Anleitung: So nutzen Sie Standorte (Locations) in QuickBooks Online

Hier ist ein detailliertes Tutorial zur Nutzung von Standorten (Locations) in QuickBooks Online.

Die Standort-Nachverfolgung in QuickBooks Online ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen, die mehrere Filialen, Abteilungen oder Regionen verwalten. Im Gegensatz zu „Klassen“ (Classes), die oft für einzelne Positionen verwendet werden, bezieht sich ein Standort in der Regel auf die gesamte Transaktion.

Inhaltsverzeichnis

1. Vorteile der Standort-Nachverfolgung
2. Schritt 1: Die Funktion „Standorte“ aktivieren
3. Schritt 2: Neue Standorte anlegen
4. Schritt 3: Standorte in Transaktionen verwenden
5. Schritt 4: Berichte nach Standorten auswerten

1. Vorteile der Standort-Nachverfolgung

Mit Standorten können Sie:

• Separate Gewinn- und Verlustrechnungen für verschiedene Filialen erstellen.
• Unterschiedliche Briefköpfe oder Rechnungsformulare pro Standort hinterlegen (in bestimmten Versionen).
• Zahlungen und Einnahmen geografisch oder organisatorisch trennen.

2. Schritt 1: Die Funktion „Standorte“ aktivieren

Bevor Sie Standorte nutzen können, müssen Sie die Funktion in den Einstellungen freischalten.

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
2. Wählen Sie unter „Unternehmen“ den Punkt Konto und Einstellungen aus.
3. Gehen Sie im linken Menü auf den Reiter Erweitert.
4. Suchen Sie den Abschnitt Kategorien und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift).
5. Aktivieren Sie den Schalter bei Standorte nachverfolgen.
6. (Optional): Unter „Bezeichnung für Standort“ können Sie wählen, wie das Feld heißen soll (z. B. Abteilung, Geschäft, Gebiet oder Standort).
7. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Fertig.

3. Schritt 2: Neue Standorte anlegen

Nach der Aktivierung müssen Sie Ihre spezifischen Standorte definieren.

1. Klicken Sie erneut auf das Zahnrad-Symbol.
2. Wählen Sie unter „Listen“ den Punkt Alle Listen.
3. Klicken Sie auf Standorte (oder die von Ihnen gewählte Bezeichnung).
4. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neu.
5. Geben Sie den Namen des Standorts ein.
6. Pro-Tipp: Sie können hier auch festlegen, ob dieser Standort eine abweichende Rechnungsadresse oder einen anderen Firmennamen auf Belegen verwenden soll.
7. Klicken Sie auf Speichern.

4. Schritt 3: Standorte in Transaktionen verwenden

Sobald die Standorte angelegt sind, erscheint in Ihren Belegen (Rechnungen, Ausgaben, Rechnungen von Lieferanten) ein neues Auswahlfeld.

1. Erstellen Sie eine neue Transaktion (z. B. + Neu -> Rechnung).
2. Oben rechts oder in den Kopfdaten finden Sie nun das Dropdown-Menü Standort.
3. Wählen Sie den passenden Standort aus.
4. Füllen Sie die restlichen Daten wie gewohnt aus und speichern Sie die Transaktion.

Hinweis: Ein Standort gilt immer für den gesamten Beleg. Wenn Sie eine Rechnung auf verschiedene Abteilungen aufteilen müssen, sollten Sie stattdessen die Funktion „Klassen“ verwenden.

5. Schritt 4: Berichte nach Standorten auswerten

Der größte Nutzen liegt in der Auswertung.

1. Gehen Sie im linken Menü auf Berichte.
2. Suchen Sie nach dem Bericht Gewinn- und Verlustrechnung nach Standort (Profit and Loss by Location).
3. QuickBooks zeigt Ihnen nun nebeneinander die Einnahmen und Ausgaben für jeden Standort an.
4. Sie können auch Standardberichte filtern:
   • Öffnen Sie z. B. eine normale „Gewinn- und Verlustrechnung“.
   • Klicken Sie oben auf Anpassen.
   • Wählen Sie unter Filtern den gewünschten Standort aus.

Zusammenfassung: Unterschied Klasse vs. Standort

Fazit: Nutzen Sie Standorte für physische Orte oder eigenständige Geschäftsbereiche und Klassen für die detaillierte Kostenstellenrechnung innerhalb eines Belegs.