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So löschen Sie eine Einzahlung in QuickBooks Online (Schritt-für-Schritt 2026 Tutorial) | Vollständiger Guide

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Hier ist ein umfassendes, aktuelles Tutorial für das Jahr 2026, wie Sie Bankeinzahlungen in QuickBooks Online (QBO) korrekt löschen.

Das Löschen einer Einzahlung (Deposit) in QuickBooks Online ist ein Routinevorgang, der jedoch mit Vorsicht durchgeführt werden muss – insbesondere, wenn die Einzahlung bereits mit einer Bankabstimmung verknüpft ist. In diesem Guide führen wir Sie sicher durch den Prozess.

⚠️ Wichtiger Hinweis vorab: Abgestimmte Transaktionen

Bevor Sie beginnen: Überprüfen Sie, ob die Einzahlung bereits abgestimmt (reconciled) wurde. Wenn Sie eine abgestimmte Einzahlung löschen, wird Ihre Eröffnungsbilanz für die nächste Abstimmung nicht mehr stimmen. In diesem Fall sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Buchhalter halten.

Schritt 1: Die Einzahlung finden

Es gibt zwei Hauptwege, um eine Einzahlung in QuickBooks Online aufzurufen:

Weg A: Über das Kontoregister (Empfohlen)

  1. Navigieren Sie im linken Menü zu Buchhaltung (Accounting) und wählen Sie Kontenplan (Chart of Accounts).
  2. Suchen Sie das Bankkonto, auf das die Einzahlung gebucht wurde.
  3. Klicken Sie in der Spalte "Aktion" auf Konto anzeigen (View register).
  4. Suchen Sie die entsprechende Einzahlung in der Liste. Nutzen Sie die Filterfunktion (Trichter-Symbol), um nach Datum oder Betrag zu suchen.

Weg B: Über die Suchfunktion

  1. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol (Suche) oben rechts in der Kopfzeile.
  2. Geben Sie den Betrag oder das Datum ein oder wählen Sie Erweiterte Suche, um gezielt nach "Einzahlungen" (Deposits) zu filtern.

Schritt 2: Die Einzahlung öffnen

  1. Sobald Sie die Einzahlung im Register oder in den Suchergebnissen gefunden haben, klicken Sie die Zeile an, um sie zu markieren.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (Edit), um die vollständige Einzahlungsmaske zu öffnen.

Schritt 3: Die Einzahlung löschen

  1. In der geöffneten Einzahlungsmaske sehen Sie am unteren Bildschirmrand eine schwarze Leiste.
  2. Klicken Sie auf Mehr (More).
  3. Ein kleines Menü erscheint. Wählen Sie hier Löschen (Delete).
  4. QuickBooks wird Sie fragen: "Möchten Sie diese Transaktion wirklich löschen?" Bestätigen Sie mit Ja.

Schritt 4: Was passiert mit den verknüpften Zahlungen?

Dies ist der wichtigste Teil des Prozesses. Wenn Sie eine Bankeinzahlung löschen, die aus mehreren Einzelzahlungen bestand (z. B. Kundenzahlungen, die zuvor auf das Konto "Nicht deponierte Mittel" / Undeposited Funds gebucht wurden):

  • Die Einzahlung selbst verschwindet aus Ihrem Bankregister.
  • Die Einzelzahlungen werden NICHT gelöscht. Sie werden stattdessen zurück in den Bereich "Bankeinzahlung erfassen" verschoben.
  • Sie finden diese Zahlungen nun wieder unter Neu (+) -> Bankeinzahlung. Dort warten sie darauf, einer neuen (korrekten) Einzahlung zugeordnet zu werden.

Löschen vs. Stornieren (Void) – Was ist der Unterschied?

In QuickBooks Online haben Sie oft die Wahl zwischen "Löschen" und "Stornieren":

  • Löschen (Delete): Die Transaktion wird komplett aus dem System entfernt. Es gibt keinen Beleg mehr im Register darüber, dass sie existiert hat (sie ist nur noch im Audit-Log sichtbar).
  • Stornieren (Void): Der Betrag wird auf Null gesetzt, aber die Transaktion bleibt im System sichtbar. Hinweis: Bei Bankeinzahlungen ist die Option "Stornieren" oft nicht verfügbar; hier ist "Löschen" der Standardweg.

Fehlerbehebung: Die Einzahlung lässt sich nicht löschen?

Falls Sie Probleme haben, prüfen Sie folgende Punkte:

  1. Gesperrte Perioden: Wenn Ihr Buchhalter die Bücher für den betreffenden Zeitraum bereits geschlossen hat (Closing Date), benötigen Sie ein Passwort, um Änderungen vorzunehmen.
  2. Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzerprofil über die Rechte "Standardbenutzer" oder "Admin" verfügt.
  3. Abstimmungs-Status: Wenn in der Spalte "Abstimmung" (im Register mit einem R markiert) ein Häkchen ist, müssen Sie die Abstimmung erst rückgängig machen (nur für erfahrene Nutzer empfohlen!).

Fazit

Das Löschen einer Einzahlung in QuickBooks Online 2026 ist einfach, solange Sie verstehen, dass dadurch lediglich die "Klammer" um die Einzelzahlungen gelöst wird. Kontrollieren Sie nach dem Löschen immer Ihr Konto "Undeposited Funds", um sicherzustellen, dass dort keine "Leichen" liegen bleiben.

Haftungsausschluss: Diese Anleitung dient Informationszwecken. Bei steuerrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an einen zertifizierten Steuerberater.

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