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Tutorial: Primavera P6 Projekt nach Excel exportieren – Das „Look-alike“ Design

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du deinen Projektplan aus Primavera P6 nach Excel exportierst und dabei das typische „Primavera-Look-and-Feel“ (Struktur, Farben, Hierarchien) beibehältst.

Wer mit Primavera P6 arbeitet, kennt das Problem: Der Standard-Export (XLSX) liefert zwar alle Daten, sieht aber oft unübersichtlich aus und verliert die visuelle Hierarchie (WBS). In diesem Tutorial zeige ich dir zwei Wege, wie du ein professionelles „Look-alike“ in Excel erstellst.

Methode 1: Der „Copy-Paste“-Trick (Am schnellsten für Look-alike)

Diese Methode ist oft besser als der direkte Export, da sie die Farben und die Einrückungen der PSP-Struktur (WBS) direkt übernimmt.

Schritt 1: Ansicht in Primavera P6 vorbereiten

  1. Öffne dein Projekt in Primavera P6.
  2. Blende alle Spalten ein, die du in Excel sehen möchtest (Rechtsklick -> Columns).
  3. Stelle sicher, dass die Hierarchie korrekt angezeigt wird (Gruppierung nach WBS).
  4. Klappe alle Ebenen so weit auf, wie du sie im Export benötigst.

Schritt 2: Daten kopieren

  1. Klicke auf eine beliebige Zeile im Aktivitäten-Fenster.
  2. Drücke Strg + A (Alles markieren).
  3. Drücke Strg + C (Kopieren).

Schritt 3: In Excel einfügen & formatieren

  1. Öffne eine leere Excel-Datei.
  2. Klicke in Zelle A1 und drücke Strg + V.
  3. Wichtig: Excel übernimmt oft die Hintergrundfarben der WBS-Ebenen. Sollte die Einrückung fehlen, kannst du die Spalte „Activity ID“ oder „Name“ nutzen, um die Ebenen manuell leicht einzurücken.

Methode 2: Der offizielle Excel-Export mit manuellem Finetuning

Wenn du große Datenmengen hast, ist der offizielle Export sicherer.

Schritt 1: Export-Assistent starten

  1. Gehe auf File > Export.
  2. Wähle Spreadsheet - (XLSX) und klicke auf Next.
  3. Wähle Activities (und ggf. Relationships), klicke auf Next.
  4. Setze den Haken bei deinem Projekt.

Schritt 2: Template erstellen (Wichtig für Look-alike)

  1. Klicke auf Modify, um dein Export-Template anzupassen.
  2. Wähle im Reiter Columns genau die Spalten aus, die du in P6 siehst.
  3. Tipp für die Hierarchie: Füge das Feld WBS hinzu, damit du in Excel nach den Ebenen sortieren oder filtern kannst.
  4. Schließe den Export ab.

So machst du den Excel-Export zum „Look-alike“

Egal welche Methode du nutzt, hier sind die Schritte, um das typische Primavera-Design in Excel nachzubauen:

1. Die WBS-Farben (Das Herzstück)

In Primavera haben die WBS-Ebenen oft Standardfarben (Blau, Hellblau, Grün, Gelb).

  • Markiere deine WBS-Zeilen in Excel.
  • Nutze die Füllfarbe, um die Hierarchieebenen zu kennzeichnen.
  • Profi-Tipp: Nutze die „Bedingte Formatierung“ in Excel. Wenn die Spalte „Activity ID“ leer ist (was bei WBS-Zeilen oft der Fall ist), soll die ganze Zeile fett und farbig markiert werden.

2. Einrückungen (Indentation)

In P6 sind die Namen der Aktivitäten unter der WBS eingerückt.

  • Markiere die Spalte mit den Aktivitäten-Namen.
  • Nutze in Excel den Button „Einzug vergrößern“, um die Hierarchie optisch darzustellen.

3. Gitternetzlinien und Schriftart

  • Wähle als Schriftart Arial oder Segoe UI in Größe 8 oder 9 (Standard in P6).
  • Setze dünne graue Rahmenlinien um alle Zellen.
  • Fixiere die oberste Zeile (Ansicht > Fenster fixieren > Oberste Zeile fixieren), damit die Spaltenüberschriften beim Scrollen sichtbar bleiben.

4. Das Gantt-Chart „faken“ (Optional)

Wenn du auch den Zeitbalken (Gantt) in Excel andeuten willst:

  1. Erstelle rechts neben deinen Daten Spalten für Kalenderwochen oder Monate.
  2. Nutze eine einfache Formel oder bedingte Formatierung: Wenn das Datum der Spalte zwischen Start und Finish der Aktivität liegt, färbe die Zelle (z.B. Blau für Aktivitäten, Rot für kritischen Pfad).

Zusammenfassung der Checkliste

  • [ ] Spalten-Layout in P6 = Spalten-Layout in Excel.
  • [ ] WBS-Ebenen farblich hervorheben (Blau/Grün/Gelb).
  • [ ] Text-Einzug für Aktivitäten nutzen.
  • [ ] Zeilenhöhen verringern für den kompakten P6-Look.
  • [ ] Spaltenüberschriften fett und mit grauem Hintergrund.

Mit diesen Schritten sieht dein Excel-Bericht so professionell aus, als hättest du direkt einen Screenshot aus Primavera gemacht – aber mit dem Vorteil, dass deine Kollegen die Daten in Excel weiterverarbeiten können!

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