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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So exportieren Sie Rechnungen aus QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie Ihre Rechnungen aus QuickBooks Online (QBO) exportieren können.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie Rechnungen aus QuickBooks exportieren möchten – sei es für die Steuererklärung, zur Archivierung oder für detaillierte Analysen in Excel. In QuickBooks Online gibt es drei gängige Wege, dies zu tun.

Methode 1: Rechnungsliste direkt als Excel-Datei exportieren

Dies ist der schnellste Weg, wenn Sie eine tabellarische Übersicht all Ihrer Rechnungen benötigen.

  1. Anmelden: Loggen Sie sich in Ihren QuickBooks Online Account ein.
  2. Verkaufsmenü öffnen: Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Verkauf“ (Sales) und wählen Sie dann den Unterpunkt „Rechnungen“ (Invoices).
  3. Filter anwenden (optional): Falls Sie nur Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder von einem bestimmten Kunden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“, treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf „Anwenden“.
  4. Export-Icon klicken: Oben rechts über der Rechnungsliste finden Sie ein kleines Export-Symbol (ein Blatt Papier mit einem Pfeil nach oben).
  5. Download: QuickBooks erstellt automatisch eine Excel-Datei (.xlsx) mit allen angezeigten Rechnungsdaten und lädt diese auf Ihren Computer herunter.

Methode 2: Export über das Berichtswesen (Detaillierte Daten)

Wenn Sie mehr Details benötigen (z. B. welche Artikel genau verkauft wurden), ist der Weg über die Berichte besser geeignet.

  1. Berichte aufrufen: Klicken Sie links im Menü auf „Berichte“ (Reports).
  2. Bericht suchen: Geben Sie in das Suchfeld „Rechnungsliste“ (Invoice List) oder „Transaktionsdetails nach Konto“ ein.
  3. Zeitraum anpassen: Wählen Sie oben den gewünschten Berichtszeitraum aus (z. B. „Dieses Geschäftsjahr“).
  4. Anpassen: Über die Schaltfläche „Anpassen“ können Sie weitere Spalten hinzufügen (z. B. USt-ID, Produktbeschreibung).
  5. Exportieren: Klicken Sie oben rechts auf das Export-Symbol und wählen Sie entweder „In Excel exportieren“ oder „Als PDF exportieren“.

Methode 3: Rechnungen als PDF-Dateien exportieren (Sammel-Download)

Wenn Sie die tatsächlichen Rechnungsbelege als PDF (zum Ausdrucken oder Versenden) benötigen:

  1. Verkäufe aufrufen: Gehen Sie zu „Verkauf“ -> „Rechnungen“.
  2. Rechnungen auswählen: Markieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Rechnungen, die Sie exportieren möchten. Sie können auch das oberste Kästchen markieren, um alle auf der Seite sichtbaren Rechnungen auszuwählen.
  3. Batch-Aktionen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Batch-Aktionen“ (Batch actions).
  4. Drucken: Wählen Sie „Drucken“ (Print).
  5. Als PDF speichern: Es öffnet sich eine Druckvorschau aller ausgewählten Rechnungen in einem neuen Tab. Klicken Sie auf das Drucken-Symbol Ihres Browsers und wählen Sie als Ziel „Als PDF speichern“. So erhalten Sie eine einzige PDF-Datei, die alle gewählten Rechnungen enthält.

Wichtige Tipps:

  • Datenprüfung: Überprüfen Sie nach dem Export in Excel immer, ob die Summen mit Ihren Berichten in QuickBooks übereinstimmen.
  • Fremdwährungen: Falls Sie Rechnungen in verschiedenen Währungen haben, achten Sie darauf, dass Excel diese oft in der jeweiligen Originalwährung exportiert.
  • Apps von Drittanbietern: Wenn Sie regelmäßig hunderte Rechnungen als einzelne PDF-Dateien (statt einer großen Sammel-PDF) benötigen, gibt es im QuickBooks App Store spezielle Tools wie „Exporter for QuickBooks“, die diesen Prozess automatisieren.

Benötigen Sie Hilfe bei einem speziellen Schritt oder suchen Sie eine Lösung für den Export in ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm? Lassen Sie es mich wissen!

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