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Excel-Tutorial: Automatische Fristen-Erinnerung mit Formeln und bedingter Formatierung erstellen

Melden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel ein dynamisches Erinnerungssystem für Fristen und Fälligkeiten erstellst.

Dieses Tutorial zeigt dir, wie du ein System einrichtest, das dir automatisch anzeigt, wie viele Tage bis zu einer Deadline verbleiben und fällige Termine farblich hervorhebt.

Schritt 1: Die Grundtabelle anlegen

Zuerst benötigen wir eine Struktur. Erstelle eine Tabelle mit folgenden Spaltenüberschriften:

  1. A1: Aufgabe / Projekt
  2. B1: Fälligkeitsdatum
  3. C1: Verbleibende Tage
  4. D1: Status-Meldung

Trage in Spalte A und B einige Beispieldaten ein.

Schritt 2: Die Formel für die verbleibenden Tage

Wir nutzen die Funktion HEUTE(), damit Excel immer das aktuelle Datum kennt.

  1. Klicke in die Zelle C2.
  2. Gib folgende Formel ein:
    =B2-HEUTE()
  3. Ziehe die Formel nach unten.
  4. Wichtig: Falls Excel ein Datum anzeigt, ändere das Zellenformat auf "Standard" oder "Zahl".

Ergebnis: Eine positive Zahl bedeutet, die Frist steht noch bevor. Eine negative Zahl bedeutet, der Termin ist überschritten.

Schritt 3: Eine dynamische Status-Meldung erstellen (Optional)

In Spalte D können wir Text ausgeben lassen, der uns warnt.

  1. Klicke in D2 und gib diese Formel ein:
    =WENN(C2<0; "⚠️ ÜBERFÄLLIG"; WENN(C2<=7; "⏳ Bald fällig"; "Ok"))

    Erklärung: Wenn die Tage kleiner als 0 sind -> Überfällig. Wenn kleiner gleich 7 -> Bald fällig. Sonst -> Ok.

Schritt 4: Bedingte Formatierung (Farben vor Ablauf)

Jetzt sorgen wir dafür, dass sich die Zellen automatisch färben, bevor sie ablaufen.

A. Rot markieren, wenn abgelaufen:

  1. Markiere deine Datumszellen (z. B. B2:B100).
  2. Gehe zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wähle: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
  4. Gib diese Formel ein:
    =B2<HEUTE()
  5. Klicke auf Formatieren > Reiter Ausfüllen > Wähle ein kräftiges Rot. Bestätige mit OK.

B. Gelb markieren, wenn in der Zukunft, aber bald fällig (z.B. in 7 Tagen):

  1. Markiere wieder den Bereich B2:B100.
  2. Gehe zu Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wähle wieder: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
  4. Gib diese Formel ein:
    =UND(B2>=HEUTE(); B2<=HEUTE()+7)

    (Diese Formel prüft, ob das Datum heute oder in den nächsten 7 Tagen liegt).

  5. Klicke auf Formatieren > Reiter Ausfüllen > Wähle Gelb. Bestätige mit OK.

Schritt 5: Profi-Tipp – Die ganze Zeile einfärben

Möchtest du, dass die gesamte Zeile rot wird, wenn ein Termin abgelaufen ist?

  1. Markiere die gesamte Tabelle (z. B. A2:D100).
  2. Gehe zu Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel verwenden.
  3. Gib folgende Formel ein (beachte das $-Zeichen vor dem B!):
    =$B2<HEUTE()

    Das $ fixiert die Spalte B für die Prüfung, wendet das Format aber auf die ganze Zeile an.

  4. Wähle die rote Füllung und klicke auf OK.

Zusammenfassung der Logik

  • HEUTE(): Hält die Tabelle aktuell.
  • Einfache Subtraktion: Berechnet den Puffer.
  • Bedingte Formatierung: Visualisiert die Dringlichkeit.

Du hast nun ein vollautomatisches Fristen-Dashboard, das sich jeden Tag beim Öffnen der Datei selbst aktualisiert!

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