Tutorials

Budget-Ressourcen in Microsoft Project 2010 erstellen und zuweisen — Schritt‑für‑Schritt‑Tutorial

Melden

Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung und Zuweisung von Budget-Ressourcen in Microsoft Project 2010.

Was sind Budget-Ressourcen?

In Project 2010 sind Budget-Ressourcen spezielle Ressourcen, die dazu dienen, die finanziellen oder zeitlichen Obergrenzen eines Projekts festzulegen. Im Gegensatz zu normalen Kostenressourcen (die einzelnen Vorgängen zugeordnet werden) werden Budget-Ressourcen auf der Ebene des gesamten Projekts (dem Projekt-Sammelvorgang) definiert.

Schritt 1: Die Budget-Ressource anlegen

Bevor Sie ein Budget festlegen können, müssen Sie die Ressource in der Ressourcenliste definieren.

  1. Öffnen Sie Ihr Projekt in MS Project 2010.
  2. Wechseln Sie zur Ressourcetabelle (Klicken Sie auf den Reiter Ansicht > Ressourcetabelle).
  3. Geben Sie in der Spalte Ressourcenname einen Namen ein (z. B. „Projektbudget Finanzen“ oder „Max. Arbeitsstunden“).
  4. Wählen Sie in der Spalte Art den Typ aus:
    • Kosten: Für finanzielle Budgets (am häufigsten verwendet).
    • Arbeit: Wenn Sie ein Budget für die Gesamtstundenzahl festlegen wollen.
    • Material: Für Mengenbegrenzungen (z. B. Tonnen Stahl).
  5. Wichtigster Schritt: Markieren Sie die Ressource und öffnen Sie das Fenster Informationen zur Ressource (Doppelklick auf die Ressource).
  6. Aktivieren Sie auf dem Reiter Allgemein das Kontrollkästchen Budget.
  7. Klicken Sie auf OK.

Schritt 2: Den Projekt-Sammelvorgang anzeigen

Budget-Ressourcen können nur dem Projekt-Sammelvorgang (Zeile 0) zugewiesen werden. Falls dieser nicht sichtbar ist:

  1. Wechseln Sie in die Ansicht Gantt-Diagramm.
  2. Klicken Sie oben im Menüband auf den Reiter Format.
  3. Ganz rechts in der Gruppe Einblenden/Ausblenden setzen Sie einen Haken bei Projektsammelvorgang.
    • Nun erscheint in Zeile 0 der Name Ihres Projekts.

Schritt 3: Die Budget-Ressource zuweisen

  1. Markieren Sie den Projektsammelvorgang (Zeile 0).
  2. Klicken Sie auf den Reiter Ressource und dann auf Ressourcen zuweisen (oder drücken Sie Alt + F10).
  3. Wählen Sie Ihre zuvor erstellte Budget-Ressource aus der Liste aus.
  4. Klicken Sie auf Zuweisen und dann auf Schließen.

Schritt 4: Budgetwerte eingeben

Budgetwerte werden nicht in der Ressourcetabelle eingegeben, sondern in einer Einsatz-Ansicht.

  1. Wechseln Sie zur Ansicht Vorgang: Einsatz (Reiter Ansicht > Vorgang: Einsatz).
  2. Suchen Sie den Projektsammelvorgang (Zeile 0). Darunter sehen Sie nun Ihre zugewiesene Budget-Ressource.
  3. Um die Werte einzugeben, müssen Sie eventuell die richtige Spalte hinzufügen:
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalte einfügen.
    • Wählen Sie Budgetkosten (wenn es eine Kostenressource ist) oder Budgetarbeit (wenn es eine Arbeitsressource ist).
  4. Tragen Sie nun in der Zeile der Ressource den Gesamtbetrag in das Feld Budgetkosten ein.

Schritt 5: Budget mit tatsächlichen Kosten vergleichen (Tracking)

Der Vorteil von Budget-Ressourcen ist, dass Sie sie in Berichten den tatsächlichen Kosten gegenüberstellen können.

  1. Gehen Sie auf den Reiter Projekt.
  2. Klicken Sie auf Berichte.
  3. Wählen Sie Kosten und dann Budgetbericht.
  4. Project erstellt eine Übersicht, die das festgelegte Budget mit den geplanten Kosten der „normalen“ Ressourcen vergleicht.

Zusammenfassung / Profi-Tipps:

  • Keine Kostensätze: Budget-Ressourcen haben keine Standard- oder Überstundensätze in der Ressourcetabelle. Ihr Wert wird ausschließlich manuell über das Feld "Budgetkosten" gesteuert.
  • Nur für Zeile 0: Wenn Sie versuchen, eine Budget-Ressource einem normalen Vorgang zuzuweisen, wird Project dies zwar zulassen, Sie können dort aber keine Budgetwerte eintragen.
  • Mehrere Budgets: Sie können verschiedene Budget-Ressourcen anlegen, um z.B. „Reisekosten“, „Personalbudget“ und „Materialbudget“ getrennt zu tracken.
0