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Wie man einen Rabatt-Posten in QuickBooks Online erstellt (Vollständiger Guide 2026) | Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein umfassendes Tutorial im Stil eines „Full 2026 Guides“ zur Erstellung von Rabatt-Posten in QuickBooks Online (QBO).

In QuickBooks Online gibt es zwei Arten, Rabatte zu gewähren: einen pauschalen Rabatt auf die gesamte Rechnungssumme oder einen spezifischen Rabatt-Posten (Line Item) für einzelne Produkte oder Dienstleistungen.

Dieser Guide konzentriert sich auf den Rabatt-Posten, da dieser Ihnen die größte Flexibilität bei der Buchführung und Berichterstattung bietet.

Warum einen Rabatt-Posten statt des Standard-Rabattfelds nutzen?

  • Detaillierte Berichte: Sie sehen genau, wie viel Rabatt Sie für welche Produktkategorie gegeben haben.
  • Flexibilität: Sie können Rabatte auf einzelne Zeilen anwenden, statt auf die gesamte Summe.
  • Steuerkontrolle: Es ist einfacher zu steuern, ob der Rabatt vor oder nach der Steuer abgezogen wird.

Schritt 1: Die Rabatt-Funktion in den Einstellungen aktivieren

Bevor Sie Posten erstellen, stellen Sie sicher, dass QuickBooks Rabatte grundsätzlich zulässt.

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen.
  3. Klicken Sie im linken Menü auf Verkauf.
  4. Suchen Sie den Bereich Inhaltsverzeichnis der Verkaufsformulare.
  5. Stellen Sie sicher, dass der Schalter bei Rabatt auf „Ein“ steht.
  6. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

Schritt 2: Den Rabatt-Artikel als Produkt/Dienstleistung anlegen

Damit Sie einen Rabatt als eigene Zeile in einer Rechnung auswählen können, müssen Sie ihn in Ihrer Liste der Produkte und Dienstleistungen hinterlegen.

  1. Gehen Sie zu Sales (Verkauf) und wählen Sie Produkte und Dienstleistungen.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den grünen Button Neu.
  3. Wählen Sie als Typ Dienstleistung (oder „Nicht vorrätiger Artikel“).
  4. Name: Geben Sie einen Namen ein, z. B. „Kundenrabatt“ oder „Aktionsnachlass“.
  5. SKU/Kategorie: Können Sie optional ausfüllen oder leer lassen.
  6. Beschreibung: Hier können Sie etwas wie „Rabatt auf erbrachte Leistungen“ eintragen.
  7. Verkaufspreis/-tarif: Lassen Sie dieses Feld leer (oder auf 0,00), damit Sie den Betrag jedes Mal individuell eingeben können.
  8. Ertragskonto (WICHTIG): Wählen Sie hier nicht Ihr normales Ertragskonto. Suchen Sie nach einem Konto namens „Gewährte Rabatte“ (Discounts Given). Falls dieses nicht existiert, erstellen Sie ein neues Konto vom Typ „Ertrag“ oder „Gegen-Ertrag“.
  9. Umsatzsteuer: Wählen Sie „Nicht steuerbar“ (da der Rabatt den steuerbaren Betrag der anderen Posten mindert).
  10. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Schritt 3: Den Rabatt in einer Rechnung anwenden

Nun können Sie den Rabatt-Posten in jeder Rechnung, jedem Beleg oder jedem Kostenvoranschlag verwenden.

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung (Invoice).
  2. Fügen Sie Ihre normalen Produkte oder Dienstleistungen hinzu.
  3. Wählen Sie in einer neuen Zeile unter Produkt/Dienstleistung Ihren neu erstellten „Kundenrabatt“ aus.
  4. Der Clou: Geben Sie im Feld Betrag den Rabatt als Negativwert ein (z. B. -50,00).
  5. QuickBooks subtrahiert diesen Betrag nun automatisch von der Gesamtsumme.

Schritt 4: Auswertung der Rabatte (Reporting)

Ein großer Vorteil dieser Methode ist, dass Sie Ende des Jahres genau sehen, wie viel Umsatz Sie „verschenkt“ haben.

  1. Gehen Sie zu Berichte.
  2. Suchen Sie nach dem Bericht Umsatz nach Produkt/Dienstleistung.
  3. In der Liste finden Sie nun Ihren Posten „Kundenrabatt“ mit der negativen Gesamtsumme. Dies hilft Ihnen bei der Analyse Ihrer Marketingstrategien.

Profi-Tipps für 2026

  • Prozentuale Rabatte: Wenn Sie einen prozentualen Rabatt (z. B. 10%) auf eine Zeile geben wollen, müssen Sie den Betrag manuell ausrechnen und als negativen Festbetrag eingeben. QBO berechnet in der Posten-Zeile standardmäßig keine Prozente.
  • Projekt-Tracking: Wenn Sie mit der Projektfunktion von QuickBooks arbeiten, ordnen Sie den Rabatt-Posten demselben Projekt zu wie die Hauptleistung, damit die Profitabilitätsrechnung des Projekts korrekt bleibt.
  • Rabatte für Vorauszahlung: Wenn der Rabatt nur bei Sofortzahlung gilt, vermerken Sie dies in den „Hinweisen auf der Rechnung“, nutzen Sie aber das gleiche oben erstellte Konto.

Zusammenfassung

Das Erstellen eines Rabatt-Postens in QuickBooks Online 2026 ist der sauberste Weg, um Preisnachlässe zu verwalten. Es hält Ihre Buchhaltung übersichtlich, Ihre Steuerberichte korrekt und gibt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Preisgestaltung.

Haben Sie Fragen zu speziellen Steuersätzen bei Rabatten? Schreiben Sie es in die Kommentare!

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