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Tutorial: Gutschriften auf Rechnungen in QuickBooks Online anwenden

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie eine Gutschrift (Credit Memo) in QuickBooks Online (QBO) erstellen und mit einer offenen Rechnung verrechnen.

In QuickBooks Online gibt es zwei Wege, eine Gutschrift zu verrechnen: Entweder automatisch durch die Einstellungen oder manuell über die Funktion „Zahlung empfangen“. Dieses Tutorial führt Sie durch beide Schritte.

Schritt 1: Eine Gutschrift (Credit Memo) erstellen

Bevor Sie eine Gutschrift anwenden können, müssen Sie diese im System anlegen.

  1. Klicken Sie oben links auf das Symbol + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Gutschrift (Credit Memo) aus.
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü den entsprechenden Kunden aus.
  4. Geben Sie das Datum, die Produkte/Dienstleistungen und die Beträge ein, für die Sie die Gutschrift ausstellen möchten.
  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen (Save and close).

Schritt 2: Die Gutschrift auf eine Rechnung anwenden

Hier gibt es zwei Szenarien:

Szenario A: Manuelle Anwendung (Empfohlen für volle Kontrolle)

Wenn Sie eine bestehende offene Rechnung mit der soeben erstellten Gutschrift begleichen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie erneut auf + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie unter „Kunden“ den Punkt Zahlung empfangen (Receive Payment).
  3. Wählen Sie den Kunden aus.
  4. Nun sehen Sie zwei Bereiche:
    • Offene Transaktionen (Outstanding Transactions): Setzen Sie ein Häkchen bei der Rechnung, auf die die Gutschrift angewendet werden soll.
    • Gutschriften (Credits): Setzen Sie ein Häkchen bei der Gutschrift, die Sie verrechnen möchten.
  5. QuickBooks berechnet automatisch den Restbetrag.
    • Hinweis: Wenn die Gutschrift die gesamte Rechnung abdeckt, steht bei „Erhaltener Betrag“ (Amount received) eine 0,00.
  6. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Szenario B: Automatische Anwendung aktivieren

QuickBooks kann Gutschriften automatisch auf die älteste offene Rechnung anwenden. So aktivieren/deaktivieren Sie diese Funktion:

  1. Gehen Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen (Account and Settings).
  3. Klicken Sie links auf den Reiter Erweitert (Advanced).
  4. Suchen Sie den Bereich Automatisierung (Automation).
  5. Klicken Sie auf das Stift-Symbol und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Option Gutschriften automatisch anwenden (Automatically apply credits).
  6. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

Wichtige Tipps zur Fehlerbehebung

  • Teilweise Gutschriften: Sie können eine Gutschrift auch nur teilweise anwenden. Ändern Sie dazu im Fenster „Zahlung empfangen“ einfach den Betrag in der Spalte „Zahlung“ (Payment) neben der Gutschrift.
  • Gutschrift vs. Rückerstattung: Verwenden Sie eine Gutschrift, wenn der Kunde noch eine offene Rechnung hat oder das Geld für zukünftige Käufe einbehalten möchte. Verwenden Sie eine Rückerstattungsquittung (Refund Receipt), wenn Sie dem Kunden tatsächlich Geld zurückzahlen (z. B. via Banküberweisung oder Kreditkarte).
  • Status prüfen: Nachdem Sie die Gutschrift angewendet haben, wird die Rechnung in der Kundenliste entweder als „Teilweise bezahlt“ oder als „Bezahlt“ markiert.

Zusammenfassung

Das Anwenden einer Gutschrift ist ein zweistufiger Prozess: Zuerst das Dokument erstellen und dann über Zahlung empfangen mit der Rechnung verknüpfen. Durch die Verknüpfung stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung korrekt bleibt und keine fälschlicherweise „offenen“ Posten in Ihren Berichten erscheinen.

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