Wie filtere ich Daten in Power Query, bevor ich sie in Excel lade?
- Einführung in das Filtern von Daten in Power Query
- Der Power Query Editor
- Filtern anhand von Spaltenwerten
- Mehrfache Kriterien und komplexe Filter
- Filtern mittels bedingter Spalten oder benutzerdefinierter Formeln
- Vorschau und Laden der gefilterten Daten
- Zusammenfassung
Einführung in das Filtern von Daten in Power Query
Power Query ist ein leistungsstarkes Werkzeug in Excel, mit dem Sie Daten aus unterschiedlichsten Quellen importieren, transformieren und vorbereiten können. Bevor die bearbeiteten Daten in das Excel-Arbeitsblatt geladen werden, ist es häufig sinnvoll, irrelevante oder unerwünschte Daten bereits in Power Query zu filtern. Dadurch werden nur die benötigten Informationen geladen, was die Performance verbessert und eine bessere Übersicht ermöglicht.
Der Power Query Editor
Um Daten in Power Query zu filtern, öffnen Sie zunächst den Power Query Editor. Dies erfolgt meist über den Reiter Daten in Excel, indem Sie auf Daten abrufen & transformieren klicken und eine Datenquelle auswählen oder bereits importierte Abfragen bearbeiten. Im Power Query Editor sehen Sie Ihre Daten in tabellarischer Form, und dort stehen verschiedene Werkzeuge zum Filtern zur Verfügung.
Filtern anhand von Spaltenwerten
Eine einfache Möglichkeit, Daten zu filtern, besteht darin, gezielt auf eine oder mehrere Spalten zuzugreifen und dort bestimmte Kriterien anzuwenden. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil im Spaltenkopf. Es öffnet sich ein Filtermenü, in dem Sie einzelne Werte auswählen oder abwählen können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mittels Textfilter (z.B. beginnt mit, enthält), Zahlenfilter (z.B. größer als, zwischen) oder Datumsfilter (z.B. vor, nach) genauere Bedingungen festzulegen.
Mehrfache Kriterien und komplexe Filter
Power Query erlaubt es auch, mehrere Filter hintereinander anzuwenden. Jeder angewendete Filter wird als Schritt in der rechten Seitenleiste sichtbar und kann bei Bedarf angepasst oder gelöscht werden. Das bedeutet, dass Sie erst nach einem bestimmten Wert filtern und anschließend einen weiteren Filter auf eine andere Spalte anwenden können. So lassen sich komplexe Abfragen sehr flexibel gestalten.
Filtern mittels bedingter Spalten oder benutzerdefinierter Formeln
Für anspruchsvollere Filterkriterien kann man in Power Query eigene bedingte Spalten erstellen oder benutzerdefinierte Filter über die M-Sprache schreiben. Im Menü unter Spalte hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, eine Bedingung anzugeben, die z. B. nur dann true ist, wenn mehrere Kriterien erfüllt sind. Alternativ können Sie über den Erweiterten Editor direkt M-Code bearbeiten und so sehr spezifische Filter implementieren.
Vorschau und Laden der gefilterten Daten
Sobald Sie Ihre Filter angewendet haben, sehen Sie in der Vorschau nur noch die gefilterten Datensätze. Die geänderte Ansicht entspricht dem Zustand, der später ins Excelblatt geladen wird. Um die Daten zu übernehmen, klicken Sie auf Schließen & laden (bzw. Schließen & laden in…) im Power Query Editor. Dadurch werden ausschließlich die gefilterten Daten in Ihre Arbeitsmappe übernommen.
Zusammenfassung
Das Filtern von Daten in Power Query vor dem Laden in Excel ist ein zentraler Schritt bei der Datenaufbereitung. Durch die intuitive Filterfunktion in Spaltenköpfen, die Möglichkeit, mehrere Filter zu kombinieren, sowie die Option, benutzerdefinierte Bedingungen zu nutzen, können Sie Ihre Daten effizient und zielgerichtet eingrenzen. Das Ergebnis ist eine sauber gefilterte Datenmenge, die Ihren Anforderungen genau entspricht und in Excel weiterverwendet werden kann.