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Tutorial: Daten in Excel aus einer Zelle in mehrere Spalten aufteilen (Text in Spalten)

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel Daten aus einer einzigen Zelle auf mehrere Spalten verteilst und dabei gezielt unerwünschte Informationen (wie Jahreszahlen) ausschließt.

Häufig erhält man Datenformate, bei denen Vorname, Nachname und andere Infos (z. B. ein Datum oder eine Jahreszahl) in einer einzigen Zelle stehen, getrennt durch Kommas oder Leerzeichen. Excel bietet hierfür die Funktion „Text in Spalten“.

Schritt 1: Die Daten vorbereiten

  1. Markiere die Zellen oder die gesamte Spalte, die du aufteilen möchtest.
  2. Wichtig: Stelle sicher, dass rechts neben dieser Spalte genügend leere Spalten frei sind, damit vorhandene Daten nicht überschrieben werden.

Schritt 2: Den Assistenten starten

  1. Gehe im Menüband oben auf den Reiter Daten.
  2. Klicke in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Text in Spalten.

Schritt 3: Den Dateityp wählen (Schritt 1 von 3 des Assistenten)

  1. Wähle die Option „Getrennt“ aus (da deine Daten wahrscheinlich durch ein Zeichen wie ein Komma, Semikolon oder Leerzeichen getrennt sind).
  2. Klicke auf Weiter.

Schritt 4: Trennzeichen festlegen (Schritt 2 von 3)

  1. Wähle das Trennzeichen aus, das in deinen Daten verwendet wird (z. B. Leerzeichen oder Tabstopp).
  2. In der Datenvorschau am unteren Rand siehst du sofort, wie Excel die Spalten aufteilen wird.
  3. Klicke auf Weiter.

Schritt 5: Jahreszahlen ignorieren (Schritt 3 von 3)

Dies ist der wichtigste Schritt, um unerwünschte Spalten (wie Jahreszahlen) gar nicht erst zu importieren:

  1. In der Datenvorschau unten siehst du nun die einzelnen Spalten, wie sie erstellt werden.
  2. Klicke die Spalte an, die die Jahreszahlen enthält (sie wird schwarz markiert).
  3. Wähle oben unter „Datenformat der Spalten“ die Option „Spalte nicht importieren (überspringen)“.
  4. Über der Spalte in der Vorschau steht nun „Spalte überspringen“.
  5. Wiederhole dies für alle Spalten, die du nicht benötigst.
  6. Klicke auf Fertig stellen.

Alternative: Die „Blitzvorschau“ (Flash Fill)

Wenn die Jahreszahlen nicht immer an der gleichen Stelle stehen und der Assistent oben zu kompliziert ist, kannst du die Blitzvorschau nutzen:

  1. Schreibe in die Spalte rechts neben deine Originaldaten manuell das gewünschte Ergebnis der ersten Zeile (z. B. nur den Namen ohne die Jahreszahl).
  2. Gehe in die nächste Zeile und beginne, den nächsten Namen zu tippen.
  3. Excel erkennt das Muster und macht einen grauen Vorschlag für alle weiteren Zellen.
  4. Drücke einfach Enter, um alle Daten automatisch ohne die Jahreszahlen zu übernehmen.

Profi-Tipp:

Sollten die Jahreszahlen mitten im Text stehen und kein klares Trennzeichen existieren, kannst du vor der Aufteilung die Funktion Suchen und Ersetzen (Strg + H) nutzen, um bestimmte Jahreszahlen (z.B. "2023") einfach durch "Nichts" zu ersetzen und so zu löschen.

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