Master-Tutorial: Manuelle vs. Automatische Terminplanung in Microsoft Project 2016

Hier ist ein ausführliches Tutorial zum Thema „Manuelle vs. Automatische Terminplanung in Microsoft Project 2016“.

In Microsoft Project 2016 ist eine der wichtigsten Entscheidungen zu Beginn eines Projekts die Wahl des Planungsmodus. Dieser Modus bestimmt, wie Project mit Daten, Dauern und Abhängigkeiten umgeht.

1. Einleitung: Die zwei Modi im Überblick

Seit der Version 2010 bietet Microsoft Project zwei grundlegend verschiedene Arten, Vorgänge (Tasks) zu verwalten:

• Manuelle Planung (Manually Schedule): Sie haben die volle Kontrolle. Project berechnet nichts automatisch.
• Automatische Planung (Auto Schedule): Project agiert als Rechenmaschine und kalkuliert Termine basierend auf Logik, Kalendern und Verknüpfungen.

2. Manuelle Planung (Manually Schedule)

Die manuelle Planung ist ideal für die frühe Phase eines Projekts (Brainstorming), wenn noch viele Details unklar sind.

Merkmale:

• Symbol: Eine kleine graue Reißzwecke 📌.
• Flexibilität: Sie können Platzhaltertexte in die Datumsfelder schreiben (z. B. „TBD“, „Nächsten Sommer“ oder „Anfang Januar“).
• Keine Automatik: Wenn sich ein verknüpfter Vorgang verschiebt, bleibt der manuell geplante Vorgang einfach an seinem Platz stehen. Es entstehen keine Warnungen, es sei denn, Sie erzwingen diese.
• Keine Balken-Berechnung: Im Gantt-Diagramm wird der Balken oft nur blass oder gar nicht angezeigt, wenn keine exakten Daten vorliegen.

Wann sinnvoll?

• Wenn Sie nur grobe Schätzungen haben.
• Wenn Sie verhindern wollen, dass Project Ihre Termine „ungefragt“ verschiebt.

3. Automatische Planung (Auto Schedule)

Dies ist der Standardmodus für professionelles Projektmanagement, um die volle Power der Software zu nutzen.

Merkmale:

• Symbol: Ein kleiner blauer Balken mit Pfeil 📅.
• Berechnungslogik: Project berechnet das Start- und Enddatum basierend auf:
  1. Verknüpfungen (Anordnungsbeziehungen).
  2. Einschränkungen (z. B. „Muss anfangen am“).
  3. Projektkalendern (Arbeitszeiten, Feiertage).
• Dynamik: Ändert sich die Dauer eines Vorgängers, verschieben sich alle nachfolgenden Vorgänge automatisch mit.

Wann sinnvoll?

• Sobald der Projektplan steht und Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben haben.
• Um den „Kritischen Weg“ zu ermitteln.
• Für präzises Zeitmanagement und Ressourcenplanung.

4. Wie man den Modus ändert

Es gibt drei Wege, den Planungsmodus in MS Project 2016 zu steuern:

A. Für das gesamte neue Projekt (Standardeinstellung)

Schauen Sie ganz unten links in die Statusleiste. Dort steht entweder „Neue Vorgänge: Manuell geplant“ oder „Automatisch geplant“. Klicken Sie darauf, um den Standardmodus für alle zukünftigen Aufgaben in diesem Projekt zu ändern.

B. Für einen einzelnen Vorgang

Klicken Sie in der Tabelle auf den gewünschten Vorgang. Gehen Sie im Menüband auf den Reiter Vorgang und wählen Sie in der Gruppe „Zeitplan“ entweder Manuelle Planung oder Automatische Planung.

C. Über die Spalte „Vorgangsmodus“

In der Standardansicht „Gantt-Diagramm“ ist die erste Spalte (mit dem Symbol) die Spalte Vorgangsmodus. Klicken Sie in die Zelle eines Vorgangs, um über ein Dropdown-Menü den Modus zu wechseln.

5. Vergleichstabelle: Manuell vs. Automatisch

6. Best Practice Empfehlung

Ein bewährter Workflow in MS Project 2016 sieht so aus:

1. Phase 1 (Brainstorming): Erfassen Sie alle Aufgaben im Modus Manuelle Planung. Sammeln Sie Ideen, ohne sich um exakte Termine zu kümmern.
2. Phase 2 (Strukturierung): Verknüpfen Sie die Vorgänge (Vorgänger/Nachfolger).
3. Phase 3 (Finalisierung): Markieren Sie alle Vorgänge (Strg + A) und schalten Sie diese auf Automatische Planung um. Nun sehen Sie sofort, wann das Projekt realistisch fertig wird.
4. Phase 4 (Überwachung): Behalten Sie den automatischen Modus bei, um bei Verzögerungen sofort die Auswirkungen auf das Projektende zu sehen.

Profi-Tipp:

Wenn Sie in einem automatisch geplanten Projekt plötzlich einen „roten Kringel“ unter einem Datum sehen, bedeutet das meist, dass eine manuelle Planung eine logische Verknüpfung verletzt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um die Option „Auf automatische Planung verschieben“ zu wählen – so bereinigen Sie Ihren Zeitplan!