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Tutorial: So erstellen Sie Kunden-Kontoauszüge in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in QuickBooks Online einen Kontoauszug (Customer Statement) für Ihre Kunden erstellen.

Ein Kontoauszug bietet Ihren Kunden eine Übersicht über deren offene Rechnungen, Zahlungen und den aktuellen Kontostand. Dies ist besonders hilfreich, um Kunden an fällige Zahlungen zu erinnern.

Schritt 1: Das Menü „Kunden“ aufrufen

  1. Melden Sie sich bei Ihrem QuickBooks Online Konto an.
  2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Reiter Verkäufe (Sales) und wählen Sie dann Kunden (Customers) aus.

Schritt 2: Den oder die Kunden auswählen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Kontoauszüge zu erstellen:

  • Für einen einzelnen Kunden: Suchen Sie den Kunden in der Liste und klicken Sie direkt in der Zeile des Kunden auf den kleinen Pfeil neben „Rechnung erstellen“ und wählen Sie Kontoauszug erstellen (Create statement).
  • Für mehrere Kunden gleichzeitig: Markieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen der Kunden, für die Sie einen Auszug erstellen möchten. Klicken Sie dann oben auf die Schaltfläche Sammelaktionen (Batch actions) und wählen Sie Kontoauszüge erstellen (Create statements).

Schritt 3: Den Typ des Kontoauszugs wählen

Im nun geöffneten Fenster müssen Sie unter Art des Kontoauszugs (Statement Type) wählen, welche Informationen angezeigt werden sollen:

  1. Vortragssaldo (Balance Forward): Zeigt eine Liste der Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum sowie den Saldo, der aus der vorherigen Periode übertragen wurde.
  2. Offene Posten (Open Item): Listet alle aktuell noch unbezahlten (offenen) Rechnungen der letzten 365 Tage auf. Dies ist die am häufigsten genutzte Option für Mahnungen.
  3. Transaktionsübersicht (Transaction Statement): Listet einfach alle Transaktionen (Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften) innerhalb eines gewählten Zeitraums auf, ohne unbedingt nur die offenen Posten zu betonen.

Schritt 4: Datum und Filter einstellen

  • Datum des Kontoauszugs (Statement Date): Das Datum, das auf dem Dokument erscheinen soll (meist der heutige Tag).
  • Zeitraum (Start/End Date): Legen Sie fest, welcher Zeitraum berücksichtigt werden soll (nur relevant bei „Vortragssaldo“ oder „Transaktionsübersicht“).
  • Klicken Sie auf Übernehmen (Apply), um die Liste der Kunden zu aktualisieren, die basierend auf Ihren Kriterien einen Auszug erhalten sollen.

Schritt 5: Vorschau und Versand

  1. Klicken Sie unten rechts auf Druckvorschau oder Senden (Print or Preview).
  2. Überprüfen Sie das Layout und die Richtigkeit der Daten.
  3. Wenn alles korrekt ist, haben Sie zwei Optionen:
    • Speichern und schließen: Der Auszug wird im System gespeichert.
    • Speichern und senden: QuickBooks öffnet ein E-Mail-Fenster, in dem Sie den Text anpassen und den Kontoauszug direkt als PDF an den Kunden senden können.

Profi-Tipps:

  • Automatisierte Kontoauszüge: Sie können über die „Geplante Buchungen“ (Recurring Transactions) keine direkten Kontoauszüge automatisieren, aber Sie können in den Einstellungen festlegen, dass QuickBooks automatisch Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen versendet.
  • Anpassung: Unter Einstellungen (Zahnrad-Icon) > Konto und Einstellungen > Verkäufe > Kontoauszüge können Sie festlegen, ob detaillierte Posten oder nur die Gesamtsummen auf den Auszügen erscheinen sollen.

Hinweis: Da QuickBooks die Benutzeroberfläche gelegentlich aktualisiert, können sich die Namen der Schaltflächen minimal unterscheiden, der Prozess bleibt jedoch im Kern gleich.

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