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Tutorial: So stornieren oder deaktivieren Sie Direct Deposit in QuickBooks Online Payroll

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie die direkte Einzahlung (Direct Deposit) in QuickBooks Online Payroll stornieren oder für einzelne Mitarbeiter deaktivieren können.

In QuickBooks Online gibt es zwei Szenarien, wenn es um das Thema Direct Deposit geht: Entweder Sie möchten eine bereits gesendete Zahlung stoppen (bevor sie verarbeitet wird) oder Sie möchten die Zahlungsmethode eines Mitarbeiters dauerhaft ändern.

In diesem Tutorial führen wir Sie durch beide Prozesse.

Teil 1: Eine bereits gesendete Direct-Deposit-Zahlung stornieren

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung bereits abgeschickt haben, aber einen Fehler bemerken, können Sie diese stornieren, sofern die Bearbeitungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Wichtig: Dies muss in der Regel bis spätestens 17:00 Uhr (PT) zwei Geschäftstage vor dem Zahltag geschehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Anmelden: Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online Konto ein.
  2. Lohnabrechnung aufrufen: Gehen Sie im linken Menü auf Lohnabrechnung (Payroll) und wählen Sie den Reiter Mitarbeiter (Employees).
  3. Abrechnungsliste öffnen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnungsliste (Paycheck list) (unterhalb der Schaltfläche „Lohnabrechnung ausführen“).
  4. Zahlung auswählen: Suchen Sie den Gehaltsscheck, den Sie stornieren möchten. Setzen Sie ein Häkchen daneben.
  5. Löschen oder Nichtig erklären:
    • Klicken Sie oben in der Liste auf Löschen (Delete) oder Nichtig erklären (Void).
    • Löschen: Wenn die Zahlung noch nicht verarbeitet wurde, wird sie komplett aus dem System entfernt.
    • Nichtig erklären: Wenn die Frist fast abgelaufen ist, wird der Scheck als „Void“ markiert, um die Buchhaltung korrekt zu halten.
  6. Bestätigen: Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja (Yes).

Hinweis: Wenn Sie die Option „Löschen“ nicht sehen, ist die Frist bereits abgelaufen und das Geld ist bereits auf dem Weg zur Bank.

Teil 2: Direct Deposit für einen Mitarbeiter dauerhaft deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter künftig per Papierscheck statt per Überweisung bezahlt werden möchte, müssen Sie die Zahlungsmethode im Mitarbeiterprofil ändern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Mitarbeiterliste öffnen: Gehen Sie zu Lohnabrechnung (Payroll) > Mitarbeiter (Employees).
  2. Mitarbeiter auswählen: Klicken Sie auf den Namen des betreffenden Mitarbeiters.
  3. Zahlungsmethode bearbeiten:
    • Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol (Bearbeiten) im Bereich Auszahlung (Payment method).
  4. Einstellung ändern:
    • Öffnen Sie das Dropdown-Menü unter „Wie möchten Sie diesen Mitarbeiter bezahlen?“.
    • Wählen Sie Papierscheck (Paper check) anstelle von Direct Deposit.
  5. Speichern: Klicken Sie auf Fertig (Done).

Ab der nächsten Lohnabrechnung wird QuickBooks diesen Mitarbeiter nicht mehr per Direct Deposit erfassen.

Wichtige Hinweise und Fristen

  • Die 2-Tage-Regel: Die meisten QuickBooks Payroll-Abos benötigen zwei Geschäftstage Vorlaufzeit. Wenn der Zahltag Freitag ist, müssen Sie die Stornierung normalerweise bis Mittwochabend (17:00 Uhr PT) vorgenommen haben.
  • Status prüfen: Wenn Sie unsicher sind, ob eine Zahlung noch storniert werden kann, prüfen Sie den Status unter „Paycheck list“. Wenn dort „Verarbeitet“ (Processed) steht, kann QuickBooks die Transaktion nicht mehr stoppen.
  • Rückbuchung (Reversal): Falls die Frist verstrichen ist, können Sie unter Umständen eine Rückbuchung (Direct Deposit Reversal) beantragen. Dies ist jedoch gebührenpflichtig und nur innerhalb von 5 Werktagen nach dem Zahltag möglich. Kontaktieren Sie hierfür den QuickBooks-Support.

Pro-Tipp: Überprüfen Sie Ihre Lohnabrechnungsdaten immer in der Vorschau-Ansicht, bevor Sie auf „Senden“ klicken, um manuelle Stornierungen und Bankgebühren zu vermeiden.

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