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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So importieren Sie QuickBooks Desktop-Dateien in QuickBooks Online

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, das Sie Schritt für Schritt durch den Migrationsprozess von QuickBooks Desktop (QBD) zu QuickBooks Online (QBO) führt.

Der Wechsel von der Desktop-Version zur Cloud-Lösung QuickBooks Online bietet mehr Flexibilität und Zugriff von überall. Damit der Umzug reibungslos funktioniert, folgen Sie dieser Anleitung.

1. Vorbereitung (Wichtig!)

Bevor Sie mit dem Export beginnen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Update durchführen: Stellen Sie sicher, dass Ihre QuickBooks Desktop-Version auf dem neuesten Stand ist (Help > Update QuickBooks Desktop).
  • Daten prüfen: Gehen Sie auf File > Utilities > Verify Data. Wenn Fehler gefunden werden, nutzen Sie Rebuild Data, um die Datei zu reparieren.
  • Dateigröße: Die Datei darf nicht zu groß sein (das Limit liegt meist bei 750.000 "Targets"). Drücken Sie F2 auf Ihrer Tastatur, um die Dateistruktur zu sehen.
  • QuickBooks Online Account: Sie benötigen ein aktives QBO-Abonnement. Falls Sie noch keines haben, erstellen Sie eines, aber richten Sie dort noch keine Firmendaten ein.

2. Den Export in QuickBooks Desktop starten

Der Prozess unterscheidet sich leicht je nach Version, ist aber im Kern gleich:

  1. Öffnen Sie Ihre Firmendatei in QuickBooks Desktop als Administrator.
  2. Navigieren Sie zum Menü Company (Firma).
  3. Wählen Sie die Option Export Your Company File to QuickBooks Online.
    • Hinweis: Wenn Sie diese Option nicht sehen, müssen Sie QuickBooks Desktop aktualisieren.
  4. Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf Get Started.

3. Anmeldung und Auswahl des Ziel-Accounts

  1. Ein Anmeldefenster öffnet sich. Melden Sie sich mit Ihren Intuit-Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) an, die Sie auch für QuickBooks Online verwenden.
  2. Falls Sie mehrere QBO-Unternehmen haben, wählen Sie das Zielunternehmen aus, in das die Daten importiert werden sollen.
    • Achtung: Bestehende Daten im QBO-Account werden durch den Import überschrieben, falls der Account älter als 60 Tage ist oder bereits Daten enthält.

4. Umgang mit dem Inventar (falls zutreffend)

Wenn Sie die Bestandsführung (Inventory) nutzen:

  • QuickBooks Online berechnet den Bestand nach der FIFO-Methode (First-In, First-Out), während die Desktop-Version oft den Durchschnittswert nutzt.
  • Wählen Sie ein Startdatum für die FIFO-Berechnung aus. In der Regel ist dies der erste Tag des aktuellen Geschäftsjahres.

5. Den Import abschließen

  1. Klicken Sie auf Continue oder Export.
  2. QuickBooks beginnt nun mit dem Hochladen der Daten. Dies kann je nach Dateigröße einige Minuten bis Stunden dauern.
  3. Sie können QuickBooks Desktop währenddessen schließen. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.

6. Nachbearbeitung und Kontrolle

Sobald Sie die Bestätigung erhalten haben, loggen Sie sich in QuickBooks Online ein und prüfen Sie folgende Punkte:

  • Berichte vergleichen: Lassen Sie in beiden Versionen (Desktop und Online) die Bilanz (Balance Sheet) und die Gewinn- und Verlustrechnung (Profit & Loss) für das aktuelle Jahr laufen. Die Zahlen sollten übereinstimmen.
  • Kontenplan: Überprüfen Sie, ob alle Konten korrekt übernommen wurden.
  • Umsatzsteuer: Stellen Sie sicher, dass die Steuereinstellungen für Ihr Land korrekt konfiguriert sind.
  • Bankverbindung: Verknüpfen Sie Ihre Bankkonten neu mit QuickBooks Online, um Transaktionen automatisch zu importieren.

Was wird NICHT importiert?

Einige Daten können technisch bedingt nicht übertragen werden:

  • Audit Trail: Das Änderungsprotokoll der Desktop-Version zieht nicht mit um.
  • Benutzerdefinierte Formularvorlagen: Rechnungsdesigns müssen in QBO neu erstellt werden.
  • Ausgegebene Schecks: Diese müssen eventuell für den Bankabgleich neu zugeordnet werden.

Tipp: Behalten Sie Ihre QuickBooks Desktop-Datei für mindestens ein Jahr als schreibgeschützte Kopie auf Ihrem Computer, um im Falle einer Steuerprüfung auf historische Daten zugreifen zu können.

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