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Primavera P6 Tutorial: Kapitel 6.1 – Daten in das XER-Format exportieren

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Dieses Tutorial führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess des Exports von Projektdaten aus Primavera P6 in das XER-Format. Das XER-Format ist das Standard-Dateiformat von Primavera, das verwendet wird, um Zeitpläne zwischen verschiedenen Datenbanken, Planern oder Unternehmen zu teilen.

Einleitung

Warum exportieren wir in XER?

  • Datenaustausch: Um den Zeitplan an Kunden oder Subunternehmer zu senden.
  • Backup: Um eine Kopie eines bestimmten Projektstandes zu sichern.
  • Versionskontrolle: Um verschiedene Szenarien außerhalb der Hauptdatenbank zu speichern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Projekt auswählen

Bevor du den Export startest, stelle sicher, dass du das Projekt (oder die Projekte), die du exportieren möchtest, in Primavera P6 geöffnet hast.

  • Gehe zum Reiter Projects.
  • Rechtsklick auf das Projekt -> Open Project.

2. Den Export-Assistenten öffnen

  • Klicke in der oberen Menüleiste auf File (Datei).
  • Wähle den Punkt Export... aus.

3. Export-Format wählen

Ein Dialogfenster öffnet sich.

  • Wähle die Option Primavera PM - (XER).
  • Version auswählen: Im Dropdown-Menü unter der Auswahl kannst du die Version bestimmen (z. B. 21.12, 19.12 etc.).
    • Tipp: Wenn der Empfänger eine ältere Primavera-Version nutzt, wähle eine Version, die gleich oder niedriger als seine ist. Eine neuere Version kann in einer alten Software oft nicht geöffnet werden.
  • Klicke auf Next.

4. Export-Typ festlegen

Hier hast du meist drei Optionen:

  • Project: Exportiert das gesamte Projekt inklusive Aktivitäten, Logik und Ressourcen. (Standard)
  • Resource Only: Exportiert nur die Ressourcenliste.
  • Role Only: Exportiert nur die Rollendefinitionen.
  • Wähle Project und klicke auf Next.

5. Projekt auswählen

  • Setze ein Häkchen bei dem Projekt, das exportiert werden soll. Du kannst hier auch mehrere Projekte gleichzeitig markieren, wenn diese in einer einzigen XER-Datei zusammengefasst werden sollen.
  • Klicke auf Next.

6. Dateinamen und Speicherort festlegen

  • Klicke auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (...), um den Speicherort auf deinem Computer zu wählen.
  • Gib der Datei einen aussagekräftigen Namen (z.B. 2023-10-27_Projekt_A_Update.xer).
  • Klicke auf Next.

7. Abschluss des Exports

  • Überprüfe die Zusammenfassung im letzten Fenster.
  • Klicke auf Finish.
  • Nach kurzem Prozess erscheint die Meldung: "Export was successful".

Wichtige Hinweise für die Praxis

  1. Globale Daten: Beachte, dass beim XER-Export auch globale Daten wie Activity Codes, Calendars und Resources mit exportiert werden. Wenn der Empfänger die Datei importiert, werden diese Daten in seine Datenbank geschrieben.
  2. Sicherheit: XER-Dateien sind nicht verschlüsselt. Jeder, der Primavera P6 besitzt, kann die Datei öffnen und alle Details (einschließlich Kosten, falls hinterlegt) sehen.
  3. POBS-Daten (Performance Warning): In älteren P6-Versionen gab es oft Probleme mit sogenannten "POBS"-Tabellen, die XER-Dateien unnötig groß machten und den Import verlangsamten. Moderne Versionen (ab V17) haben dieses Problem weitgehend behoben. Falls dein Export sehr lange dauert, könnte dies die Ursache sein.

Zusammenfassung

Das Exportieren von XER-Dateien ist ein Routinevorgang. Der wichtigste Punkt ist die Wahl der richtigen Versionsnummer, damit der Empfänger die Datei problemlos importieren kann.

Nächstes Kapitel (6.2): Importieren von XER-Dateien und Umgang mit Import-Konfigurationen.

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