel-Datei aus.
  4. Import-Typ: Wähle Activities (entsprechend deinem Export).
  5. Ziel-Projekt: Wähle das Projekt aus, in das die Daten importiert werden sollen (Import To).
  6. Abschluss: Klicke auf Finish.
  7. Prüfung: Nach dem Import drücke F9 (Schedule), um den Terminplan mit den neuen Daten neu zu berechnen.

Profi-Tipps von dptutorials:

  • Backup: Erstelle immer eine Kopie deines P6-Projekts (Export als .XER), bevor du Daten aus Excel re-importierst.
  • User Defined Fields (UDFs): Wenn du Kommentare zu Verzögerungen sammeln willst, erstelle in P6 ein UDF namens "Update Remarks" und exportiere dieses mit.
  • Keine neuen Zeilen: Füge in Excel keine neuen Zeilen (Activities) hinzu. Diese können so ohne weiteres nicht einfach importiert werden, da die interne Logik fehlt.

Fazit: Mit diesem Workflow machst du den Update-Prozess für alle Beteiligten transparent und minimierst Fehler bei der Dateneingabe. Viel Erfolg bei deinem Projekt-Update!

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