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Anleitung: So ändern Sie den Kontotyp in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie den Kontotyp in QuickBooks Online ändern können.

Der Kontenplan (Chart of Accounts) ist das Herzstück Ihrer Buchhaltung. Manchmal kann es vorkommen, dass ein Konto beim Erstellen falsch kategorisiert wurde oder sich die Struktur Ihres Unternehmens ändert. In QuickBooks Online können Sie den Kontotyp und den Detailtyp nachträglich anpassen.

Wichtige Hinweise vorab:

  • Auswirkungen auf Berichte: Wenn Sie einen Kontotyp ändern (z. B. von „Aufwand“ zu „Anlagevermögen“), verschieben sich alle bisherigen Buchungen dieses Kontos in Ihren Berichten (Gewinn- und Verlustrechnung vs. Bilanz).
  • Systemkonten: Bestimmte Konten, die QuickBooks automatisch erstellt (wie z. B. Forderungen, Verbindlichkeiten oder Gewinnvortrag), können oft nicht oder nur eingeschränkt geändert werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Den Kontenplan öffnen

Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online Account an.

  • Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Buchhaltung (Accounting) und wählen Sie dann Kontenplan (Chart of Accounts).
  • Alternativ: Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie unter der Spalte „Einstellungen“ den Punkt Kontenplan.

2. Das entsprechende Konto suchen

Suchen Sie in der Liste nach dem Konto, das Sie bearbeiten möchten. Sie können die Suchfunktion oben rechts über der Liste nutzen, um den Namen des Kontos einzugeben.

3. Die Bearbeitungsfunktion aufrufen

Sobald Sie das Konto gefunden haben:

  • Blicken Sie in die Spalte „Aktion“ ganz rechts.
  • Klicken Sie auf den kleinen Abwärtspfeil neben „Kontoauszug anzeigen“ (View register) oder „Bericht ausführen“ (Run report).
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Bearbeiten (Edit).

4. Kontotyp und Detailtyp ändern

Es öffnet sich ein Fenster auf der rechten Seite (oder ein Pop-up-Fenster):

  • Kontotyp (Account Type): Wählen Sie hier die Hauptkategorie (z. B. Bank, Aufwand, Ertrag, Anlagevermögen).
  • Detailtyp (Detail Type): Wählen Sie eine Unterkategorie, die die Art des Kontos genauer beschreibt. QuickBooks nutzt dies, um Ihnen bei der Steuererklärung oder genaueren Berichten zu helfen.
  • Name: Falls gewünscht, können Sie hier auch den Namen des Kontos anpassen.

5. Speichern und Bestätigen

  • Klicken Sie unten rechts auf Speichern und schließen (Save and Close).
  • Sicherheitshinweis: Falls Sie den Kontotyp drastisch ändern, erscheint eventuell eine Warnmeldung, dass sich dies auf Ihre Berichte auswirkt. Wenn Sie sicher sind, bestätigen Sie mit Ja.

Tipps für eine saubere Buchführung

  • Zusammenführen statt Ändern: Wenn Sie feststellen, dass Sie zwei identische Konten haben, können Sie diese „mergen“. Ändern Sie dazu den Namen des einen Kontos exakt so ab, wie das andere heißt. QuickBooks fragt Sie dann, ob Sie die Konten zusammenführen möchten.
  • Inaktive Konten: Wenn Sie ein Konto nicht mehr benötigen, löschen Sie es nicht (um die Historie zu bewahren), sondern machen Sie es im Bearbeitungsmenü inaktiv.
  • Vorsicht bei Bankkonten: Ändern Sie niemals den Kontotyp eines Kontos, das direkt mit Ihrem Online-Banking verknüpft ist, ohne vorher die Verbindung zu trennen, da dies zu Synchronisierungsproblemen führen kann.

Hinweis: Die genauen Bezeichnungen der Menüpunkte können je nach QuickBooks-Version (Deutschland, USA, Global) und gewählter Sprache leicht variieren.

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