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Power Query: Mehrere Dateien aus einem Ordner kombinieren

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Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du mit Power Query in Excel oder Power BI mehrere Dateien (z. B. monatliche Berichte), die im selben Ordner liegen, automatisch zu einer einzigen Tabelle zusammenführst.

Warum diese Methode?

Anstatt Daten manuell per Copy-Paste zusammenzufügen, erstellt Power Query eine Verbindung zum Ordner. Sobald du eine neue Datei in den Ordner legst und auf „Aktualisieren“ klickst, wird diese automatisch in deine Auswertung aufgenommen.

Voraussetzungen

  1. Gleiche Struktur: Alle Dateien sollten die gleichen Spaltenüberschriften und den gleichen Aufbau haben.
  2. Gleiches Dateiformat: Alle Dateien sollten vom gleichen Typ sein (z. B. nur .xlsx oder nur .csv).

Schritt 1: Den Ordner auswählen

  1. Öffne Excel (oder Power BI Desktop).
  2. Gehe zum Reiter Daten.
  3. Klicke auf Daten abrufen > Aus Datei > Aus Ordner.
  4. Wähle im Explorer den Ordner aus, in dem deine Dateien liegen, und klicke auf Öffnen.

Schritt 2: Die Dateiliste prüfen

Ein Vorschaufenster öffnet sich. Du siehst eine Liste der Dateien (Name, Extension, Dateum etc.).

  • Wichtig: Klicke hier nicht sofort auf „Kombinieren“, sondern auf Daten transformieren.
  • Warum? So kannst du vorher Dateien filtern (z.B. temporäre Dateien ausschließen), falls sich ungewünschte Dokumente im Ordner befinden.

Schritt 3: Dateien filtern (Optional aber empfohlen)

Im Power Query-Editor kannst du die Liste bereinigen:

  • Klicke auf den kleinen Pfeil bei der Spalte Extension, um nur .xlsx oder .csv Dateien zuzulassen.
  • Filtere in der Spalte Name eventuelle Hilfsdateien aus (z. B. Dateien, die mit ~$ beginnen).

Schritt 4: Die Dateien kombinieren

  1. Suche in der Spaltenübersicht die Spalte Content.
  2. Klicke auf das kleine Symbol rechts im Spaltenkopf (zwei Pfeile, die nach unten zeigen: Dateien kombinieren).

Schritt 5: Die Beispieldatei festlegen

Es öffnet sich ein neues Fenster („Dateien kombinieren“):

  1. Beispieldatei: Hier ist meist „Erste Datei“ vorausgewählt. Power Query nutzt diese Datei als Vorlage für die Struktur.
  2. Objekt auswählen: Wenn es Excel-Dateien sind, klicke links auf den Namen des Tabellenblatts oder die Tabelle, die importiert werden soll.
  3. Klicke auf OK.

Schritt 6: Daten bereinigen

Power Query hat nun automatisch eine Reihe von Schritten (Hilfsabfragen) erstellt. Du befindest dich nun wieder im Editor und siehst die kombinierten Daten aller Dateien.

  • Source.Name: Die erste Spalte zeigt dir oft an, aus welcher Datei der Datensatz stammt. Du kannst sie behalten oder löschen.
  • Datentypen prüfen: Kontrolliere, ob Zahlen als Zahlen und Daten als Datum erkannt wurden (Klick auf das Symbol links neben der Spaltenüberschrift).

Schritt 7: Laden der Daten

Wenn alles passt:

  1. Klicke oben links auf Schließen & laden.
  2. Die kombinierten Daten erscheinen nun als fertige Tabelle in einem neuen Excel-Arbeitsblatt.

Was passiert bei neuen Dateien?

Wenn du im nächsten Monat eine neue Datei erhältst:

  1. Speichere die Datei einfach im selben Ordner ab.
  2. Gehe in Excel in deine Ergebnistabelle.
  3. Rechtsklick in die Tabelle > Aktualisieren.
  4. Power Query liest den Ordner neu ein und fügt die neuen Daten unten an.

Profi-Tipps:

  • Keine Unterordner? Wenn du keine Dateien aus Unterordnern möchtest, kannst du das in Schritt 2 über die Spalte „Folder Path“ steuern.
  • Gleiche Spaltennamen: Achte darauf, dass die Spalten in allen Dateien exakt gleich geschrieben sind (Groß-/Kleinschreibung beachten!), sonst werden sie in Power Query als unterschiedliche Spalten behandelt.
  • Pfad-Änderungen: Wenn du den Ordner verschiebst, musst du in Power Query unter Datenquelleneinstellungen den Pfad einmalig anpassen.
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