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QuickBooks Online: Gutschriften erstellen und anwenden – Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein umfassendes, deutsches Tutorial zur Erstellung und Anwendung von Gutschriften in QuickBooks Online (QBO).

In der Buchhaltung sind Korrekturen unumgänglich. Ob ein Kunde Waren zurückgibt, eine Dienstleistung nicht zufriedenstellend war oder ein Rabatt nachträglich gewährt wird – das Tool der Wahl in QuickBooks Online ist die Gutschrift (Credit Note).

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Gutschriften professionell erstellen und korrekt mit offenen Rechnungen verrechnen.

1. Was ist eine Gutschrift in QuickBooks Online?

Eine Gutschrift reduziert den Betrag, den ein Kunde Ihnen schuldet. Sie ist das Gegenstück zur Rechnung (Invoice).

  • Gutschrift (Credit Note): Verringert die Forderungen gegenüber einem Kunden.
  • Rückerstattung (Refund): Wenn Sie dem Kunden tatsächlich Geld zurücküberweisen (Bar, Banküberweisung, Kreditkarte).

2. Schritt 1: Eine Gutschrift erstellen

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Gutschriftsdokument zu generieren:

  1. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Gutschrift (Credit Note) aus.
  3. Kunden auswählen: Wählen Sie im Dropdown-Menü den entsprechenden Kunden aus.
  4. Produkte/Dienstleistungen: Geben Sie die Artikel oder Dienstleistungen an, für die die Gutschrift ausgestellt wird.
  5. Betrag & Steuer: Geben Sie die Menge und den Betrag ein. Achten Sie darauf, dass die Umsatzsteuersätze mit der ursprünglichen Rechnung übereinstimmen.
  6. Speichern: Klicken Sie auf Speichern und schließen (Save and close).

Hinweis: Durch das Erstellen der Gutschrift wird der Saldo des Kunden in Ihrer Buchhaltung sofort reduziert, aber sie ist noch nicht unbedingt mit einer spezifischen Rechnung verknüpft.

3. Schritt 2: Die Gutschrift auf eine Rechnung anwenden

Es gibt zwei Wege, wie eine Gutschrift mit einer offenen Rechnung verrechnet werden kann: automatisch oder manuell.

Methode A: Automatische Anwendung (Standardeinstellung)

QuickBooks hat oft eine Standardeinstellung, die Gutschriften automatisch auf die älteste offene Rechnung anwendet.

  • Um dies zu prüfen/ändern: Zahnrad-Icon (Einstellungen) > Konto und Einstellungen > Erweitert > Automatisierung > Gutschriften automatisch anwenden.

Methode B: Manuelle Anwendung (Empfohlen für bessere Kontrolle)

Wenn Sie die Gutschrift einer ganz bestimmten Rechnung zuweisen möchten:

  1. Klicken Sie auf + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie Zahlung erhalten (Receive Payment).
  3. Wählen Sie den Kunden aus.
  4. Unter Ausstehende Transaktionen wählen Sie die Rechnung aus, auf die die Gutschrift angewendet werden soll.
  5. Unter Gutschriften (weiter unten im Fenster) setzen Sie ein Häkchen bei der zuvor erstellten Gutschrift.
  6. QuickBooks berechnet nun den Differenzbetrag.
    • Wenn die Gutschrift die Rechnung komplett deckt, ist der „Erhaltene Betrag“ 0,00.
    • Wenn ein Restbetrag bleibt, geben Sie die tatsächliche Zahlung ein.
  7. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

4. Sonderfall: Gutschrift für eine bereits bezahlte Rechnung (Rückerstattung)

Wenn der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat und Sie ihm das Geld zurückgeben müssen, nutzen Sie nicht die „Gutschrift“, sondern den Beleg für Rückerstattung (Refund Receipt).

  1. Klicken Sie auf + Neu (+ New).
  2. Wählen Sie Beleg für Rückerstattung (Refund Receipt).
  3. Wählen Sie den Kunden und das Konto aus, von dem das Geld zurückgezahlt wird (z. B. Bankkonto).
  4. Geben Sie die Artikel an und klicken Sie auf Speichern.

5. Tipps für die Praxis

  • Berichte prüfen: Nutzen Sie den Bericht „Offene Posten Liste“ (Accounts Receivable Ageing), um zu sehen, ob noch ungenutzte Gutschriften im System vorhanden sind.
  • Projekt-Tracking: Wenn Sie mit Projekten arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie bei der Gutschrift das korrekte Projekt auswählen, damit die Rentabilitätsrechnung stimmt.
  • Dokumentation: Schreiben Sie in das Feld „Hinweis“ (Memo) der Gutschrift immer den Grund (z. B. „Rücksendung defekter Ware“), um Rückfragen bei der Steuerprüfung zu vermeiden.

Zusammenfassung

Das Erstellen von Gutschriften in QuickBooks Online ist ein zweistufiger Prozess: Zuerst das Dokument erstellen und danach die Gutschrift mit einer Zahlung/Rechnung verknüpfen. So bleibt Ihre Debitorenbuchhaltung sauber und Ihre Kundenkonten sind stets aktuell.

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