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So löschen Sie Banktransaktionen in QuickBooks Online: Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie Banktransaktionen in QuickBooks Online (QBO) verwalten und löschen.

In QuickBooks Online werden Banktransaktionen in der Regel nicht sofort unwiderruflich gelöscht, sondern zunächst „ausgeschlossen“. Dies liegt daran, dass QBO eine Verbindung zu Ihrem Bankkonto hält und gelöschte Transaktionen sonst eventuell erneut importiert würden.

Dieses Tutorial führt Sie durch die verschiedenen Szenarien.

1. Transaktionen löschen, die noch unter „Neu zu prüfen“ stehen

Wenn Sie Transaktionen im Bank-Feed haben, die doppelt sind oder die Sie nicht in Ihrer Buchhaltung benötigen (z. B. private Ausgaben), gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zum Bank-Bereich: Klicken Sie im linken Menü auf Transaktionen und wählen Sie Banktransaktionen (oder einfach „Banking“).
  2. Konto auswählen: Wählen Sie die Kachel des entsprechenden Bankkontos aus.
  3. Tab „Neu zu prüfen“: Hier sehen Sie alle importierten Transaktionen.
  4. Transaktionen auswählen: Markieren Sie die Checkbox links neben den Transaktionen, die Sie entfernen möchten.
  5. Ausschließen: Klicken Sie in der erscheinenden schwarzen Leiste oben auf die Schaltfläche Ausschließen (Exclude).
    • Hinweis: Die Transaktion ist nun aus der Liste der zu bearbeitenden Buchungen verschwunden, befindet sich aber noch im Tab „Ausgeschlossen“.
  6. Endgültig löschen:
    • Klicken Sie auf den Tab Ausgeschlossen.
    • Markieren Sie die Transaktionen erneut.
    • Klicken Sie auf Löschen. Nun sind sie dauerhaft aus QuickBooks entfernt.

2. Bereits kategorisierte Transaktionen löschen

Wenn Sie eine Transaktion bereits kategorisiert oder hinzugefügt haben und diese nun löschen möchten, müssen Sie sie zuerst zurücksetzen.

  1. Gehen Sie im Bereich Banktransaktionen auf den Tab Kategorisiert.
  2. Suchen Sie die entsprechende Transaktion.
  3. Klicken Sie in der Spalte „Aktion“ auf Rückgängig machen (Undo).
  4. Die Transaktion wird nun zurück in den Tab Neu zu prüfen verschoben.
  5. Folgen Sie nun den Schritten aus Punkt 1, um sie auszuschließen und endgültig zu löschen.

3. Manuell erstellte Transaktionen im Register löschen

Manchmal möchten Sie eine Transaktion direkt aus dem Kontoregister löschen (z. B. eine manuell erfasste Zahlung).

  1. Gehen Sie zu Buchhaltung und wählen Sie Kontenplan.
  2. Suchen Sie das entsprechende Bankkonto und klicken Sie rechts auf Kontoanalyse (View Register).
  3. Suchen Sie die Transaktion in der Liste und klicken Sie darauf, um die Details zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen (Delete).
  5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Wichtige Hinweise und Warnungen

  • Abstimmung (Reconciliation): Löschen Sie niemals Transaktionen, die bereits mit einem Bankbeleg abgestimmt wurden (gekennzeichnet mit einem grünen „R“ im Register). Dies würde Ihre gesamte Buchhaltung für diesen Zeitraum verfälschen und die Anfangssalden für die nächste Abstimmung unbrauchbar machen.
  • Ausschließen vs. Löschen: Es wird empfohlen, Transaktionen im Tab „Ausgeschlossen“ zu belassen, anstatt sie endgültig zu löschen. So haben Sie eine Dokumentation darüber, warum eine Bankbuchung nicht in die Buchhaltung eingeflossen ist.
  • Dubletten: Wenn Sie Transaktionen löschen, weil sie doppelt erscheinen, prüfen Sie vorher, ob Sie sie stattdessen mit einer bereits bestehenden Buchung „Abgleichen“ (Match) können. Das ist sauberer als das Löschen.

Zusammenfassung der Begriffe (Deutsch/Englisch)

  • Neu zu prüfen = For Review
  • Kategorisiert = Categorized
  • Ausgeschlossen = Excluded
  • Rückgängig machen = Undo
  • Kontoanalyse/Register = Register/Account History
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