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Wie man einen Job in QuickBooks Online hinzufügt (Vollständiger Guide 2026)

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2026, das Ihnen zeigt, wie Sie Jobs (in QuickBooks Online meist als „Projekte“ bezeichnet) effizient verwalten.

In QuickBooks Online werden „Jobs“ heute standardmäßig über die Projekt-Funktion abgewickelt. Dies ermöglicht es Ihnen, Einnahmen, Ausgaben und die Rentabilität für spezifische Aufträge genau zu verfolgen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Voraussetzungen: Projekt-Funktion aktivieren
  2. Schritt-für-Schritt: Einen neuen Job (Projekt) anlegen
  3. Transaktionen dem Job zuweisen
  4. Job-Status und Berichte verwalten
  5. Profi-Tipps für 2026

1. Voraussetzungen: Projekt-Funktion aktivieren

Bevor Sie einen Job hinzufügen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Projekt-Funktion in Ihren Einstellungen aktiv ist (verfügbar in QBO Plus und Advanced).

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen.
  3. Gehen Sie im linken Menü auf den Reiter Erweitert.
  4. Suchen Sie den Bereich Projekte und stellen Sie sicher, dass „Projekte organisieren“ auf Ein steht.
  5. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

2. Schritt-für-Schritt: Einen neuen Job (Projekt) anlegen

Ab 2026 hat QuickBooks die Benutzeroberfläche weiter vereinfacht. So gehen Sie vor:

  1. Navigieren: Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Reiter Projekte. (Sollte dieser nicht sichtbar sein, schauen Sie unter „Business-Übersicht“ nach).
  2. Neues Projekt: Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neues Projekt.
  3. Details eingeben:
    • Projektname: Geben Sie dem Job einen eindeutigen Namen (z. B. „Müller – Küchenrenovierung“).
    • Kunde: Wählen Sie den Kunden aus dem Dropdown-Menü aus oder legen Sie einen neuen an.
    • Start- und Enddatum: (Optional) Hilfreich für die Zeitplanung.
    • Notizen: Hier können Sie spezifische Anforderungen zum Job hinterlegen.
  4. Speichern: Klicken Sie auf Speichern. Ihr Job ist nun offiziell im System angelegt.

3. Transaktionen dem Job zuweisen

Damit Sie sehen, ob ein Job profitabel ist, müssen alle Einnahmen und Ausgaben diesem Projekt zugeordnet werden.

A. Ausgaben zuweisen:

Wenn Sie Material kaufen oder einen Subunternehmer bezahlen:

  • Erstellen Sie eine Ausgabe oder Rechnung.
  • Wählen Sie im Feld Kunde/Projekt das spezifische Projekt aus, das Sie gerade erstellt haben.
  • Markieren Sie die Position ggf. als „Abrechenbar“, wenn Sie diese dem Kunden später in Rechnung stellen wollen.

B. Einnahmen zuweisen:

  • Erstellen Sie eine Rechnung (Invoice) für Ihren Kunden.
  • Achten Sie darauf, dass oben im Feld für den Kunden das Projekt ausgewählt ist (wird meist als „Kundenname: Projektname“ angezeigt).

4. Job-Status und Berichte verwalten

Ein großer Vorteil in der 2026er Version ist das integrierte Dashboard für jeden Job.

  1. Gehen Sie erneut auf den Reiter Projekte.
  2. Klicken Sie auf Ihren Job.
  3. Hier sehen Sie sofort:
    • Gewinnmarge: In Echtzeit berechnet.
    • Nicht abgerechnete Zeit und Ausgaben: Alles, was noch in eine Rechnung umgewandelt werden muss.
    • Projektberichte: Mit einem Klick können Sie eine spezifische Gewinn- und Verlustrechnung nur für diesen Job erstellen.

5. Profi-Tipps für 2026

  • Automatisierte Zeitmessung: Nutzen Sie die integrierte QuickBooks Time Funktion. Mitarbeiter können ihre Stunden direkt auf das Projekt buchen, was die Lohnabrechnung und Job-Kalkulation automatisiert.
  • Status aktualisieren: Setzen Sie Projekte auf „Abgeschlossen“, sobald sie fertig sind, um Ihre Projektliste übersichtlich zu halten.
  • KI-gestützte Prognosen: Nutzen Sie in der 2026er Version die KI-Insights im Projektreiter. QuickBooks warnt Sie jetzt automatisch, wenn die Ausgaben eines Jobs das ursprüngliche Budget basierend auf ähnlichen vergangenen Projekten zu überschreiten drohen.

Fazit

Das Hinzufügen eines Jobs in QuickBooks Online ist der erste Schritt zu einer besseren Kontrolle über Ihre Finanzen. Durch die konsequente Nutzung der Projekt-Funktion statt einfacher Unterkunden erhalten Sie detaillierte Einblicke in Ihre Profitabilität, die für das Wachstum Ihres Unternehmens entscheidend sind.

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