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Tutorial: So ändern Sie den Hauptadministrator in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie den Hauptadministrator (Primary Admin) in QuickBooks Online ändern.

In QuickBooks Online ist der Hauptadministrator die Person, die den vollen Zugriff auf alle Bereiche des Kontos hat und die Inhaberschaft verwaltet. Es kann vorkommen, dass diese Rolle übertragen werden muss – zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder die Verantwortlichkeiten neu verteilt werden.

Wichtige Voraussetzungen vorab:

  • Nur der aktuelle Hauptadministrator kann seine Rolle an eine andere Person übertragen.
  • Die Person, die der neue Hauptadmin werden soll, muss bereits als Benutzer mit Administratorrechten in QuickBooks angelegt sein.
  • Falls die Person noch kein Benutzer ist, fügen Sie sie zuerst unter „Benutzer verwalten“ hinzu.

Schritt 1: Den Bereich „Benutzer verwalten“ aufrufen

  1. Melden Sie sich bei QuickBooks Online mit Ihren aktuellen Zugangsdaten für den Hauptadmin an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wählen Sie unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Benutzer verwalten (Manage Users) aus.

Schritt 2: Den neuen Hauptadministrator auswählen

  1. Suchen Sie in der Liste der Benutzer die Person, der Sie die Rolle übertragen möchten.
  2. Stellen Sie sicher, dass in der Spalte „Rolle“ bereits Admin steht.
  3. Klicken Sie in der Spalte „Aktion“ auf den kleinen Pfeil nach unten (neben dem Wort „Bearbeiten“).
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Zum Hauptadmin machen (Make primary admin).

Schritt 3: Sicherheitsüberprüfung und Bestätigung

  1. Es erscheint ein Sicherheitsfenster. QuickBooks fragt Sie, ob Sie sicher sind, dass Sie die Inhaberschaft übertragen wollen.
  2. Klicken Sie auf Übertragung bestätigen (oder „Make primary admin“ zur Bestätigung).
  3. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie sich nun meistens erneut verifizieren (per SMS-Code oder E-Mail-Bestätigung), um die Identität zu bestätigen.

Schritt 4: Annahme durch den neuen Hauptadmin

  1. Der ausgewählte Benutzer erhält nun eine automatische E-Mail-Einladung von QuickBooks.
  2. Der neue Admin muss die Einladung in der E-Mail annehmen, indem er auf den entsprechenden Link klickt und sich bei QuickBooks Online anmeldet.
  3. Erst wenn der neue Admin die Einladung angenommen hat, ist der Prozess abgeschlossen.

Was passiert nach der Übertragung?

  • Ihre Rolle: Sobald der neue Admin akzeptiert hat, wird Ihr Status automatisch von „Hauptadministrator“ zu einem normalen „Administrator“ herabstufget. Sie haben weiterhin Zugriff, sind aber nicht mehr der primäre Inhaber.
  • Abrechnung: In vielen Fällen wird der neue Hauptadministrator auch für die Verwaltung der Zahlungs- und Abonnementinformationen zuständig.

Problemlösung: Der aktuelle Hauptadmin ist nicht mehr erreichbar

Falls der aktuelle Hauptadministrator das Unternehmen bereits verlassen hat und Sie keinen Zugriff auf dessen Konto haben, können Sie die Rolle nicht einfach selbst ändern. In diesem Fall müssen Sie einen Antrag auf Kontowiederherstellung bei Intuit (QuickBooks Support) stellen, um die Inhaberschaft nachzuweisen (meist durch Vorlage von Ausweisdokumenten und Gewerbenachweisen).

Hinweis: Da die Benutzeroberfläche von QuickBooks je nach Region (USA, UK, Global) leicht variieren kann, können die Bezeichnungen der Schaltflächen minimal abweichen, der Pfad bleibt jedoch identisch.

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