Tutorial: Daten aus mehreren Excel-Dateien in einem Ordner mit Power Query zusammenführen
Hier ist ein detailliertes Schritt-für-Schritt-Tutorial, wie du Daten aus mehreren Excel-Arbeitsmappen effizient mit Power Query zusammenführst.
Das manuelle Kopieren und Einfügen von Daten aus verschiedenen Dateien ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Microsoft Power Query kannst du diesen Prozess automatisieren: Einmal eingerichtet, aktualisiert sich deine Zusammenfassung mit nur einem Klick, selbst wenn neue Dateien zum Ordner hinzugefügt werden.
1. Voraussetzungen
Damit der Import reibungslos funktioniert, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Gleiche Struktur: Alle Dateien sollten die gleichen Spaltenüberschriften und den gleichen Datentyp in den jeweiligen Spalten haben.
- Speicherort: Alle Dateien, die kombiniert werden sollen, müssen in einem gemeinsamen Ordner liegen.
- Dateiformat: Idealerweise haben alle Dateien das Format
.xlsx,.csvoder.xls.
2. Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Den Ordner auswählen
- Öffne eine neue oder bestehende Excel-Arbeitsmappe (deine Zieldatei).
- Gehe im Menüband auf den Reiter Daten.
- Klicke auf Daten abrufen > Aus Datei > Aus Ordner.
- Suche im Browser-Fenster den Ordner, in dem deine Dateien liegen, und klicke auf Öffnen.
Schritt 2: Die Dateiliste prüfen
Excel zeigt dir nun eine Liste aller Dateien an, die sich in diesem Ordner befinden.
- Klicke unten nicht direkt auf "Laden", sondern auf die Schaltfläche Daten kombinieren (kleiner Pfeil daneben) und wähle Daten kombinieren und transformieren.
- Hinweis: Wenn du die Liste erst filtern willst (z. B. nur Dateien, die "Umsatz" im Namen haben), klicke zuerst auf "Daten transformieren".
Schritt 3: Die Beispieldatei festlegen
Nun öffnet sich das Fenster "Dateien kombinieren".
- Beispieldatei: Power Query nutzt standardmäßig die erste Datei als Vorlage für die Struktur.
- Objekt auswählen: Links siehst du die Struktur der Dateien (Tabellenblätter oder Tabellen-Objekte). Klicke auf das Tabellenblatt, das die Daten enthält.
- Bestätige mit OK.
Schritt 4: Daten im Power Query-Editor bearbeiten
Der Power Query-Editor öffnet sich. Hier kannst du die Daten bereinigen:
- Spalte "Source.Name": Power Query fügt automatisch eine Spalte mit dem Dateinamen hinzu. Das ist hilfreich, um zu wissen, woher die Daten kommen. Du kannst sie behalten oder löschen.
- Filter & Datentypen: Kontrolliere, ob die Datentypen (Datum, Zahl, Text) korrekt erkannt wurden.
- Überschriften: Power Query entfernt in der Regel automatisch die doppelten Überschriften aus den importierten Dateien.
Schritt 5: Laden der Daten in Excel
Wenn alles passt:
- Klicke oben links auf Schließen & laden.
- Deine kombinierten Daten werden nun in einem neuen Tabellenblatt in einer formatierten Excel-Tabelle ausgegeben.
3. Neue Dateien hinzufügen oder Daten aktualisieren
Das ist der größte Vorteil von Power Query:
- Neue Daten: Wenn du im nächsten Monat eine neue Datei in den Ordner legst, musst du die Abfrage nicht neu erstellen.
- Aktualisieren: Klicke in deiner Excel-Zieltabelle einfach mit der rechten Maustaste in die Daten und wähle Aktualisieren. Power Query scannt den Ordner erneut, liest die neue Datei ein und fügt sie unten an die Liste an.
4. Profi-Tipps
- Nur Excel-Dateien laden: Wenn in dem Ordner auch PDFs oder Bilder liegen, filtere im Power Query-Editor in der Spalte "Extension" (Erweiterung) auf
.xlsx, bevor du auf "Dateien kombinieren" klickst. - Tabellen statt Blätter: Wenn möglich, formatiere die Daten in deinen Quelldateien als "Als Tabelle formatieren" (Strg + T). Wenn du beim Kombinieren das Tabellen-Objekt statt des Tabellenblatts auswählst, ist der Import robuster gegenüber Änderungen im Tabellenblattlayout.
- Pfad-Vorsicht: Wenn du den Ordner verschiebst, musst du in Excel unter Daten > Abfragen und Verbindungen die Quelle anpassen, da der Pfad sonst nicht mehr gefunden wird.
Glückwunsch! Du hast soeben einen automatisierten Workflow erstellt, der dir in Zukunft viel Zeit beim Zusammenfügen von Berichten sparen wird.