Tutorials

So erfassen Sie eine Abschlussbuchung (Adjusting Entry) in QuickBooks Online: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Melden

Hier ist ein detailliertes Tutorial für das Jahr 2026, wie Sie Abschlussbuchungen (Adjusting Entries) Ihres Steuerberaters in QuickBooks Online erfassen.

Abschlussbuchungen (oft auch Berichtigungsbuchungen genannt) sind entscheidend, um Ihre Buchhaltung am Ende eines Zeitraums (Monat, Quartal oder Jahr) mit den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den Vorgaben Ihres Steuerberaters in Einklang zu bringen.

In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie diese Buchungen korrekt in der aktuellen Version von QuickBooks Online vornehmen.

Was ist eine Abschlussbuchung?

Eine Abschlussbuchung wird normalerweise am Ende eines Geschäftsjahres vorgenommen, um Einnahmen und Ausgaben dem korrekten Zeitraum zuzuordnen (Abgrenzung), Abschreibungen zu erfassen oder Kontostände zu korrigieren.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Journalbuchung

Da Abschlussbuchungen keine Standardrechnungen oder Belege sind, werden sie über das Journal erfasst.

  1. Loggen Sie sich in Ihr QuickBooks Online Konto ein.
  2. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche + Neu.
  3. Wählen Sie in der Spalte "Sonstige" den Punkt Journalbuchung (Journal Entry).

Schritt 2: Grunddaten eingeben

Bevor Sie die Beträge eingeben, müssen die Rahmendaten stimmen:

  1. Journaldatum: Dies ist der wichtigste Punkt. Abschlussbuchungen werden fast immer auf den letzten Tag des Berichtszeitraums datiert (z. B. 31.12.2025).
  2. Journalnummer: QuickBooks vergibt diese automatisch. Sie können hier jedoch auch ein Kürzel wie "AB-2025-01" (für Abschlussbuchung) vergeben, um sie später leichter zu finden.

Schritt 3: Die Option „Abschlussbuchung“ aktivieren

Dies ist eine spezifische Funktion für Buchhalter und ProAdvisor, steht aber je nach Abonnement-Modell auch Nutzern zur Verfügung:

  1. Suchen Sie oben rechts oder im Einstellungsmenü des Journals das Kontrollkästchen Abschlussbuchung (Adjusting Journal Entry).
  2. Warum ist das wichtig? Wenn Sie dieses Häkchen setzen, können Sie später Berichte (wie die Summen- und Saldenliste) speziell nach „Berichtigungsbuchungen“ filtern. So sehen Sie auf einen Blick, was die ursprünglichen Zahlen waren und was durch den Steuerberater angepasst wurde.

Schritt 4: Konten und Beträge erfassen

Nun geben Sie die Daten ein, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben:

  1. Konto: Wählen Sie das erste betroffene Konto aus dem Chart of Accounts (Kontenplan) aus.
  2. Soll (Debit) / Haben (Credit): Geben Sie den Betrag in die entsprechende Spalte ein.
    • Hinweis: In der doppelten Buchführung muss die Summe der Soll-Seite immer der Summe der Haben-Seite entsprechen.
  3. Beschreibung: Geben Sie einen aussagekräftigen Text ein (z. B. "Abschreibung PKW gemäß Steuerberater-Liste 2025").
  4. Name: Falls die Buchung einen spezifischen Kunden oder Lieferanten betrifft, können Sie diesen hier zuordnen (meistens bei Abschlussbuchungen leer gelassen).

Wiederholen Sie diese Schritte für die Gegenbuchung in der nächsten Zeile.

Schritt 5: Speichern und Prüfen

  1. Klicken Sie unten rechts auf Speichern und schließen.
  2. Kontrolle: Gehen Sie im Menü auf Berichte.
  3. Suchen Sie nach dem Bericht Journal für Abschlussbuchungen (Adjusting Journal Entries) oder schauen Sie in die Summen- und Saldenliste.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Datum korrekt eingestellt ist, um die Buchung zu sehen.

Profi-Tipps für 2026

  • Anhänge nutzen: Laden Sie das PDF-Dokument oder die Excel-Liste, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben, direkt als Anhang in der Journalbuchung hoch. So haben Sie bei einer Betriebsprüfung sofort den Beleg zur Hand.
  • Periodenabschluss: Wenn Sie alle Abschlussbuchungen für ein Jahr eingegeben haben, sollten Sie den Zeitraum in den Einstellungen sperren (Konto und Einstellungen > Erweitert > Bücher schließen). Vergeben Sie ein Passwort, um versehentliche Änderungen in abgeschlossenen Jahren zu verhindern.
  • Umsatzsteuer beachten: Achten Sie darauf, ob die Abschlussbuchung Auswirkungen auf die Umsatzsteuer hat. Falls ja, wählen Sie den entsprechenden Steuerschlüssel in der Zeile aus. In vielen Fällen sind Jahresabschlussbuchungen jedoch erfolgsneutral oder betreffen Privatanteile, bei denen die Steuer bereits berücksichtigt wurde.

Häufige Fehler vermeiden

  • Soll und Haben vertauscht: Prüfen Sie genau die Vorgabe des Steuerberaters. Ein Klassiker ist die Verwechslung von Aufwand und Ertrag.
  • Falsches Jahr: Stellen Sie sicher, dass das Datum wirklich auf den letzten Tag des abgelaufenen Geschäftsjahres fällt, nicht auf das aktuelle Tagesdatum.

Dieses Tutorial basiert auf der QuickBooks Online Oberfläche (Stand 2026). Menübezeichnungen können je nach regionaler Einstellung (Deutschland/Österreich/Schweiz) minimal variieren.

0