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So erstellen Sie einen Zahlungslink in QuickBooks Online (Vollständiger Guide 2026)

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Hier ist ein umfassendes Tutorial für das Jahr 2026, das Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie Zahlungslinks in QuickBooks Online erstellen und verwalten.

Zahlungslinks sind der schnellste Weg, um bezahlt zu werden, ohne eine formelle Rechnung erstellen zu müssen. Sie eignen sich ideal für Anzahlungen, Dienstleistungen vor Ort oder den Verkauf über soziale Medien.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass:

  1. Sie ein aktives QuickBooks Online Abonnement haben.
  2. QuickBooks Payments (Zahlungen) aktiviert ist (dies ist notwendig, um Kreditkarten- oder Bankzahlungen zu akzeptieren).

Schritt 1: Navigieren Sie zum Bereich „Payment Links“

Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online-Konto ein.

  1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf den Reiter „Sales“ (Verkäufe) oder „Get Paid & Pay“ (Bezahlen & Bezahlt werden).
  2. Wählen Sie im Untermenü den Punkt „Payment Links“ (Zahlungslinks) aus.
    • Hinweis: In der 2026er-Version finden Sie diesen Punkt oft auch direkt über das „+ Neu“-Icon oben links unter der Rubrik „Money In“.

Schritt 2: Einen neuen Link erstellen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Create Link“ (Link erstellen).
  2. Es öffnet sich ein Seitenfenster oder ein neues Formular. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
    • Einzelzahlung: Für einen festen Betrag von einem bestimmten Kunden.
    • Sammellink/Allgemeiner Link: Ein Link für ein Produkt oder eine Dienstleistung, den Sie an mehrere Personen senden können (z. B. für eine Kursgebühr).

Schritt 3: Details eingeben

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

  • Amount (Betrag): Geben Sie den Betrag ein, den Sie erhalten möchten.
  • Description (Beschreibung): Geben Sie einen kurzen Text ein, damit der Kunde weiß, wofür er bezahlt (z. B. „Anzahlung Webdesign-Projekt“).
  • Customer (Kunde) [Optional]: Wenn Sie den Link einem spezifischen Kunden zuordnen, wird die Zahlung automatisch in Ihrer Buchhaltung diesem Kundenkonto gutgeschrieben.

Schritt 4: Zahlungsmethoden festlegen

Standardmäßig aktiviert QuickBooks alle verfügbaren Optionen. Sie können jedoch wählen zwischen:

  • Credit Card (Kreditkarte): Schnell, aber mit Transaktionsgebühren.
  • ACH/Bank Transfer: Oft günstiger oder kostenlos, dauert aber 1-3 Tage länger.
  • Digital Wallets: (Apple Pay / Google Pay – in der 2026er-Version meist standardmäßig integriert).

Schritt 5: Link generieren und teilen

Klicken Sie auf „Get Link“ (Link abrufen) oder „Save and Send“ (Speichern und Senden).

Nun haben Sie drei Möglichkeiten, den Link zu nutzen:

  1. Link kopieren: Kopieren Sie die URL und fügen Sie sie in eine E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder SMS ein.
  2. QR-Code: Laden Sie den generierten QR-Code herunter. Dies ist ideal für gedruckte Flyer, Speisekarten oder zum Vorzeigen auf Ihrem Smartphone.
  3. Direkt senden: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden ein und lassen Sie QuickBooks die Nachricht direkt versenden.

Profi-Tipps für 2026

1. Automatischer Abgleich

Einer der größten Vorteile in QuickBooks Online ist, dass die Zahlung automatisch als „Uncategorized Asset“ oder direkt auf Ihr Bankkonto gebucht wird. QuickBooks gleicht die Transaktion automatisch mit Ihrem Bankfeed ab, sobald das Geld eintrifft.

2. Personalisierung des Dashboards

Im Menü „Payment Links“ können Sie den Status jedes Links verfolgen:

  • Sent (Gesendet): Der Kunde hat den Link erhalten.
  • Viewed (Angesehen): Der Kunde hat auf den Link geklickt.
  • Paid (Bezahlt): Das Geld ist auf dem Weg zu Ihnen.

3. Anpassbare Beträge

In der neuesten Version von 2026 können Sie auch Links mit „Open Amount“ erstellen. Hierbei kann der Kunde den Betrag selbst eingeben – besonders nützlich für Spenden oder variable Trinkgelder.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie hoch sind die Gebühren? Die Gebühren hängen von Ihrem QuickBooks Payments-Tarif ab. In der Regel liegen sie bei ca. 2,9 % für Kreditkarten und ca. 1 % (gedeckelt) für Banküberweisungen (ACH).

Ist der Link sicher? Ja, die Zahlungsseite wird auf den gesicherten Servern von Intuit gehostet und erfüllt alle aktuellen PCI-Sicherheitsstandards.

Kann ich den Link nachträglich ändern? Sobald ein Link erstellt wurde, können Sie den Betrag bei einem Festpreis-Link nicht mehr ändern. Sie müssen den Link deaktivieren und einen neuen erstellen.

Dieses Tutorial basiert auf dem aktuellen Stand der QuickBooks Online Oberfläche für 2026. Menübezeichnungen können je nach gewählter Sprache (Deutsch/Englisch) und Region leicht variieren.

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