Power Query-Abfrage automatisch aktualisieren und speichern
- Speichern der Power Query-Abfrage
- Automatisches Aktualisieren der Abfrage in Excel
- Automatische Aktualisierung in Power BI Desktop
- Zusammenfassung
Speichern der Power Query-Abfrage
Wenn Sie eine Power Query-Abfrage erstellen, geschieht das in der Regel innerhalb von Microsoft Excel oder Power BI. Die Abfrage selbst wird in der Arbeitsmappe (bei Excel) oder im Power BI-Dataset hinterlegt. Um sicherzustellen, dass Ihre Abfrage nach dem Erstellen nicht verloren geht, speichern Sie zunächst die Arbeitsmappe oder die Power BI-Datei wie gewohnt über Datei > Speichern. Die Power Query-Abfrage ist Bestandteil der Datei und wird dort automatisch eingebettet.
Automatisches Aktualisieren der Abfrage in Excel
Damit Ihre Power Query-Abfrage nicht nur gespeichert, sondern auch automatisch aktualisiert wird, müssen Sie in Excel gewisse Einstellungen vornehmen. Öffnen Sie zunächst Ihre Arbeitsmappe mit der Power Query-Abfrage. Gehen Sie zum Reiter Abfragen oder klicken Sie auf eine der Abfragen, um die Abfrageeinstellungen zu sehen.
Unter Daten finden Sie die Gruppe Abfragen und Verbindungen. Klicken Sie dort auf Verbindungen, um die Liste der Datenverbindungen zu öffnen. Wählen Sie die betreffende Verbindung, die Ihre Power Query-Abfrage repräsentiert, und klicken Sie auf Eigenschaften.
Im Eigenschaften-Fenster gibt es verschiedene Optionen, die das Aktualisierungsverhalten steuern. Um das automatische Aktualisieren zu aktivieren, setzen Sie einen Haken bei Beim Öffnen der Datei automatisch aktualisieren. Auf diese Weise wird die Abfrage jedes Mal neu geladen, wenn Sie die Excel-Arbeitsmappe öffnen.
Zusätzlich können Sie die Option Alle n Minuten aktualisieren einstellen, falls die Datei während der Nutzung geöffnet bleibt und die Daten in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden sollen. Beachten Sie dabei, dass nicht alle Datenquellen das Live-Refresh unterstützen und dass häufige Aktualisierungen die Performance beeinträchtigen können.
Automatische Aktualisierung in Power BI Desktop
In Power BI Desktop werden Power Query-Abfragen immer dann aktualisiert, wenn Sie die Datenquelle manuell oder über das Menü Start > Aktualisieren neu laden. Power BI Desktop speichert die Abfrage im Datei-Format .pbix, das alle Abfragen enthält.
Eine automatische Aktualisierung bei Öffnen der Datei gibt es in Power BI Desktop nicht per Standard. Für geplante Aktualisierungen müssen Sie Ihre Berichte in den Power BI-Dienst (Power BI Service) hochladen, wo Sie Zeitpläne für Aktualisierungen einrichten können. Dort wird die Abfrage auf dem Server in regelmäßigen Intervallen ausgeführt und die Daten aktualisiert.
Zusammenfassung
Die Power Query-Abfrage selbst wird immer in der jeweiligen Datei gespeichert, wenn Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe oder Power BI-Datei sichern. Damit die Abfrage jedoch automatisch aktualisiert wird, müssen Sie in Excel die Verbindungs-Eigenschaften anpassen und die automatische Aktualisierung beim Öffnen aktivieren. Bei Power BI erfolgt die automatische Aktualisierung über den Power BI-Dienst mit geplanten Aktualisierungen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Daten stets auf dem neuesten Stand sind, ohne manuelles Eingreifen.