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So erstellen Sie ein Angebot in QuickBooks: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie Sie ein professionelles Angebot (Estimate/Quote) in QuickBooks Online erstellen.

Ein Angebot ist der erste Schritt zu einem neuen Auftrag. In QuickBooks können Sie Angebote schnell erstellen, an Kunden versenden und später mit nur einem Klick in eine Rechnung umwandeln.

Schritt 1: Das Angebots-Menü öffnen

Nachdem Sie sich in QuickBooks eingeloggt haben, gibt es zwei Wege, um ein neues Angebot zu starten:

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf die Schaltfläche + Neu (Plus-Symbol).
  2. Wählen Sie unter der Spalte „Kunden“ den Punkt Angebot (oder „Estimate“, falls Ihre Sprache auf Englisch eingestellt ist).

Schritt 2: Kundendaten eingeben

Oben links im Formular wählen Sie den Empfänger aus:

  • Bestehender Kunde: Wählen Sie den Namen aus dem Dropdown-Menü aus. QuickBooks füllt die Adresse und E-Mail-Adresse automatisch aus.
  • Neuer Kunde: Klicken Sie auf „Neu hinzufügen“. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse ein. Sie können später weitere Details in den Kundenstamm einpflegen.

Schritt 3: Kopfzeilen-Details festlegen

Geben Sie die Rahmenbedingungen des Angebots an:

  • Angebotsdatum: Das Datum, an dem Sie das Dokument erstellen.
  • Gültig bis (Expiration Date): Legen Sie fest, wie lange das Angebot bindend ist (z. B. 30 Tage). Dies erzeugt beim Kunden ein Gefühl von Dringlichkeit.
  • Angebotsnummer: QuickBooks vergibt diese meist automatisch, Sie können sie jedoch manuell anpassen.

Schritt 4: Produkte und Dienstleistungen hinzufügen

In der Tabelle in der Mitte des Formulars listen Sie die Posten auf:

  1. Produkt/Service: Wählen Sie die Leistung aus Ihrer Liste aus. Wenn sie neu ist, tippen Sie den Namen ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
  2. Beschreibung: Hier können Sie Details zum Projekt hinzufügen, die der Kunde sehen soll.
  3. Menge (Qty): Wie viele Einheiten werden verkauft?
  4. Rate/Preis: Der Einzelpreis pro Einheit.
  5. Steuer (MwSt): Wählen Sie den passenden Steuersatz (z. B. 19% oder 7%), falls Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist.

Schritt 5: Nachrichten und Anhänge hinzufügen

  • Nachricht auf dem Angebot: Schreiben Sie eine freundliche Nachricht, z. B. „Vielen Dank für Ihre Anfrage! Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.“
  • Anhänge: Hier können Sie Projektpläne, AGB oder detaillierte Leistungsbeschreibungen (PDF/Bilder) hochladen, die mit dem Angebot versendet werden.

Schritt 6: Design prüfen (Optional)

Bevor Sie das Angebot senden, möchten Sie vielleicht das Layout anpassen.

  • Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf Anpassen (Customize).
  • Hier können Sie Ihr Logo hinzufügen, Farben ändern oder eine andere Vorlage wählen, damit das Dokument zu Ihrem Branding passt.

Schritt 7: Speichern und Versenden

Sobald alles korrekt ist, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Speichern und schließen: Wenn Sie das Angebot nur intern speichern möchten.
  2. Speichern und senden: Es öffnet sich ein Vorschaufenster für die E-Mail an den Kunden. Sie können den E-Mail-Text hier noch einmal individuell anpassen. Klicken Sie dann auf Senden und schließen.

Schritt 8: Status verfolgen und in Rechnung umwandeln

Nachdem der Kunde das Angebot erhalten hat, können Sie den Status in Ihrem Dashboard unter „Verkäufe“ -> „Angebote“ verfolgen.

  • Annehmen: Sobald der Kunde zustimmt, können Sie den Status manuell auf „Angenommen“ setzen.
  • In Rechnung umwandeln: Dies ist die zeitsparendste Funktion. Öffnen Sie das angenommene Angebot und klicken Sie oben rechts auf In Rechnung umwandeln. QuickBooks übernimmt alle Daten automatisch in eine neue Rechnung, sodass Sie nichts doppelt eintippen müssen.

Profi-Tipps für QuickBooks-Angebote:

  • Teilrechnungen (Progress Invoicing): Wenn es sich um ein großes Projekt handelt, können Sie in den Einstellungen das „Progress Invoicing“ aktivieren. So können Sie Teilbeträge eines Angebots (z. B. 30 % Anzahlung) in Rechnung stellen, während das Angebot offen bleibt.
  • Automatisches Follow-up: Nutzen Sie die Berichtsfunktion, um wöchentlich zu prüfen, welche Angebote noch ausstehend sind, und fassen Sie bei Ihren Kunden kurz nach.

Mit diesem Workflow stellen Sie sicher, dass Ihre Angebotserstellung professionell, schnell und rechtssicher abläuft!

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