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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Schecks in QuickBooks Online erstellen und drucken

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Das Ausstellen und Drucken von Papierschecks ist in QuickBooks Online (QBO) ein einfacher und effizienter Prozess. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung des Druckers, das Erstellen eines Schecks und den eigentlichen Druckvorgang.

Vorbereitung: Was Sie benötigen

  • Vorgedrucktes Scheckpapier: QuickBooks druckt die Scheckdaten (Empfänger, Betrag, Datum) auf spezielles, für Buchhaltungssoftware geeignetes Sicherheitspapier (z. B. Voucher-Schecks mit Abrechnungsbeleg oder Standard-Schecks mit 3 Schecks pro Seite).
  • Einen funktionierenden Drucker: Vorzugsweise ein Tintenstrahl- oder Laserdrucker.

Schritt 1: Druckereinrichtung und Ausrichtung kalibrieren (Einmalig)

Bevor Sie den ersten echten Scheck drucken, sollten Sie die Ausrichtung auf einem normalen Blatt Papier testen, um kein teures Scheckpapier zu verschwenden.

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Wählen Sie unter Listen (Lists) bzw. Tools die Option Schecks drucken einrichten (Print checks setup).
  3. Wählen Sie Ihren Schecktyp aus:
    • Voucher: Ein Scheck oben, zwei Abrechnungsbelege darunter.
    • Standard: Drei Schecks pro Seite.
  4. Klicken Sie auf Muster drucken (Print sample), um einen Testscheck auf normalem Papier auszudrucken.
  5. Halten Sie das Testpapier gegen das Licht über einen echten Scheck, um zu prüfen, ob die Felder übereinstimmen.
  6. Wenn Korrekturen nötig sind, klicken Sie auf Keine Übereinstimmung, Feinabstimmung vornehmen (No, keep going) und passen Sie die Positionierung über das Raster im System an.
  7. Klicken Sie abschließend auf Fertigstellen (Finish setup).

Schritt 2: Einen Scheck in QuickBooks Online erstellen

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf die Schaltfläche + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie in der Spalte Lieferanten (Vendors) den Eintrag Scheck (Check).
  3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
    • Zahlungsempfänger (Payee): Wählen Sie den Lieferanten oder Empfänger aus oder legen Sie einen neuen an.
    • Bankkonto (Bank Account): Wählen Sie das Konto, von dem das Geld abgebucht werden soll.
    • Zahlungsdatum (Payment date): Das Ausstellungsdatum des Schecks.
    • Kategorie (Category details): Wählen Sie das entsprechende Aufwandskonto (z. B. Büromaterial, Miete).
    • Betrag (Amount): Geben Sie die Summe ein.
    • Memo: Optional ein Vermerk für Ihre Unterlagen oder den Empfänger.
  4. Wichtig für den Druck:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Später drucken (Print later), wenn Sie mehrere Schecks gesammelt drucken möchten (empfohlen).
    • Wenn Sie den Scheck sofort drucken möchten, lassen Sie das Feld leer und tragen Sie die physische Schecknummer im Feld Schecknr. (Check no.) ein.
  5. Klicken Sie unten auf Speichern und schließen (Save and close).

Schritt 3: Schecks drucken (Stapeldruck)

Wenn Sie Ihre Schecks mit der Option „Später drucken“ markiert haben, können Sie diese nun in einem Durchgang drucken.

  1. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie unter Lieferanten (Vendors) die Option Schecks drucken (Print checks).
  3. Wählen Sie oben das korrekte Bankkonto aus.
  4. Geben Sie unter Erste Schecknummer (Starting check no.) die Nummer ein, die auf dem ersten physischen Scheck in Ihrem Drucker vorgedruckt ist.
  5. Setzen Sie ein Häkchen neben die Schecks, die Sie jetzt drucken möchten.
  6. Legen Sie das Scheckpapier korrekt in das Papierfach Ihres Druckers ein (achten Sie auf die richtige Einlegerichtung – Kopf oder Fuß zuerst, je nach Drucker).
  7. Klicken Sie unten rechts auf Vorschau und drucken (Preview and print).
  8. Ein PDF öffnet sich. Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf das Druckersymbol.
    • Tipp: Deaktivieren Sie in den Druckereinstellungen Ihres Browsers/PDF-Readers die Option „An Seite anpassen“ bzw. stellen Sie die Skalierung auf 100 % (Tatsächliche Größe), damit die Ausrichtung exakt bleibt.

Schritt 4: Den Druck abschließen

Sobald der Drucker fertig ist, fragt QuickBooks Online nach einer Bestätigung:

  • Wurden Ihre Schecks korrekt gedruckt?
    • Ja, meine Schecks wurden korrekt gedruckt (Yes, my checks printed OK): Die Schecks werden aus der Druckwarteschlange entfernt und im System als ausgestellt verbucht.
    • Nein, einige Schecks müssen erneut gedruckt werden (No, some checks need reprinting): Falls ein Papierstau aufgetreten ist oder die Tinte verschmiert ist, können Sie hier angeben, ab welcher Schecknummer neu gedruckt werden muss. Die fehlerhaften Nummern können anschließend im System storniert werden.

Hilfreiche Profi-Tipps:

  • Scheck stornieren (Void): Wenn ein physischer Scheck beim Drucken beschädigt wurde, löschen Sie ihn nicht. Öffnen Sie die Buchung und wählen Sie unten Mehr -> Stornieren (Void). Dadurch bleibt die Schecknummer in der Historie lückenlos nachvollziehbar, der Betrag wird jedoch auf 0 gesetzt.
  • Sicherheit: Bewahren Sie unbedrucktes Scheckpapier immer an einem verschlossenen, sicheren Ort auf, um Missbrauch vorzubeugen.
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