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Anleitung: So wechseln Sie das Rechnungstemplate in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in QuickBooks Online Ihr Rechnungstemplate (Rechnungsvorlage) verwalten, anpassen und wechseln.

QuickBooks Online bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Rechnungsdesigns zu speichern und diese je nach Kunde oder Projekt zu wechseln. Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Vorlagen zu verwalten.

Schritt 1: Neue Vorlagen erstellen oder verwalten

Bevor Sie zwischen Vorlagen wechseln können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie verschiedene Stile in Ihrem System hinterlegt haben.

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Wählen Sie unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Benutzerdefinierte Formularstile (Custom Form Styles).
  3. Hier sehen Sie eine Liste Ihrer vorhandenen Vorlagen.
  4. Um eine neue Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neuer Stil und wählen Sie Rechnung.
  5. Im Reiter Design können Sie der Vorlage einen Namen geben (z. B. „Standard-Design“ oder „Projekt-Layout“) und das optische Grundgerüst wählen.
  6. Klicken Sie nach den Anpassungen auf Fertig.

Schritt 2: Das Template direkt in einer Rechnung wechseln

Wenn Sie gerade dabei sind, eine Rechnung zu erstellen oder eine bestehende Rechnung bearbeiten, können Sie das Design mit wenigen Klicks ändern.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu und wählen Sie Rechnung.
  2. Füllen Sie die Rechnungsdetails aus (Kunde, Produkte, Beträge).
  3. Schauen Sie in der unteren Funktionsleiste der Rechnung auf den Punkt Design (in manchen Versionen auch „Anpassen“ oder „Customize“).
  4. Es öffnet sich ein kleines Menü, in dem alle Ihre gespeicherten Vorlagen aufgelistet sind.
  5. Wählen Sie per Mausklick die Vorlage aus, die Sie für diese spezifische Rechnung verwenden möchten.
  6. Über die Schaltfläche Drucken oder Vorschau können Sie prüfen, ob das neue Design korrekt übernommen wurde.

Schritt 3: Eine Vorlage als Standard festlegen

Falls Sie ein bestimmtes Design für fast alle Ihre Rechnungen nutzen möchten, sollten Sie dieses als Standard definieren.

  1. Gehen Sie erneut über das Zahnrad-Symbol zu Benutzerdefinierte Formularstile.
  2. Suchen Sie in der Liste die Vorlage, die Sie dauerhaft nutzen möchten.
  3. Klicken Sie in der Spalte „Aktion“ ganz rechts auf den kleinen Pfeil neben „Bearbeiten“.
  4. Wählen Sie die Option Als Standard festlegen. Ab sofort wird jede neue Rechnung automatisch mit diesem Template erstellt.

Tipps für die Anpassung

  • Vorschau nutzen: Nutzen Sie während der Gestaltung immer die Vorschau-Funktion (PDF-Ansicht), da das Design im Editor manchmal leicht von der finalen PDF-Datei abweichen kann.
  • Eindeutige Namen: Benennen Sie Ihre Vorlagen klar (z. B. „Rechnung Ausland“ oder „Dienstleistung“), damit Sie im Dropdown-Menü beim Erstellen der Rechnung sofort die richtige Wahl treffen.
  • Logo-Check: Achten Sie darauf, dass Ihr Logo in einer hohen Auflösung hochgeladen wird, damit es auf verschiedenen Vorlagen professionell aussieht.
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