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Kreditkartenzahlungen in QuickBooks Online verarbeiten: Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie Sie Kreditkartenzahlungen in QuickBooks Online (QBO) verarbeiten.

Die Akzeptanz von Kreditkarten direkt in QuickBooks Online vereinfacht die Buchhaltung erheblich, da Zahlungen automatisch abgeglichen und Rechnungen sofort als „bezahlt“ markiert werden können.

1. Voraussetzung: QuickBooks Payments einrichten

Bevor Sie Kreditkarten verarbeiten können, müssen Sie QuickBooks Payments (oder einen integrierten Drittanbieter wie Stripe oder PayPal) aktivieren.

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) oben rechts.
  2. Wählen Sie Konto und Einstellungen (Account and Settings).
  3. Gehen Sie zum Reiter Zahlungen (Payments).
  4. Klicken Sie auf Verbinden oder Einrichten und folgen Sie den Anweisungen zur Identitätsprüfung und Hinterlegung Ihres Bankkontos.

2. Methode A: Kreditkartenzahlung über eine Rechnung (Invoice)

Dies ist die häufigste Methode. Sie senden eine Rechnung und der Kunde bezahlt sie online.

  1. Rechnung erstellen: Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Rechnung (Invoice).
  2. Kundendaten eingeben: Wählen Sie den Kunden und die Produkte/Dienstleistungen aus.
  3. Zahlungsoptionen wählen: Stellen Sie sicher, dass unter „Zahlungsoptionen“ das Häkchen bei Kreditkarte (Credit Card) gesetzt ist.
  4. Senden: Klicken Sie auf Speichern und senden.
  5. Kundenansicht: Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Button „Jetzt bezahlen“. Er kann dort seine Kreditkartendaten sicher eingeben.
  6. Automatisierung: Sobald der Kunde bezahlt, markiert QuickBooks die Rechnung automatisch als Bezahlt.

3. Methode B: Manuelle Eingabe einer Kreditkartenzahlung (Sales Receipt)

Nutzen Sie diese Methode, wenn der Kunde direkt vor Ihnen steht oder Ihnen seine Daten telefonisch mitteilt.

  1. Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Verkaufsbeleg (Sales Receipt).
  2. Wählen Sie den Kunden aus.
  3. Wählen Sie unter Zahlungsmethode (Payment method) den Punkt Kreditkarte (Credit Card).
  4. Kartendetails eingeben: Klicken Sie auf Kartendetails eingeben (Enter card details).
  5. Geben Sie die Kartennummer, das Ablaufdatum und den CVV-Code ein.
  6. Stellen Sie sicher, dass das Häkchen bei Diese Karte für die zukünftige Verwendung speichern (Process credit card) gesetzt ist, falls Sie die Zahlung sofort über QuickBooks abwickeln möchten.
  7. Klicken Sie auf Speichern und senden (oder Schließen). Das System autorisiert die Karte und zieht den Betrag ein.

4. Methode C: Zahlung für eine bestehende Rechnung erhalten

Wenn Sie eine Rechnung bereits versendet haben und der Kunde Ihnen nun die Kreditkartendaten nennt:

  1. Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Zahlung erhalten (Receive Payment).
  2. Wählen Sie den Kunden aus.
  3. Markieren Sie die offene Rechnung, die bezahlt werden soll.
  4. Wählen Sie als Zahlungsmethode Kreditkarte aus.
  5. Geben Sie die Kartendetails ein und klicken Sie auf Verarbeiten (Process card).

5. Abgleich und Gebühren

Nachdem die Zahlung verarbeitet wurde, geschieht Folgendes im Hintergrund:

  • Einzahlung: Das Geld wird (abzüglich der Gebühren) innerhalb weniger Werktage auf Ihr Bankkonto überwiesen.
  • Bank-Matching: Wenn die Zahlung auf Ihrem Bankkonto erscheint, wird sie in QuickBooks unter dem Reiter „Bankdaten“ automatisch mit der entsprechenden Transaktion abgeglichen.
  • Gebühren: QuickBooks verbucht die Kreditkartengebühren automatisch als Aufwand, sodass Sie diese nicht manuell erfassen müssen.

Wichtige Tipps:

  • Sicherheit: Geben Sie Kreditkartendaten niemals in das Feld „Notizen“ oder „Memo“ ein. Nutzen Sie immer die speziellen, verschlüsselten Eingabemasken von QuickBooks Payments.
  • Wiederkehrende Zahlungen: Sie können für Stammkunden „Wiederkehrende Transaktionen“ (Recurring Transactions) einrichten, um Kreditkarten monatlich automatisch zu belasten.
  • Gebührenübersicht: Prüfen Sie regelmäßig im Bereich „Zahlungen“, welche Prozentsätze QuickBooks pro Transaktion berechnet (diese variieren oft zwischen „Card Present“ und „Keyed In“).

Hinweis: Die Verfügbarkeit von QuickBooks Payments kann je nach Land variieren. In Deutschland wird oft mit Drittanbietern via Schnittstelle gearbeitet.

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