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Kontenplan in QuickBooks Online zusammenführen: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du deinen Kontenplan (Chart of Accounts) in QuickBooks Online bereinigst und Konten zusammenführst.

Ein übersichtlicher Kontenplan ist das Rückgrat einer sauberen Buchhaltung. Im Laufe der Zeit entstehen oft doppelte Konten oder ähnliche Kategorien, die die Berichte unübersichtlich machen. In QuickBooks Online kannst du diese Konten „verschmelzen“ (mergen), um deine Daten zu konsolidieren, ohne den Transaktionsverlauf zu verlieren.

Wichtige Vorab-Informationen

  • Dauerhaftigkeit: Das Zusammenführen von Konten kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Transaktionen: Alle Buchungen des alten Kontos werden automatisch in das neue Konto verschoben.
  • Voraussetzung: Beide Konten müssen denselben Kontotyp und denselben Detailtyp haben.

Schritt 1: Vorbereitung der Konten

Bevor du startest, musst du entscheiden, welches Konto du behalten möchtest (Zielkonto) und welches Konto gelöscht bzw. integriert werden soll (Quellkonto).

  1. Notiere dir den exakten Namen, den Kontotyp und den Detailtyp des Kontos, das du behalten möchtest.
  2. Tipp: Kopiere den Namen am besten per Copy-Paste in eine Textdatei, damit es später keine Tippfehler gibt.

Schritt 2: Den Kontenplan aufrufen

  1. Logge dich in dein QuickBooks Online Konto ein.
  2. Klicke in der linken Navigationsleiste auf Buchhaltung (Accounting) und wähle dann Kontenplan (Chart of Accounts).
  3. Alternativ klicke auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und wähle unter der Spalte „Listen“ den Punkt Kontenplan.

Schritt 3: Das zu entfernende Konto bearbeiten

Suche nun das Konto, das du nicht mehr benötigst (das Quellkonto).

  1. Suche das Konto in der Liste.
  2. Klicke in der Spalte „Aktion“ auf den kleinen Pfeil neben „Kontoübersicht“ (oder „Bericht“) und wähle Bearbeiten (Edit).
  3. Ändere den Namen des Kontos so, dass er exakt dem Namen des Kontos entspricht, das du behalten möchtest.
  4. Stelle sicher, dass der Kontotyp und der Detailtyp identisch mit dem Zielkonto sind.

Schritt 4: Den Merge-Vorgang bestätigen

  1. Klicke unten rechts auf Speichern und Schließen.
  2. Es erscheint ein Dialogfenster mit der Meldung: „Dieser Name wird bereits verwendet. Möchten Sie die beiden Konten zusammenführen?“
  3. Bestätige mit Ja.

QuickBooks verschiebt nun alle historischen Daten in das Zielkonto und macht das alte Konto inaktiv.

Sonderfall: Konten mit Unterkonten

Wenn du Konten zusammenführen möchtest, die Unterkonten haben, beachte Folgendes:

  • Du kannst ein Konto nicht zusammenführen, wenn es noch aktive Unterkonten hat.
  • Du musst zuerst die Unterkonten entweder löschen, verschieben oder sie ebenfalls umbenennen/zusammenführen, bevor du das Hauptkonto bearbeitest.

Was passiert nach dem Zusammenführen?

  • Berichte: In deinen Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen erscheinen alle Beträge nun unter dem Namen des verbleibenden Kontos.
  • Bankregeln: Wenn du Bankregeln hattest, die auf das alte Konto verwiesen, musst du diese manuell aktualisieren.
  • Abstimmung (Reconciliation): Wenn du ein Bankkonto zusammenführst, kann dies Auswirkungen auf bereits abgeschlossene Abstimmungen haben. Gehe hier besonders vorsichtig vor.

Profi-Tipp zur Fehlervermeidung

Sollte die Fehlermeldung zum Zusammenführen nicht erscheinen, liegt es meist an einer dieser drei Ursachen:

  1. Rechtschreibfehler: Ein zusätzliches Leerzeichen am Ende des Namens reicht aus, um den Merge zu verhindern.
  2. Unterschiedliche Typen: Prüfe, ob bei beiden Konten „Aufwendungen“ vs. „Sonstige Aufwendungen“ oder ähnliche Abweichungen eingestellt sind.
  3. Nummerierung: Wenn du Kontonummern verwendest, müssen auch diese identisch sein oder das Feld beim Quellkonto muss geleert werden.

Dein Kontenplan ist nun sauber strukturiert und bereit für die nächste Auswertung!

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