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Primavera P6 Tutorial: Zeitplan-Update via Excel-Import

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du einen Primavera P6 Zeitplan mithilfe von Microsoft Excel aktualisierst.

Die Aktualisierung eines Projektplans direkt in Primavera P6 kann bei vielen Aktivitäten zeitaufwendig sein. Der Export nach Excel ermöglicht es Projektbeteiligten, Fortschritte schnell einzutragen, die dann gesammelt in P6 importiert werden können.

Schritt 1: Den Export aus Primavera P6 vorbereiten

Bevor du Daten in Excel bearbeiten kannst, musst du eine Vorlage aus P6 exportieren.

  1. Öffne dein Projekt in Primavera P6.
  2. Gehe im Menü auf File (Datei) > Export.
  3. Wähle im Export-Assistenten Spreadsheet - (XLSX) und klicke auf Next.
  4. Wähle den Datentyp aus (meistens Activities, optional auch Resource Assignments), den du aktualisieren möchtest. Klicke auf Next.
  5. Setze das Häkchen bei deinem Projekt und klicke auf Next.
  6. Die Vorlage (Template): Klicke auf Modify... (Bearbeiten) oder Add, um festzulegen, welche Spalten exportiert werden.
    • Wichtige Felder für ein Update:
      • Activity ID & Activity Name (Pflicht zur Identifikation)
      • Activity Status (Started, Completed, Not Started)
      • Actual Start & Actual Finish
      • Percent Complete (je nach Einstellung des Projekts)
      • Remaining Duration
  7. Wähle den Speicherort für die Excel-Datei und klicke auf Finish.

Schritt 2: Daten in Excel aktualisieren

Öffne die exportierte Excel-Datei. Beachte dabei folgende Regeln, damit der Import später funktioniert:

  1. Struktur beibehalten: Verändere niemals die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile oder die kryptischen Codes in der zweiten Zeile. P6 nutzt diese, um die Daten zuzuordnen.
  2. Daten eingeben:
    • Activity Status: Ändere den Status auf "Started" oder "Completed".
    • Daten: Trage bei begonnenen Aktivitäten ein Actual Start Datum ein. Bei abgeschlossenen Aktivitäten zusätzlich ein Actual Finish Datum.
    • Restdauer: Aktualisiere die Remaining Duration, falls die Aktivität noch läuft.
  3. Formatierung: Achte darauf, dass Datumsangaben im korrekten Format stehen (meist übernimmt Excel das Format von P6).
  4. Speichere die Datei ab.

Schritt 3: Den Re-Import in Primavera P6 durchführen

Nachdem die Daten in Excel aktualisiert wurden, bringst du sie zurück nach P6.

  1. Gehe in P6 auf File (Datei) > Import.
  2. Wähle Spreadsheet - (XLSX) und klicke auf Next.
  3. Wähle die aktualisierte Excel-Datei aus.
  4. Wähle den Datentyp (Activities) aus, den du importieren möchtest.
  5. Import-Optionen: Stelle sicher, dass unter "Import Action" Update Existing Project ausgewählt ist.
  6. Wähle in der Spalte "Import To" das richtige Projekt aus.
  7. Klicke auf Finish. P6 zeigt eine Erfolgsmeldung an, sobald der Import abgeschlossen ist.

Schritt 4: Den Zeitplan neu berechnen (Scheduling)

Nach dem Import sind die Daten zwar in der Datenbank, aber die Logik des Zeitplans wurde noch nicht aktualisiert.

  1. Drücke die Taste F9 (oder gehe auf Tools > Schedule).
  2. Wähle das aktuelle Data Date (Stichtag des Updates) aus.
  3. Klicke auf Schedule.

Dein Zeitplan ist nun auf dem neuesten Stand!

Wichtige Tipps & Fallstricke

  • Keine neuen Zeilen: Erstelle in Excel keine neuen Aktivitäten (Zeilen). Dies funktioniert zwar theoretisch, führt aber oft zu Fehlern bei Kalendern oder WBS-Zuordnungen. Neue Aktivitäten sollten direkt in P6 angelegt werden.
  • User Defined Fields (UDFs): Wenn du benutzerdefinierte Felder nutzt, kannst du diese ebenfalls über Excel massenweise befüllen.
  • Fehlermeldungen: Wenn der Import fehlschlägt, liegt es oft an einem falschen Datumsformat in Excel oder daran, dass die zweite Zeile (die P6-Codes) gelöscht oder verändert wurde.
  • Sicherungskopie: Erstelle immer einen Baseline-Stand oder einen Export (XER-Datei) deines Projekts, bevor du einen Excel-Import durchführst, falls Daten falsch überschrieben werden.
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