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Primavera P6 Tutorial: Kapitel 6.3 – Exportieren von Projektdaten in das Microsoft Project Format (.xml / .mpp)

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Hier ist ein detailliertes Tutorial für das Kapitel 6.3 von Primavera P6.

In der Projektmanagement-Praxis ist es oft notwendig, Daten zwischen verschiedenen Softwarelösungen auszutauschen. Da Microsoft Project (MSP) weit verbreitet ist, bietet Primavera P6 eine integrierte Exportfunktion, um Terminpläne für MSP-Nutzer lesbar zu machen.

In diesem Tutorial lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Projekt korrekt exportieren.

1. Einleitung

Der Export von Primavera P6 zu Microsoft Project erfolgt heutzutage primär über das XML-Format. Frühere Versionen unterstützten auch das MPX-Format, aber XML ist der Standard für den Datenaustausch mit modernen MSP-Versionen (2007 bis heute).

2. Voraussetzungen

  • Das Projekt, das Sie exportieren möchten, muss in Primavera P6 geöffnet sein.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Benutzerrechte für den Export haben.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Den Export-Assistenten öffnen

Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf File (Datei) und wählen Sie dann Export....

Schritt 2: Das Dateiformat auswählen

Es öffnet sich das Fenster „Export“. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  1. Wählen Sie Microsoft Project.
  2. Wählen Sie die entsprechende Version aus dem Dropdown-Menü (z. B. Microsoft Project 2010, 2013, 2016 (XML)).
  3. Klicken Sie auf Next (Weiter).

Schritt 3: Export-Typ festlegen

Wählen Sie „Project“, da Sie den gesamten Terminplan exportieren möchten. Klicken Sie auf Next.

Schritt 4: Das zu exportierende Projekt auswählen

Stellen Sie sicher, dass in der Liste das korrekte Projekt markiert ist (das aktuell geöffnete Projekt wird normalerweise standardmäßig ausgewählt). Klicken Sie auf Next.

Schritt 5: Speicherort wählen

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (...), um den Speicherort auf Ihrem Computer festzulegen und der Datei einen Namen zu geben. Klicken Sie auf Next.

Schritt 6: Das Mapping (Feldzuordnung) konfigurieren

Dies ist der wichtigste Schritt, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt in Microsoft Project ankommen.

  1. Sie sehen ein Fenster für das Template (Vorlage). Sie können das „Default Layout“ verwenden oder ein eigenes erstellen.
  2. Klicken Sie auf Modify..., um zu prüfen, wie Felder (wie Activity ID, Name, Ressourcen) zugeordnet werden.
  3. Im Reiter Links können Sie festlegen, wie Primavera-spezifische Daten (z.B. Activity Codes) in MSP-Textfelder (Text1, Text2 etc.) geschrieben werden.
  4. Nachdem Sie die Einstellungen geprüft haben, klicken Sie auf OK und dann auf Next.

Schritt 7: Den Export abschließen

Klicken Sie auf Finish. Primavera P6 beginnt nun mit dem Konvertierungsprozess. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erscheint die Meldung „Export Result: Export was successful“.

4. Wichtige Hinweise beim Export (Best Practices)

Beim Austausch zwischen P6 und MSP gibt es technologische Unterschiede, die Sie beachten sollten:

  • Kalender: Überprüfen Sie nach dem Import in MSP die Kalendereinstellungen. MSP und P6 berechnen Endtermine manchmal leicht unterschiedlich, wenn die Arbeitszeiten pro Tag nicht identisch definiert sind.
  • Aktivitätstypen: „Start Milestones“ und „Finish Milestones“ werden in der Regel korrekt übertragen. „Level of Effort“-Aktivitäten aus P6 werden in MSP oft als normale Vorgänge mit fester Dauer dargestellt.
  • Einschränkungen (Constraints): P6 kennt mehr Constraint-Typen als MSP. Prüfen Sie, ob „Mandatory Start/Finish“ korrekt übernommen wurde.
  • Logik: Prüfen Sie in MSP, ob alle Anordnungsbeziehungen (FS, SS, FF, SF) noch vorhanden sind.

5. Zusammenfassung

Der Export von Primavera P6 nach Microsoft Project ist über die XML-Schnittstelle unkompliziert. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Mapping, also der Definition, welche Information aus P6 in welches Feld in MSP geschrieben wird.

Nächstes Kapitel (6.4): Importieren von Microsoft Project Dateien in Primavera P6.

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