Wie kann ich verhindern, dass sich Felder in Word beim Öffnen oder Drucken ändern?
- Einführung in das Verhalten von Feldern in Word
- Warum aktualisieren sich Felder automatisch?
- Verhindern der automatischen Feldaktualisierung beim Öffnen des Dokuments
- Verhindern der Feldaktualisierung beim Drucken
- Weitere Tipps zur Steuerung der Feldaktualisierung
- Zusammenfassung
Einführung in das Verhalten von Feldern in Word
In Microsoft Word werden Felder eingesetzt, um dynamische Inhalte wie Datum, Uhrzeit, Verknüpfungen, Querverweise oder Berechnungen anzuzeigen. Standardmäßig können sich diese Felder automatisch aktualisieren, wenn das Dokument geöffnet oder gedruckt wird. Dieses Verhalten kann unerwünscht sein, wenn Sie beispielsweise ein Datum beibehalten wollen, das zum Zeitpunkt der Erstellung gültig war, oder wenn sich Verknüpfungen nicht verändern sollen. Daher ist es wichtig zu wissen, wie Sie das automatische Aktualisieren dieser Felder verhindern können.
Warum aktualisieren sich Felder automatisch?
Felder aktualisieren sich in Word üblicherweise, um sicherzustellen, dass der Dokumentinhalt aktuell ist. Beim Öffnen eines Dokuments oder beim Drucken löst Word standardmäßig ein Update aller Felder aus. Dies stellt sicher, dass z.B. das Datum, Seitenzahlen oder Verweise immer aktuell dargestellt werden. Allerdings kann dies zu Problemen führen, wenn Sie eine statische Version der Inhalte benötigen.
Verhindern der automatischen Feldaktualisierung beim Öffnen des Dokuments
Um zu verhindern, dass sich Felder beim Öffnen des Word-Dokuments ändern, können Sie einige Einstellungen und Vorgehensweisen anwenden. Ein wirksamer Weg ist, die Felder in statischen Text umzuwandeln. Das erreichen Sie, indem Sie die Felder markieren und dann mit der Tastenkombination Strg + Umschalt + F9 die Felder in normalen Text umwandeln. Dabei verlieren die Felder ihre dynamische Eigenschaft und bleiben unverändert.
Wenn Sie die Felder hingegen beibehalten wollen, aber die automatische Aktualisierung verhindern möchten, hilft es, in den Word-Optionen eine bestimmte Einstellung zu prüfen. Unter Datei → Optionen → Anzeige finden Sie die Option Felder vor dem Drucken aktualisieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden Felder nicht automatisch beim Drucken aktualisiert. Für die automatische Aktualisierung beim Öffnen gibt es keine direkte Einstellung in Word, hier muss meist über Makros oder manuelles Umwandeln gearbeitet werden.
Verhindern der Feldaktualisierung beim Drucken
Beim Drucken eines Word-Dokuments kann es vorkommen, dass Felder automatisch aktualisiert werden, insbesondere wenn die Option unter den Einstellungen aktiviert ist. Um dies zu verhindern, sollten Sie sicherstellen, dass in den Word-Optionen unter Datei → Optionen → Anzeige die Checkbox Felder vor dem Drucken aktualisieren deaktiviert ist. Dadurch bleibt der Feldinhalt beim Ausdruck gleich und wird nicht aktualisiert.
Alternativ können Sie das Dokument vor dem Drucken in eine statische Form bringen, indem Sie alle Felder in Texte umwandeln (Strg + A, um alles zu markieren, dann Strg + Umschalt + F9 zum Umwandeln der Felder). Beachten Sie jedoch, dass dies die Dynamik der Felder komplett aufhebt.
Weitere Tipps zur Steuerung der Feldaktualisierung
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, selektiv nur bestimmte Felder zu schützen. Word bietet keine eingebaute Funktion, einzelne Felder von der Aktualisierung auszunehmen, aber Sie können über bedingte Felder oder spezielle Feldfunktionen steuern, wann und wie sie aktualisiert werden. Für sehr spezifische Anforderungen können Sie auch VBA-Makros schreiben, die beim Öffnen oder Drucken das Aktualisieren der Felder unterbinden oder gezielt steuern.
Außerdem ist es hilfreich, stets eine Kopie des Originals aufzubewahren, falls eine automatische Aktualisierung zu unerwünschten Änderungen führt. Bei umfangreichen Formularen oder komplexen Dokumenten kann die Umwandlung der Felder in statischen Text für eine Archivierung sinnvoll sein.
Zusammenfassung
Um zu verhindern, dass sich Felder in Word beim Öffnen oder Drucken ändern, sollten Sie primär die automatische Aktualisierung der Felder in den Word-Optionen deaktivieren. Für das Drucken gibt es eine klare Einstellung, die Deaktivierung von Felder vor dem Drucken aktualisieren. Beim Öffnen gibt es keine direkte globale Einstellung, daher empfiehlt es sich, Felder, die nicht wechseln sollen, vor dem Speichern in statischen Text umzuwandeln. Bei Bedarf können auch Makros zum Einsatz kommen, um die Feldaktualisierung individuell zu steuern. Durch diese Maßnahmen bleibt der Inhalt der Felder stabil und ändert sich nicht unerwartet.