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Primavera P6: Export nach Excel und automatische WBS-Einfärbung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Daten aus Primavera P6 nach Excel exportierst und die WBS-Ebenen (Projektstrukturplan) automatisch so einfärbst, dass sie wie in Primavera aussehen.

Dieses Tutorial zeigt dir, wie du die visuelle Hierarchie von Primavera P6 in Excel beibehältst, ohne jede Zeile manuell formatieren zu müssen.

Schritt 1: Daten in Primavera P6 vorbereiten

Bevor du exportierst, musst du sicherstellen, dass Excel erkennen kann, welche Zeile zu welcher WBS-Ebene gehört.

  1. Öffne dein Projekt in Primavera P6.
  2. Gehe zur Ansicht Activities.
  3. Stelle sicher, dass die Spalte WBS (oder der WBS-Code) eingeblendet ist.
  4. Wichtiger Tipp: Um es Excel einfacher zu machen, füge die Spalte WBS Path hinzu (falls verfügbar) oder stelle sicher, dass die Hierarchie durch Einrückungen sichtbar ist.
  5. Klicke mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wähle Copy View (oder markiere alles mit Strg + A und Strg + C).

Schritt 2: Daten in Excel einfügen

  1. Öffne eine leere Excel-Datei.
  2. Füge die Daten mit Strg + V ein.
  3. Du wirst sehen, dass die WBS-Zeilen meist keine Hintergrundfarbe haben oder die Hierarchie nur schwer zu erkennen ist.

Schritt 3: Die Logik für die Einfärbung (Die Hilfsspalte)

Um die Ebenen automatisch einzufärben, müssen wir Excel sagen, wie tief eine Zeile in der Struktur liegt. Das geht am besten über die Anzahl der Punkte im WBS-Code (z.B. 1.1.2 = Ebene 3).

  1. Füge ganz links eine neue Spalte ein und nenne sie "Ebene".
  2. Angenommen, dein WBS-Code steht in Spalte B (ab Zeile 2). Gib in Zelle A2 folgende Formel ein:
    =LÄNGE(B2)-LÄNGE(WECHSELN(B2;".";""))+1

    (Diese Formel zählt die Punkte im WBS-Code und addiert 1, um die Ebene zu bestimmen.)

  3. Zieh die Formel bis nach unten. Jetzt hast du für jede Zeile eine Zahl (1, 2, 3...), die die Ebene repräsentiert.

Schritt 4: Automatisches Einfärben mit "Bedingter Formatierung"

Jetzt nutzen wir diese Zahlen, um die Farben zuzuweisen.

  1. Markiere deinen gesamten Datenbereich (z.B. von A2 bis Z100).
  2. Gehe zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wähle: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
  4. Gib die Formel für Ebene 1 ein (Achtung auf das $-Zeichen fixiert auf die Spalte A): =$A2=1
  5. Klicke auf Formatieren > Ausfüllen und wähle ein dunkles Blau (wie in P6). Ändere unter "Schrift" die Farbe auf Weiß.
  6. Wiederhole diesen Vorgang für die weiteren Ebenen:
    • =$A2=2 -> Farbe: Hellblau
    • =$A2=3 -> Farbe: Hellgrün/Gelb
    • =$A2=4 -> Farbe: Weiß (Standard)

Schritt 5: Profi-Methode via VBA (Vollautomatisch)

Wenn du das oft machst, ist ein Makro schneller. Hier ist ein einfacher VBA-Code, der die Ebenen basierend auf der Einrückung oder dem WBS-Code färbt.

  1. Drücke Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
  2. Gehe auf Einfügen > Modul.
  3. Kopiere diesen Code hinein:
Sub ColorWBS()
    Dim r As Range
    Dim cell As Range
    Dim level As Integer

    ' Bereich anpassen (hier Spalte B, wo der WBS Code steht)
    Set r = Range("B2:B" & Cells(Rows.Count, "B").End(xlUp).Row)

    For Each cell In r
        ' Ebene berechnen anhand der Punkte im WBS Code
        level = Len(cell.Value) - Len(Replace(cell.Value, ".", "")) + 1

        ' Die ganze Zeile basierend auf Ebene einfärben
        Select Case level
            Case 1
                cell.EntireRow.Interior.Color = RGB(0, 102, 204) ' Dunkelblau
                cell.EntireRow.Font.Color = RGB(255, 255, 255) ' Weiße Schrift
                cell.EntireRow.Font.Bold = True
            Case 2
                cell.EntireRow.Interior.Color = RGB(153, 204, 255) ' Hellblau
                cell.EntireRow.Font.Color = RGB(0, 0, 0)
            Case 3
                cell.EntireRow.Interior.Color = RGB(204, 255, 204) ' Hellgrün
            Case 4
                cell.EntireRow.Interior.Color = RGB(255, 255, 204) ' Pastellgelb
        End Select
    Next cell
End Sub
  1. Schließe das Fenster und drücke Alt + F8.
  2. Wähle ColorWBS und klicke auf Ausführen.

Fazit

  • Schnelle Lösung: Copy & Paste und Bedingte Formatierung.
  • Dauerhafte Lösung: Das VBA-Makro, da es mit einem Klick das gesamte Layout professionalisiert.

Damit sieht dein Excel-Export genauso strukturiert und übersichtlich aus wie dein Plan in Primavera P6!

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