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Anleitung: So erfassen Sie Kundenrabatte in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie Kundenrabatte in QuickBooks Online (QBO) professionell erfassen.

In QuickBooks Online gibt es verschiedene Wege, Rabatte zu gewähren – je nachdem, ob Sie einen Nachlass auf die gesamte Rechnung, auf einzelne Artikel oder für eine vorzeitige Zahlung (Skonto) gewähren möchten.

Schritt 1: Die Rabatt-Funktion aktivieren

Bevor Sie Rabatte nutzen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Funktion in Ihren Einstellungen aktiviert ist.

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen.
  3. Gehen Sie im linken Menü auf den Reiter Umsatz.
  4. Suchen Sie den Bereich Inhalt der Verkaufsformulare und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol zum Bearbeiten.
  5. Aktivieren Sie den Schalter bei Rabatt.
  6. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

Schritt 2: Rabatt auf die gesamte Rechnung gewähren

Dies ist die einfachste Methode, um am Ende einer Rechnung einen prozentualen oder festen Betrag abzuziehen.

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung (+ Neu > Rechnung).
  2. Fügen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen wie gewohnt hinzu.
  3. Rechts unten in der Zusammenfassung (unter der Zwischensumme) sehen Sie nun das Feld Rabatt.
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü, ob Sie einen Prozentwert oder einen festen Betrag (Wert) abziehen möchten.
  5. Geben Sie den entsprechenden Wert ein. QuickBooks berechnet den Abzug automatisch vom Gesamtbetrag.

Schritt 3: Rabatt auf einzelne Positionen (Zeilenrabatt)

Wenn Sie nur auf einen bestimmten Artikel einen Rabatt geben möchten, empfiehlt es sich, eine eigene Rabatt-Position anzulegen.

  1. Gehen Sie auf das Zahnrad-Symbol > Produkte und Dienstleistungen.
  2. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Dienstleistung.
  3. Name: „Rabatt“ oder „Nachlass“.
  4. Wählen Sie bei Ertragskonto ein Konto wie „Gewährte Rabatte“ (ein Erlösschmälungskonto).
  5. Speichern Sie den Artikel.
  6. Anwendung: Fügen Sie in einer Rechnung diesen Artikel in einer neuen Zeile unter dem Hauptprodukt hinzu und geben Sie den Rabattbetrag als Minuswert ein (z. B. -20,00).

Schritt 4: Skonto (Rabatt bei vorzeitiger Zahlung) erfassen

Wenn Sie Ihren Kunden z. B. 2 % Rabatt gewähren, falls sie innerhalb von 10 Tagen zahlen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie die Rechnung mit dem vollen Betrag und legen Sie die Zahlungsbedingungen fest (z. B. „Netto 30 Tage“).
  2. Wenn die Zahlung eingeht und der Kunde den Rabatt selbst abgezogen hat:
    • Gehen Sie auf Zahlung erhalten.
    • Wählen Sie den Kunden und die Rechnung aus.
    • Geben Sie bei Erhaltenen Betrag die tatsächlich gezahlte (verringerte) Summe ein.
  3. Um die Restdifferenz auszugleichen, klicken Sie auf das Feld für Rabatte oder Gutschriften (oder erstellen Sie eine separate Gutschrift), um die Rechnung vollständig auf „Bezahlt“ zu setzen.
  4. Verbuchen Sie die Differenz auf das Konto „Gewährte Skonti“.

Profi-Tipp: Rabattkonten prüfen

Achten Sie darauf, dass Rabatte in Ihrer Gewinn-und-Verlust-Rechnung korrekt ausgewiesen werden. Standardmäßig bucht QuickBooks den „Pauschalrabatt“ (Schritt 2) oft auf ein Standardkonto. Sie können in den Einstellungen unter Verkauf festlegen, auf welches Buchungskonto diese Rabatte fließen sollen, um Ihre Auswertungen sauber zu halten.

Zusammenfassung

  • Pauschalrabatt: Über die Rechnungsfußzeile (aktivierbar in den Einstellungen).
  • Einzelner Artikel: Über ein Produkt „Rabatt“ mit negativem Betrag.
  • Skonto: Über eine Gutschrift oder die Anpassung bei Zahlungseingang.
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