Tutorial

Primavera P6 Tutorial – Kapitel 6.5: Daten in das Microsoft Excel (XLS) Format exportieren

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Hier ist ein detailliertes Tutorial für das Kapitel 6.5 von Primavera P6.

Der Export von Daten aus Primavera P6 nach Microsoft Excel ist eine der wichtigsten Funktionen für Projektplaner. Er ermöglicht es, Daten außerhalb von P6 zu analysieren, Berichte zu erstellen oder Massenänderungen vorzunehmen, die später wieder in P6 importiert werden können.

1. Einleitung

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Projektdaten (wie Aktivitäten, Ressourcen oder Beziehungen) gezielt in eine XLS-Datei exportieren. Der Fokus liegt dabei auf der Erstellung und Nutzung von Export-Vorlagen (Templates), um genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Den Export-Assistenten öffnen

  1. Öffnen Sie das Projekt in Primavera P6, aus dem Sie Daten exportieren möchten.
  2. Gehen Sie in der oberen Menüleiste auf File (Datei) und wählen Sie Export....

Schritt 2: Dateiformat auswählen

  1. Es öffnet sich das Fenster „Export“.
  2. Wählen Sie die Option Spreadsheet - (xls) aus. (Hinweis: Je nach Version kann dies auch als .xlsx aufgeführt sein, der Prozess bleibt jedoch gleich).
  3. Klicken Sie auf Next (Weiter).

Schritt 3: Export-Typ festlegen

Wählen Sie aus, welche Datentypen Sie exportieren möchten. Sie können mehrere Häkchen setzen:

  • Activities (Aktivitäten): Termine, Status, Codes.
  • Activity Relationships (Beziehungen): Vorgänger und Nachfolger.
  • Expenses (Kosten): Zusätzliche Projektausgaben.
  • Resources (Ressourcen): Stammdaten der Ressourcen.
  • Resource Assignments (Ressourcenzuweisungen): Wer arbeitet wann an was?

Klicken Sie nach der Auswahl auf Next.

Schritt 4: Projekt auswählen

Stellen Sie sicher, dass das gewünschte Projekt in der Liste markiert ist (Häkchen in der Spalte „Export“). Klicken Sie auf Next.

Schritt 5: Vorlage (Template) konfigurieren

Dies ist der wichtigste Schritt, um die Struktur Ihrer Excel-Tabelle zu bestimmen.

  1. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen), um eine neue Vorlage zu erstellen, oder auf Modify (Ändern), um eine bestehende anzupassen.
  2. Tab „Columns“ (Spalten): Wählen Sie auf der linken Seite die Felder aus (z. B. Activity ID, Name, Start, Finish) und schieben Sie diese mit dem Pfeil nach rechts. Nur diese Spalten erscheinen später in Excel.
  3. Tab „Filter“: Hier können Sie festlegen, dass nur bestimmte Aktivitäten exportiert werden (z. B. nur kritische Aktivitäten oder Aktivitäten eines bestimmten Verantwortlichen).
  4. Tab „Sort“: Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Zeilen in Excel erscheinen sollen.
  5. Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie auf Next.

Schritt 6: Speicherort wählen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (...), um den Speicherort auf Ihrem Computer und den Dateinamen festzulegen.
  2. Klicken Sie auf Next.

Schritt 7: Zusammenfassung und Abschluss

  1. Überprüfen Sie die Zusammenfassung im letzten Fenster.
  2. Klicken Sie auf Finish (Fertigstellen).
  3. Sobald die Meldung „Export was successful“ erscheint, klicken Sie auf Close.

3. Wichtige Tipps für die Praxis

A. Vorbereitung für den Re-Import

Wenn Sie die Excel-Datei bearbeiten möchten, um sie später wieder in P6 zu importieren (Massen-Update), beachten Sie folgendes:

  • Spaltenüberschriften: Ändern Sie niemals die Überschriften in der ersten und zweiten Zeile der Excel-Tabelle. P6 benötigt diese, um die Daten korrekt zuzuordnen.
  • User Text Fields: Nutzen Sie Excel, um Formeln zu berechnen und kopieren Sie die Ergebnisse als "Werte" in die entsprechenden Spalten, bevor Sie den Rückimport starten.

B. Markierung von Pflichtfeldern

In der exportierten Excel-Tabelle finden Sie oft ein Sternchen (*) neben den Spaltenüberschriften. Dies bedeutet, dass es sich um ein schreibgeschütztes Feld handelt (z. B. berechnete Daten wie "Total Float"). Diese können in Excel zwar geändert werden, P6 wird diese Änderungen beim Import jedoch ignorieren.

C. Datumsformate

Achten Sie darauf, dass das Datumsformat in Excel mit den Einstellungen in Primavera P6 übereinstimmt, um Fehler beim Lesen der Zeitstempel zu vermeiden.

4. Zusammenfassung

Der Export nach Excel ist ein mächtiges Werkzeug für:

  • Reporting: Schnelle Erstellung von Diagrammen in Excel.
  • Datenaustausch: Weitergabe von Infos an Teammitglieder ohne P6-Zugang.
  • Effizienz: Schnellere Bearbeitung von Textfeldern oder Aktivitätscodes in großen Projekten.

Nächstes Kapitel: 6.6 – Importieren von Daten aus Microsoft Excel zurück nach Primavera P6.

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