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So aktivieren Sie die Bestandsführung in QuickBooks Online: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie die Bestandsführung (Inventory) in QuickBooks Online aktivieren.

Die Bestandsführung in QuickBooks Online ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre Lagerbestände zu behalten, automatische Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand zu erhalten und den Wert Ihres Inventars in Echtzeit zu sehen.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Version nutzen. Die Bestandsführung ist in der Regel in den Versionen QuickBooks Online Plus und Advanced verfügbar.

Schritt 1: Gehen Sie zu den Einstellungen

  1. Melden Sie sich in Ihrem QuickBooks Online-Konto an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  3. Wählen Sie unter der Spalte „Ihr Unternehmen“ den Punkt Konto und Einstellungen (Account and Settings).

Schritt 2: Den Reiter „Verkauf“ öffnen

  1. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf den Reiter Verkauf (Sales).
  2. Suchen Sie den Abschnitt Produkte und Dienstleistungen (Products and services).
  3. Klicken Sie rechts in diesem Abschnitt auf das Stift-Symbol (Bearbeiten), um die Optionen zu ändern.

Schritt 3: Bestandsfunktionen aktivieren

Um die Bestandsführung vollständig zu nutzen, müssen Sie die folgenden Schalter aktivieren (auf „Ein“ stellen):

  • Produkt-/Dienstleistungsspalte auf Verkaufsformularen anzeigen: (Show Product/Service column on sales forms) – Damit Sie Artikel in Rechnungen auswählen können.
  • Menge und Preis/Satz verfolgen: (Track quantity and price/rate) – Ermöglicht die Eingabe von Mengen in Verkaufsbelegen.
  • Lagerbestand verfolgen: (Track inventory quantity on hand) – Dies ist die wichtigste Einstellung, um die tatsächlichen Bestandszahlen zu verwalten.

Schritt 4: Speichern und Fertigstellen

  1. Nachdem Sie die Schalter aktiviert haben, klicken Sie auf Speichern (Save).
  2. Klicken Sie unten rechts auf Fertig (Done), um das Einstellungsmenü zu verlassen.

Nächster Schritt: Bestandsartikel anlegen

Nachdem die Funktion aktiviert ist, können Sie nun Artikel als „Lagerartikel“ hinzufügen:

  1. Gehen Sie im linken Menü auf Sales (Verkauf) und dann auf Produkte und Dienstleistungen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  3. Wählen Sie als Typ Lagerartikel (Inventory item).
  4. Geben Sie den Namen, die Artikelnummer (SKU), den Anfangsbestand und das dazugehörige Bestandskonto ein.
  5. Speichern Sie den Artikel.

Wichtige Tipps für die Bestandsführung:

  • Anfangsbestand: Seien Sie vorsichtig beim Eingeben des Anfangsbestands. Dies erzeugt eine Eröffnungsbuchung in Ihrer Buchhaltung.
  • Bestandskonten: QuickBooks erstellt automatisch ein Konto für den „Lagerbestand“ (Inventory Asset) und für die „Herstellungskosten“ (Cost of Goods Sold - COGS). Ändern Sie diese nur, wenn Sie genau wissen, wie sie sich auf Ihre Bilanz auswirken.
  • Berichte: Nutzen Sie unter dem Menüpunkt „Berichte“ nun den Bericht Bestandsbewertungsübersicht, um jederzeit zu sehen, wie viel Kapital in Ihrem Lager gebunden ist.
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