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Square mit QuickBooks Online verbinden: Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Square-Zahlungen mit QuickBooks Online (QBO) verknüpfst, um deine Buchhaltung zu automatisieren.

Die Integration von Square und QuickBooks Online spart Zeit und minimiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Durch die Verknüpfung werden Verkäufe, Gebühren und Steuern automatisch synchronisiert.

Voraussetzungen

  • Ein aktives QuickBooks Online Konto.
  • Ein aktives Square Konto.
  • Administratorrechte für beide Konten.

Schritt 1: Die "Connect to Square" App finden

QuickBooks bietet eine offizielle App an, um die beiden Systeme direkt miteinander zu verbinden.

  1. Melde dich bei deinem QuickBooks Online Konto an.
  2. Klicke in der linken Menüleiste auf den Reiter Apps.
  3. Gib in das Suchfeld oben „Square“ ein.
  4. Wähle die App Connect to Square (entwickelt von Intuit/QuickBooks) aus.
  5. Klicke auf die Schaltfläche Jetzt holen (Get app now).

Schritt 2: Die Verbindung autorisieren

Nun musst du QuickBooks die Erlaubnis geben, auf deine Square-Daten zuzugreifen.

  1. Es öffnet sich ein Fenster, das dich nach der Zustimmung zur Datenfreigabe fragt. Klicke auf Weiter (Continue).
  2. Du wirst zur Square-Anmeldeseite weitergeleitet. Logge dich mit deinen Square-Zugangsdaten ein.
  3. Bestätige die Berechtigungen, indem du auf Zulassen (Allow) klickst.
  4. Wähle den Square-Standort aus, den du verknüpfen möchtest (falls du mehrere Standorte hast).

Schritt 3: Die Einstellungen konfigurieren (Mapping)

Dies ist der wichtigste Schritt, damit die Buchhaltung korrekt funktioniert. Du musst QuickBooks sagen, wo die Daten landen sollen.

  1. Bankkonto wählen: Wähle das Bankkonto in QuickBooks aus, auf das Square deine täglichen Umsätze überweist.
  2. Verkaufskonto: Bestimme ein Ertragskonto (z. B. „Umsatzerlöse“), dem die Verkäufe zugeordnet werden sollen.
  3. Zahlungsgebühren: Square zieht automatisch Gebühren ab. Wähle ein Aufwandskonto (z. B. „Nebenkosten des Geldverkehrs“ oder „Square Gebühren“), um diese Kosten zu erfassen.
  4. Steuern: Ordne die Square-Steuersätze den entsprechenden Steuersätzen in QuickBooks zu (z. B. 19 % MwSt.).

Schritt 4: Startdatum festlegen

Du kannst entscheiden, ab wann die Daten synchronisiert werden sollen.

  1. Wähle ein Datum aus, ab dem QuickBooks die Square-Transaktionen importieren soll.
  2. Hinweis: Wenn du bereits manuelle Buchungen für die Vergangenheit vorgenommen hast, achte darauf, kein Datum zu wählen, das zu Dopplungen führt.
  3. Klicke auf Fertigstellen (Finish).

Schritt 5: Transaktionen prüfen

Nachdem die Verbindung steht, werden die Daten regelmäßig (meist einmal täglich gesammelt als Zusammenfassung) importiert.

  1. Gehe in QuickBooks zu Banking oder Transaktionen.
  2. Klicke auf den Tab App-Transaktionen.
  3. Hier siehst du die importierten Square-Verkäufe. Du kannst sie überprüfen und mit einem Klick auf Hinzufügen in deine Buchhaltung übernehmen.

Tipps für eine saubere Buchführung

  • Zusammenfassungen vs. Einzeltransaktionen: Die Standard-App von QuickBooks erstellt normalerweise eine tägliche Zusammenfassung aller Square-Verkäufe. Wenn du jede einzelne Transaktion mit Kundennamen sehen möchtest, benötigst du eventuell Drittanbieter-Apps wie Sync with Square.
  • Abgleich: Wenn Square das Geld auf dein echtes Bankkonto überweist, erscheint diese Gutschrift in deinem normalen Banking-Feed in QuickBooks. Du musst diese Gutschrift dann einfach mit der von Square erstellten Buchung „matchen“ (abgleichen).
  • Testlauf: Überprüfe nach der ersten Woche genau, ob die Steuersätze und Gebühren korrekt auf den Konten landen.

Herzlichen Glückwunsch! Du hast Square erfolgreich mit QuickBooks Online verbunden und einen großen Teil deiner Buchhaltung automatisiert.

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